Samenwerken in Miro: de kracht van een digitaal whiteboard

Mei 2021, Esther van der Storm

Wij zijn fan van digitale whiteboards! Vanuit STORMPUNT gebruiken we al een tijd Miro om op een creatieve manier met teams samen te werken. In eerste instantie ingegeven door COVID-19 toen iedereen gedwongen werd om vanuit huis te werken. We zochten naar tools waarmee we naast het gebruik van een videobeltool alle ideeën en input konden vastleggen. Inmiddels kunnen – en willen – we ons een leven zonder Miro niet meer voorstellen. Hoe en waarvoor je Miro allemaal kunt gebruiken, lees je in dit artikel. 

Wat is Miro?

Miro is een online samenwerkingstool. Je kunt het zien als een groot online whiteboard, waarop je digitale post-its plakt, documenten, afbeeldingen en filmpjes kunt uploaden en interactief (in real time én asynchroon) kunt samenwerken. Vanuit STORMPUNT begeleiden we vaak creatieve sessies en geven we (online) trainingen. Miro werd tijdens de lockdowns onze favoriete tool om dit mee te doen. Sindsdien begeleidden we honderden sessies met Miro én leren we deelnemers in trainingen hoe je Miro succesvol inzet in een online sessie of vergadering.

Overigens zijn er meer digitale whiteboard tools, met vergelijkbare functies. Mural komt qua functionaliteiten het meest in de buurt. Ook Google Jamboard en Padlet zijn tools waarop je digitale sticky notes kunt plakken. Benieuwd waarom wij voor Miro kozen? Lees dan onze blog waarin we Miro en Mural met elkaar vergelijken.

Wat kun je op zo’n digitaal whiteboard? 

Ongelofelijk veel! Van het gebruik van digitale post-its tot het stemmen op ideeën met de voting tool, het toevoegen van (instructie)filmpjes en het inrichten van verschillende zones om met meerdere groepen op een bord te werken… Het kan allemaal. Je kunt makkelijk werken met templates voor workshops en sessies, die simpel te hergebruiken zijn.

Ook is er een grote database met standaardtemplates beschikbaar én is er een actieve community waar templates worden gedeeld. Met één druk op de knop exporteer je de inhoud van een bord naar een PDF of excel. Verder zijn er verschillende manieren om mensen toegang te geven tot een Miro bord: variërend van anoniem zonder account, tot mensen onderdeel maken van je team. Kortom; er kan ontzettend veel.

Miro in online sessies

Van brainstormsessies, design sprints, scrum sessies en zelfs Lego sessies: door alles vast te leggen haal je input op, kun je groepen keuzes laten maken en creëer je een visueel overzicht. De mogelijkheden zijn écht enorm. Zo gebruiken wij Miro voor:

• Het begeleiden van online brainstormsessies, waarbij we met een groep ideeën ophalen en hen daar vervolgens de beste ideeën uit laten selecteren en uitwerken.
• Het organiseren van online World Cafés met grote groepen, waarbij we rond verschillende thema’s in subgroepen in gesprek gaan. De onderwerpen zijn divers; van het verkennen van een vraagstuk, het ophalen van wensen en ideeën voor een nieuwe strategie of visie, tot het organiseren van een creatief participatieproces.
• Het begeleiden van innovatietrajecten, waarbij we langere tijd met teams aan de slag gaan. Ook hier gebruiken we een digitaal whiteboard voor uiteenlopende vraagstukken: van het opstellen van een roadmap, tot het doorlopen van een innovatieprogramma. Iedere sessie werken we met de teams samen op hetzelfde Miro bord, zodat je makkelijk kunt teruggrijpen op wat er eerder is bedacht. Daarnaast laten we teams vaak tussendoor opdrachten doen, waarbij ze in hun eigen tijd aan de slag gaan.

Wil je zelf een keer oefenen met de tool? Doe dan onze Miro Warming Up, waarin je de belangrijkste functies ervaart.

Miro in offline sessies

Ook wanneer teams fysiek bij elkaar komen, heeft het werken op een digitaal whiteboard veel meerwaarde. Door bepaalde zaken direct vast te leggen – zoals de uitwerking van ideeën, of actiepunten – zijn alle resultaten van een sessie meteen digitaal. En niet onbelangrijk: goed leesbaar! Werk je toch liever op ouderwetse post-its? Met de post-it app van 3M maak je er foto’s van waardoor deze direct worden geüpload. Handig!

Belangrijk is het dat iedereen via een eigen device zijn of haar input kan toevoegen op het Miro bord. Dat kan via een laptop of tablet. Het voordeel is daarnaast dat je in een fysieke sessie goed kunt meekijken als deelnemers op het begin even technisch op weg moeten worden geholpen. Wanneer je een volgende sessie daarna een keer online samenwerkt, kun je dat direct op het Miro bord doen. Zeker in hybride trajecten maakt dit de samenwerking stukken makkelijker.

Miro in projecten 

Ook in projecten zetten wij graag Miro in – zowel intern, als wanneer we extern in projecten met opdrachtgevers samenwerken. In het laatste geval creëren we dan voor het projectteam een aparte Miro omgeving. Alle projectleden hebben hier toegang toe en kunnen via berichten makkelijk met elkaar communiceren. We gebruiken de tool dan als onze centrale informatieplek waar we documenten, berichten en acties op delen. Ook in de – vaak wekelijkse – sprintsessies werken we samen op het Miro bord. Op Kanban borden maken we inzichtelijk welke acties er moeten worden opgepakt, zodat het voor iedereen glashelder is welke afspraken er zijn gemaakt. En door de integratie met andere tools zoals Trello en Asana is het mogelijk de to-do’s met Miro te integreren.

Miro als digitaal kantoor

In Miro lastig om je weg te vinden? Daarvoor ontwikkelden we een digitaal kantoor! Met aparte kamers om in samen te werken, een presentatieruimte en bibliotheek. In sessies en trajecten gebruiken we dit digitale huis vaak. Dat geeft het online samenwerking echt weer een andere dimensie!

Kortom…

Miro is ongelofelijk divers en je kunt er ontzettend veel mee. Ook wij bedenken met STORMPUNT steeds weer nieuwe manieren om een digitaal whiteboard in te zetten. Juist dat maakt het gebruik ervan zo leuk. Als je eenmaal de basics onder de knie hebt gaat er een wereld voor je open!