17 facilitator tips voor je hybride sessie

Juni 2021, Esther van der Storm

 

Na de zomer zal het steeds vaker voorkomen: hybride sessies. Daarbij is een deel van de groep aanwezig op een fysieke locatie en een deel doet online mee. Wat betekent dat voor jou als facilitator? Hoe zorg je voor verbinding en een goede interactie tussen de deelnemers? Met die vragen gingen wij aan de slag tijdens onze hybride test-sessies! In deze blog delen we 17 tips om als hybride facilitator van je sessie een succes te maken.

 

Benieuwd naar wat hybride werken nou eigenlijk is? Lees dan onze blog waarin we uitleggen wat het verschil is tussen face-2-face, online en hybride samenwerken en wat dit betekent voor je hybride sessie. En ben je benieuwd naar de techniek? Wij testten twee 360 graden camera’s en delen onze ervaringen in deze blog.  

 

Facilitator tips

Goed, aan de slag met die hybride facilitator skills! Want een groep online begeleiden vanachter je computer is voor veel mensen niets nieuws meer. We hebben met STORMPUNT honderden offline en online sessies begeleid. Maar een groep die deels op locatie en deels online aanwezig is? Dat is weer andere koek!

 

Om te testen wat er in een hybride setting wel en niet werkt, organiseerden we met STORMPUNT de afgelopen periode een aantal test-sessies. Met ons team vergaderden we een aantal keer hybride en met een groep gingen we in een hybride brainstormsessie aan de slag. Onze 17 belangrijkste do’s en don’ts delen we in dit artikel met je.

 

#1   Goede communicatie vooraf

Goede informatie vooraf is bij elke sessie belangrijk. Hoe laat start de sessie en welke voorbereiding vraag je deelnemers te doen? Voor een hybride sessie is het belangrijk om je communicatie af te stemmen op beide type groepen. Stuur bijvoorbeeld een andere mail naar de deelnemers die offline deelnemen (‘neem je laptop mee!’) dan naar de online deelnemers. En stuur je alle deelnemers toch dezelfde mail? Maak dan aparte bijlages met instructies voor de beide type deelnemers zodat je ze niet overlaadt met niet relevante informatie.

 

#2   Werk met twee facilitators (of meer)

Bij STORMPUNT werken we eigenlijk altijd al met twee facilitators. Onze ervaring is dat bij een hybride sessie het samenwerken met twee facilitators al helemaal een belangrijke voorwaarde is. Je hebt een hoop om op te letten: de offline en online deelnemers, alle stappen in de sessie en de techniek. Onze voorkeur is dat de ene facilitator offline in de ruimte aanwezig is en de ander online deelneemt. Zo kun je niet alleen de taken goed verdelen, maar is er ook een natuurlijke verdeling tussen wie zich meer focust op de online groep en wie meer op de offline groep. Belangrijk is het wel om goed met elkaar af te spreken hoe je onderling contact houdt. Gebruik daarvoor een apart communicatiekanaal, zoals Slack of WhatsApp. Als offline facilitator is het goed om je te beseffen dat het voor de deelnemers wel storend kan zijn als jij veel aan het typen bent tussendoor. Beperk je communicatie dus tot wat echt noodzakelijk is.

 

#3   De online facilitator is in de lead

Eén van onze grootste inzichten? Laat de online facilitator de lead nemen! Ingegeven door onze oude patronen was onze aanname vooraf dat de offline facilitator in de sessie de lead neemt in de uitleg en instructies. In de praktijk bleek dit niet het beste te werken: het is prettiger als de online facilitator dit doet. Doordat de groep in de fysieke ruimte toch al veel naar een groot scherm kijkt – waar vaak de videocall op wordt getoond – is het natuurlijker als de online facilitator ook de aftrap, uitleg en instructies doet. De offline facilitator is dus meer ondersteunend in deze aanpak. Misschien even wennen, maar het werkt écht beter!

 

#4   Maak de groep niet te groot en zorg voor een goede mix van off- en online

We werken bij STORMPUNT in onze online sessies sowieso het liefst niet in al te grote groepen: maximaal 8 personen is wat ons betreft fijn voor de groepsdynamiek. Dat geldt ook voor hybride sessies. Check ook of er een goede verdeling is van offline en online deelnemers. Een groep met 7 offline deelnemers en 1 iemand die online deelneemt, geeft een hele andere dynamiek dan wanneer de verdeling ongeveer 50/50 is. Onze ervaring is dat het het prettigst is om met iets meer online deelnemers te werken, dan offline deelnemers.

 

Wordt de groep groter dan 8 deelnemers? Dan is het een optie om – met hetzelfde programma – tijdens de sessie uiteen te gaan in twee aparte groepen. De start, een tussencheck, en afronding doe je bijvoorbeeld plenair, maar tussendoor gaan de offline en online deelnemers onder leiding van een facilitator aan de slag.

 

#5   Kijk bewust in de camera (maar vergeet de zaal niet)

Ook als offline facilitator in de ruimte zeg je regelmatig iets tegen de groep. We vonden dit nog het meest wennen na de vele online sessies, want in onze tests bleken we makkelijker tegen de camera aan te praten, dan onze aandacht weer te verdelen naar de deelnemers in de fysieke ruimte. Het goed afwisselen van je aandacht voor de online en offline deelnemers is echt een aandachtspunt. Kijk hierbij ook goed naar je technische set up (waar ga je staan? welke camera kijk je in?) en de tools die je hiervoor tot je beschikking hebt.

 

Wij vonden het erg prettig om te werken met twee computers: een aparte voor de fysieke facilitator (zodat je goed in beeld bent) en een aparte camera die de deelnemers in de groep zelf toont. We gebruikten een aparte microfoon voor het geluid (onze geliefde Blue Yeti die we gebruiken voor online sessies bleek daarvoor overigens niet de beste keus). De Zoom call toonden we op een groter scherm. We hebben inmiddels ook ervaring met 360 graden camera’s, waarin beeld en geluid gecombineerd wordt. Meer daarover lees je in deze blog.

 

#6   Werk samen op een digitaal whiteboard

Gezien onze liefde voor digitaal whiteboard Miro zal het je wellicht niet verrassen dat we ook in hybride sessies graag werken met een digitaal whiteboard. Het grote voordeel is dat deelnemers altijd precies kunnen zien wat er op een whiteboard wordt geplaatst. In onze test-sessie lieten we deelnemers samen een clustering maken van ideeën. Er werd driftig overlegd en samengewerkt door de groep, waarbij er écht niets meer te merken was van de locatie. Iedereen kon aanpassingen doen, doordat alle deelnemers op een eigen device op het Miro bord met de post-its konden slepen. Mooi om te zien!

 

 

#7   Vergeet de tech host niet

Net als in een online sessie is bij een hybride sessie de techniek essentieel. Zeker wanneer je werkt met een videoverbinding én een digitaal whiteboard vergt dit iets van de digitale skills van je deelnemers. Voor de offline groep kun je als facilitator deelnemers makkelijker direct even op weg helpen. Het risico is echter dat je als facilitator de online deelnemers sneller vergeet, terwijl juist voor hen de techniek essentieel is om deel te kunnen nemen. Wij zetten daarom vaak een tech host in bij sessies, die achter de schermen alles regelt rondom de techniek. Van het op weg helpen van deelnemers met technische issues, tot het instellen en tijdig openen en sluiten van de break-outrooms: je hoeft je er als facilitator niet meer mee bezig te houden. Ook in hybride sessies kan dat echt een uitkomst zijn!

 

#8   Noem mensen bij naam en wissel de offline en online deelnemers af

Een belangrijke top vanuit onze test-sessies, was dat deelnemers het heel fijn vonden dat de facilitators mensen bewust bij naam noemden en afwisselden tussen offline en online deelnemers. Dat vereist dus dat – zeker de online facilitator – goed weet wie er op de fysieke locatie aanwezig is. Werk met een namenlijstje en zorg dat je voldoende afwisselt en met wie je start. Een handige tip van één van de deelnemers was om – als je met een videotool werkt waar je de namen kunt aanpassen, zoals Zoom – de namen van de deelnemers in de fysieke ruimte in het scherm te zetten. Overigens werd het benoemen van de locatie door deelnemers wél als storend ervaren. Geen ‘Lisa, vanaf de locatie…’ dus, want dan benadruk je het verschil alleen maar.

 

#9   Check-in om de groep te verbinden

Verbinding tussen de groep creëer je ook door een fijne check-in oefening te doen. Je kunt hiervoor het Miro bord gebruiken, maar natuurlijk ook andere kennismakingsoefeningen. Het delen van een voorwerp kan ook uitstekend in een hybride sessie. Of vraag deelnemers juist om hun favoriete speelgoed van vroeger/muziek/sport/etc. te delen op het Miro bord.

 

#10   Geef een rondleiding door de fysieke ruimte

Voor de online deelnemers is het fijn om een beeld te hebben bij de fysieke ruimte waarin de groep zit. We gaven bij onze test-sessie dan ook een korte rondleiding door de ruimte heen. Werk je met een overzichtscamera of 360 graden camera dan is het als online deelnemer daarna makkelijker om mensen ‘in de ruimte te plaatsen’. Een tip is om iemand in de fysieke ruimte – een deelnemer of de facilitator ter plaatse – met een telefoon of tablet even in te laten loggen in de videocall. Je loopt daar toch net even iets makkelijker mee rond dan met een laptop. Geluid wel uit, anders gaat het rondzingen!

 

 

#11   Microfoons open

In online sessies zijn wij al fan van het openhouden van microfoons… en in hybride sessies is dat wat ons betreft écht een must. In een ruimte kan en ga je niet op mute, dus verwachten we dat van de online deelnemers ook niet. De kans is echter wel dat online deelnemers minder snel en alert kunnen reageren op wat er in een zaal gebeurt. Heb dus veel aandacht voor wat er in de online groep gebeurt en check regelmatig voor vragen of opmerkingen bij de online groep. Je zal ze actiever moeten betrekken, dus doe daar je best voor! En werk je met twee facilitators? Geef de online facilitator hier dus ook echt een stevige rol in.

 

#12   Pas je werkvormen aan

Er zijn ongelofelijk veel werkvormen die goed werken in een face-to-face sessie én in een online sessie. De kunst is om juist die werkvormen te gebruiken die ook in een hybride sessie zorgen voor een maximaal resultaat. Onze ervaring was dat je door veel af te wisselen in werkvormen en groepssamenstelling, écht een groepsgevoel kunt creëren in een hybride sessie. Laat deelnemers bijvoorbeeld in stilte ideeën bedenken en deze vervolgens met elkaar delen op het digitale whiteboard. Of organiseer een ideeën battle, waarbij de offline en online groep apart van elkaar proberen zoveel mogelijk ideeën te bedenken aan de hand van een creatieve techniek. Wat ook enorm goed werkte was om deelnemers juist in gemixte subgroepen een idee te laten uitwerken op het Miro bord. Offline en online deelnemers in duo’s kunnen hier prima samen in optrekken. Zorg dan wel voor aparte ruimtes (of zoek even tijdelijk een plekje op de grond zoals onze collega Sanne….) Kortom: veel van wat je normaal fysiek of online doet, kan ook prima hybride.

 

uitwerken hybride

 

#13   Werken achter een laptop in fysieke ruimte? Laat deze wegleggen!

Waar we mee stoeiden is hoeveel je deelnemers die offline meedoen achter een scherm laat zitten. Continu wil je liever niet, maar wanneer je werkt in break-out rooms met gemixte groepen of er geen goede camera in de ruimte aanwezig is, is het beter om mensen zelf in te laten loggen in de videocall. En al is er wél een goede camera, soms wil je deelnemers iets laten toevoegen op het Miro bord waarvoor ze hun eigen laptop of tablet nodig hebben. Vraag offline deelnemers wel actief om hun devices dicht te klappen als ze deze niet langer nodig hebben voor de sessie. Het gevaar is dat ze anders toch hun mailbox of to-do-list gaan bijwerken.

 

Zit je in een wat standaard vergadering, dan is de kans groot dat mensen al aan een tafel zitten. Wij houden er in onze fysieke sessies van om de deelnemers in een halve cirkel plaats te laten nemen, zodat er veel ruimte en dynamiek ontstaat. Met laptops of tablets werkt dat echter niet zo handig. Een tip is om te zorgen voor handige laptoptafels (die van IKEA lijken ons perfect!) die je bij de hand kunt houden, zodat de offline deelnemers als dat nodig is hier gebruik van kunnen maken. Vanaf je schoot werken is niet prettig, ook niet voor de online deelnemers. Zeg maar hallo tegen die neusgaten!

 

#14   Digitaliseer papieren post-its

Eén van de functies van Miro waar wij echt héél blij van worden is de sticky note capture. Door het maken van een foto kun je post-its digitaliseren en zo in je Miro omgeving uploaden. De functie werkt ook in het Nederlands behoorlijk goed en eventuele gekke spelfouten pas je naderhand automatisch aan. Ook de app van 3M Post-it biedt deze functie en een integratie met Miro. Het fijne van de app is dat je daarin direct de teksten kunt checken en eventueel aanpassen, wij gebruiken deze daarom ook regelmatig.  Tip: schrijf met een stift en vraag mensen om duidelijk te schrijven. Dat scheelt veel werk voor jou als facilitator! Goed ook om in je sessieplan tijd in te bouwen om de post-its te digitaliseren. Doe dat bijvoorbeeld in een pauze of zet de groep aan het werk met een andere opdracht. In het filmpje hieronder laten we zien hoe makkelijk het werkt in de app van 3M.

 

 

#15   Tijd, tijd en nog eens tijd…

Een online en offline sessie hebben qua dynamiek een ander tijdsverloop. Waar je in online sessies graag sneller werkvormen afwisselt om de energie hoog te houden, kan dat offline juist wat gehaast overkomen. Het is dus zoeken naar een goede balans in je hybride sessie. Een optie is om op sommige momenten bewust de offline en online groep te splitsen, zodat je de werkvormen kunt aanpassen op de behoefte van de groep.

 

#16   Organiseer tijdens lange pauzes en borrels apart iets voor online deelnemers

Hoe je er ook naar kijkt: in de koffiepauze heb je in een face-to-face sessie gewoonweg makkelijker contact. Een oplossing is om apart iets te organiseren voor online deelnemers. Organiseer een inloopmoment in SpatialChat of een online borrel in Mibo, speciaal voor de online deelnemers. Zo is er ook voor hen de mogelijkheid om digitaal te netwerken en koffieleuten.

 

#17   Experimenteer!

Het moge duidelijk zijn: er is weer een hele hybride wereld te winnen! De mogelijkheden zijn enorm en het is fantastisch hiermee te experimenteren. Wij doen dat dan ook volop de komende periode via onze StormLab sessies. En de oproep om te experimenteren doen we ook graag aan jou. Ga zelf aan de slag! Bouw die ruimte om en test een hybride setting met je collega’s of wie maar wil! En heb je daar vragen over? Neem dan gerust contact met ons op!

 

Wil je leren hoe je als hybride facilitator een sessie of meeting begeleidt? Doe dan mee met onze training Hybride Faciliteren waarin je zelf ervaart en oefent met het begeleiden van een hybride sessie.