Online facilitator? Zo word je nóg beter

September 2020, Esther van der Storm

Toen we half maart massaal online gingen samenwerken, doken we vanuit STORMPUNT direct in de wereld van het online faciliteren. Als ‘nieuwbakken online facilitator’ gaf ik na een paar sessies een overzicht van de meest praktische do’s en don’ts. Nog steeds een goede basis, maar inmiddels hebben we met STORMPUNT honderden online sessies en trainingen begeleid en werd het hoog tijd voor een vervolg. In dit blog lees je 15 nieuwe tips en trics die je helpen om betere online sessies te begeleiden als facilitator. Voor een goede boost van je online facilitator skills!

#1   Zorg voor een goede set-up

Met STORMPUNT werken we voor onze online sessies altijd met Miro, in combinatie met een videoprogramma als Zoom of MS Teams. Een tweede scherm is daarbij een must: op het ene scherm zie je dan alle deelnemers in beeld, en op het andere scherm je Miro-omgeving. Mijn geluid is altijd kraakhelder door de Yeti Blue microfoon, dus geen echo of gekraak. En essentieel: zorg voor een stabiele en vaste internetverbinding. Ik heb standaard mijn wifi uitstaan. Niets zo irritant als een verbinding die steeds hapert tijdens je online sessie!

#2   Stuur steengoede info vooraf

OK, OK, deze tip stond óók al in het eerste blog. Maar inmiddels is de informatie die we vooraf toesturen een stuk uitgebreider en completer geworden. De belangrijkste voorbereiding is dat we deelnemers vragen om vooraf te oefenen met de tool met onze Miro Warming Up. Die sturen we standaard een paar dagen voorafgaand aan de sessie toe, zodat iedereen hier voldoende tijd voor heeft. Ook een keer spelen met onze Warming Up? Stuur een mailtje, dan sturen we je de link toe.

#3   Geef oefeningen voor tussendoor (en vooraf)

Steeds vaker vragen we deelnemers om vooraf – of tussen sessies door – een aantal oefeningen te doen. Bijvoorbeeld het formuleren van leerbehoeftes voorafgaand aan de training, of alvast de eerste vragen of opmerkingen die ze hebben. In een visietraject lieten we laatst alle deelnemers vooraf een eigen Golden Circle invullen op Miro. De resultaten bundelden we en vormden het startpunt voor het gesprek. Mooi om te experimenteren met wat je een groep asynchroon kunt laten doen. De digitale tools maken dat een stuk gemakkelijker.

#4   Wees niet bang voor lange online sessies

‘Is het nu al voorbij?’ Deze reactie gaf een deelnemer onlangs na een drie uur durende sessie. Ergens is bij veel mensen de overtuiging ontstaan dat online sessies vooral ‘kort’ moet zijn, omdat deelnemers het anders niet zouden trekken. Onze ervaring is dus echt anders. Het werken met een interactieve tool helpt hierbij, net als een goede afwisseling van verschillende werkvormen en het inlassen van een break na ieder uur. Wij merkten juist dat mensen bij sessies van anderhalf uur gefrustreerd de digitale zaal verlieten. Zaten ze er nét lekker in, was de tijd alweer om!

#5   Start met een digitale inloop

De meeste face-to-face workshops starten met een inloop; even een beetje kletsen en kennismaken met de andere aanwezigen. Ook online werkt dit goed! Wij starten onze sessies vaak een kwartier van tevoren. We kunnen mensen dan nog even op weg helpen, zodat iedereen in het juiste Miro bord zit. Maar zo’n ‘online inloop’ is ook handig om iedereen even lekker te laten ‘landen’, zodat je vervolgens op tijd samen kunt starten. Zorg er als facilitator dan ook voor dat je ruim op tijd digitaal aanwezig bent. Ook voor jezelf fijn om even rustig te landen, voordat je sessie start!

#6   Zet microfoons en camera’s aan

Ook deze tip gaf ik al in een eerder blog, maar hij is zo essentieel dat ik ‘m erin blijf gooien. Unmuten met z’n allen! Mensen zijn er inmiddels zo aan gewend om hun microfoons standaard op mute te zetten, dat je dit als facilitator echt actief moet benoemen (en herhalen). We willen immers ook online een open sfeer creëren, waarbij iedereen zegt wat er in hem of haar opkomt. En dat doe je minder snel wanneer je eerst op die unmute-knop moet drukken. In een normale sessie trek je toch ook niet eerst een stuk tape van je mond? Hetzelfde geldt voor camera’s. Deze moeten wat mij betreft echt aan, want het is als facilitator anders onmogelijk om te kunnen reageren op wat er in de groep gebeurt.

#7    Wissel offline en online werkvormen af

Als je een tool als Miro ontdekt, heb je al snel de neiging om daar alles in te doen. Dat hadden wij ook. Maar al snel merkten we dat af en toe je ogen wat schermrust geven een positief effect heeft tijdens een sessie. Daarom werken we in online sessies tegenwoordig vaak met LEGO, of we laten deelnemers gewoon even iets tekenen of op een post-it schrijven. Overigens geeft dat laatste nog wel eens wat verwarring; veel deelnemers pakken al automatisch de digitale variant erbij…

#8   Geef mensen vaker de beurt

Al jarenlang popcornen wij wat af. We geven mensen niet de beurt, maar – net als popcorn – vragen we mensen om de beurt te nemen als ze eraan toe zijn. Opploppen wanneer je wilt dus. Online werkt dat niet zo goed, mensen missen wellicht toch die lichaamscues die er anders blijkbaar voor zorgen dat dit soepeler verloopt. Dus is het natuurlijker om mensen vaker de beurt te geven. Zorg er trouwens wel voor dat je niet altijd hetzelfde rijtje afgaat, maar maak steeds een ander rondje. Een ander voordeel hiervan is dat je zo als facilitator beter kunt sturen op wie er steeds het woord neemt: start met de stillere deelnemer en laat degene die altijd aan het woord is eens als laatste aan bod komen.

#9   Kijk in de camera

Verrassend vaak zie ik facilitators die niet in de camera kijken tijdens een sessie. Dat deelnemers dit doen, begrijp ik nog wel – zeker als ze het niet gewend zijn om op twee schermen te werken. Maar als facilitator is het enorm belangrijk dat je contact maakt met je groep. Leer jezelf dus aan om goed in de camera te kijken. Mireille Beumer gaf ooit de tip om je camera aan te duiden met een post-it met een pijl: kijk hier! Oefen daarnaast ook met verschillende tools. Zo moest ik er bijvoorbeeld in MS Teams erg aan wennen dat je jezelf niet bovenaan ziet staan (zoals in Zoom), maar  rechtsonder in beeld bent. Een aanvullende tip is om iets verder van het scherm af te gaan zitten. Dan kun je én de deelnemers goed zien én je kijkt op het oog goed in de camera. Win-win!

#10   Herhaal regelmatig je instructies

Normaal gesproken herhaal ik mijn instructies al regelmatig, en online doe ik dat nog vaker. Even een keer tussendoor herhalen wat de vraag is – terwijl deelnemers bijvoorbeeld in stilte ideeën bedenken –  vinden mensen heel fijn. Zeker omdat ze online niet even één-op-één een vraag kunnen stellen, kun je een instructie beter te veel dan te weinig herhalen.

#11    Gebruik maximaal twee tools

Laatst nam ik zelf deel aan een sessie, waarbij we in twee uur maar liefst vier tools gebruikten. Nu ben ik best handig met digitale tools, maar ook mij duizelde het aan het eind. Daarom gebruiken wij naast Miro en Zoom of MS Teams geen andere tools meer. Hoe leuk Mentimeter of Kahoot ook is, meer dan twee tools is echt teveel.

#12    Deel je scherm!

Als facilitator ben je opeens ook een digitale op-weg-helper. Daar moest ik in het begin even aan wennen. Vandaar dat we nu dus altijd starten met een Miro Warming Up en een korte tutorial. Uiteraard komen er dan altijd vragen van deelnemers tussendoor (‘Huh? Waar zit die knop?’). Om deze zo goed mogelijk te kunnen beantwoorden, deel ik meestal mijn scherm; dan kan ik direct laten zien waar dat knopje zit. Dit werkt sneller en handiger dan het helemaal te omschrijven. Herinner je deelnemers er wel even aan dat ze met je mee kunnen kijken in hun videoprogramma.

#13    Check regelmatig hoe het gaat

Nog veel vaker dan vroeger check ik hoe het met mensen gaat. In langere trajecten gebruik ik daar vaak de mood-kaarten van Aletha Steijns voor. Voor eenmalige sessies voldoet een duimpje echter ook prima. Ook reageer ik vaak op gezichtsuitdrukkingen van mensen. Kijkt iemand vragend, een beetje moeilijk of schiet iemand juist in de lach? Daar stel ik dan een vraag over, omdat het een goede indicator is voor een bespreekpunt, een vraag of een goed idee.

#14    Gebruik online energizers

Sinds we deze zomer 10 online energizers testten ben ik om: wat werken deze korte oefeningen goed om er weer wat energie in te brengen! Online energizers kosten maar een paar minuten van je sessie, maar zijn heel fijn om mensen even te laten bewegen of juist te laten focussen. Goed dus om er als facilitator een paar in je digitale rugzak te hebben zitten!

#15    Zorg dat je zelf lekker zit

Niet alleen je set-up, maar je hele omgeving is van invloed op jou als facilitator. Ik zorg er altijd voor dat ik op tijd klaar zit, met een fles water en kop thee bij de hand. Ik heb alle benodigde materialen binnen handbereik en mijn telefoon staat op stil. Ons fijne kantoor staat in een stille omgeving en ik zit tegenwoordig heel relaxt op mijn Vluv-zitbal. Als je jezelf fijn en comfortabel voelt, dan straal je dat ook uit op de groep.

Tot slot: vertrouw op je facilitator-skills. Als je al vaak met groepen werkte vóór de coronacrisis, dan is het online faciliteren een uitbreiding van je skills. Je bouwt gewoon voort op alles wat je al deed.