15 handige tips voor nieuwbakken online facilitators
18 maart 2020, Esther van der Storm
Hee facilitators, trainers en coaches. Werk je vaak met groepen? En zoek je nu naar nieuwe manieren om dat te doen? Dan is dit artikel er voor jou. Net als jullie was online faciliteren voor deze crisis onbekend terrein. Ik wilde er vroeger niet aan. Waarom zou ik? Face-to-face sessies begeleiden vind ik veel te leuk! Tot Corona kwam.
Na de eerste persconferentie van Rutte – toen alle evenementen met meer dan 100 man werden afgelast – heb ik eerst een uur stevig zitten balen. En daarna ben ik gaan googlen, naar manieren om online te faciliteren.
De afgelopen week experimenteerde ik er samen met mijn STORMPUNT-collega’s flink op los. We organiseerden twee online brainstorms om ervaring op te doen met het begeleiden van online sessies. Onze ervaringen en tips om van je online sessie een succes te maken vind je in deze blog. Ook schreef ik eerder een blog over online brainstormtools Miro en Mural. Die kun je hier terugvinden.
Goed, terug naar die facilitatorskills. Want een groep begeleiden vanachter je computer, dat is gewoon echt wel even andere koek. Inmiddels heb ik een aantal online sessies achter de rug. Hieronder vind je vijftien tips die ik jou als nieuwbakken online facilitator graag wil meegeven:
1. Bereid je écht goed voor. Maak een sessieplan, zorg dat de materialen die je eventueel nodig hebt in de buurt liggen. Kortom, be prepared. Zeker als online faciliteren voor jou ook iets nieuws is, zal je hier echt even tijd in moeten steken.
2. Ontwikkel je digitale skills. Zorg dat je weet hoe de tools werken. Zelf werk ik met Zoom en Miro. Met beide tools ben ik eerst gaan experimenteren, en heb twee ‘testruns’ gedaan met een collega. Daar leerden we echt meteen zoveel van! Ook een belangrijke, oefen ermee om recht in de webcam te kijken. Het is heel raar als je een sessie begeleidt en je niet rechtstreeks tot de deelnemer richt. Tip is om je Zoom scherm recht onder de webcam te plaatsen.
3. Zorg voor goede info vooraf. Misschien een dooddoener, maar laat mensen weten hoe laat je start en welke tools je gaat gebruiken. Ook handig om instructies mee te geven voor het geval mensen een account moeten aanmaken.
4. Start je sessie met een kennismaking. Ook online is een icebreaker een fijne binnenkomer. Zeker met onbekenden is het fijn om elkaar eerst te leren kennen door middel van een oefening. Maar ook met teams die al langer samenwerkten doe ik dit standaard. Voorbeeld van een oefening die je kunt doen: ‘Laat een voorwerp uit je huis zien waar je blij van wordt en vertel kort waarom.’. Daarmee creëer je meteen een fijne sfeer bij de start van je online sessie.
5. Maak afspraken met de groep voor online samenwerken. Het is belangrijk om met deelnemers afspraken te maken over hoe je online met elkaar omgaat. Staan mensen standaard op mute? Laat je ze wel of niet door elkaar praten? Mijn ervaring nu is dat met groepen tot 12 personen je iedereen op ‘open’kan laten staan. Mute alleen bij veel achtergrondlawaai. Spreek af dat als je iets wilt zeggen, je je hand opsteekt. Ook belangrijk: spreek met elkaar af dat iedereen goed naar elkaar luistert. En grijp als facilitator in als je ziet dat het iemand steeds niet lukt om het woord te nemen.
6. Geef een mini-tutorial. Als mensen de tool nog niet kennen (en dat is vast vaak het geval), start dan eerst met een korte uitleg over de tool en de functies die je gaat gebruiken. Tip: doe dit in shared screen, waardoor iedereen met jou mee kan kijken tijdens je uitleg. Mijn ervaring is dat mensen anders uit puur enthousiasme (“Hee, ik kan post-its plakken… en ze ook nog van kleur laten veranderen!”) weinig aandacht meer hebben voor jouw verhaal.
7. Geef duidelijke instructies. Nog belangrijker dan normaal is dat je instructies glashelder zijn. Je kunt immers minder goed checken bij de groep of ze ook echt begrijpen wat je zegt. Check regelmatig actief of er nog vragen zijn bij de groep, want de ‘softe’ cues dat mensen het niet snappen zijn snel te missen.
8. Jij structureert, niet het team. Eén van de nadelen in een tool als Miro is dat alle deelnemers dingen kunnen aanpassen in het bord. Tijdens mijn eerste sessie gebeurde dat volop – overigens goedbedoeld. Dan waren de post-its bijvoorbeeld niet allemaal even groot, en gingen mensen die één voor één zitten verkleinen. Terwijl ik dat als facilitator met één druk op de knop kan doen. Daarom geef ik nu meteen aan het begin de instructie mee dat ik er als facilitator voor zorg dat alles leesbaar is en er mooi uitziet.
9. Minstens ieder uur een beweegmoment. Online brainstormen is vermoeiend, ook voor de deelnemers! We moeten er sowieso aan wennen dat we opeens zoveel online communiceren. Zorg daarom voor voldoende beweegmomenten en korte pauzes. Ik zette tijdens een pauze even een gezellig muziekje aan, dat is ook even fijn. Of misschien wel een energizer, waarbij iedereen elkaars bewegingen nadoet?
10. Wees alert op afhakers. Meedoen aan een sessie, in je eigen huis, op een computer… afleiding ligt op de loer. Je checkt al snel toch het binnengekomen berichtje, of je reageert even snel op een vraag van de kinderen die ook in huis zijn. Is niet (altijd) erg, maar als je als facilitator ziet dat mensen echt uitchecken, is het goed om ze subtiel weer even bij het proces te betrekken. ‘Hee [naam], wat vind jij een leuk idee om nu verder uit te werken?’
11. Gebruik timers. Ik zet regelmatig werkvormen in waar ik een tijd aan koppel. Denk aan het kiezen van ideeën, of het kort uitwerken van een actie. Dan is het als deelnemer op afstand lekker als je ziet hoeveel tijd er nog is. In een programma als Miro kun je als facilitator voor kiezen om een klok mee te laten lopen.
12. Wissel af in subgroepen in Zoom. Wat een vondst: in Zoom kun je werken in breakout-rooms. Deelnemers gaan in kleine groepen in ‘afgesloten’ ruimtes uiteen. Je hoort elkaar niet meer, en dat is voor jou als facilitator ook meteen het gekke. Je kunt niet even stiekem meeluisteren om te kijken hoe het gaat. Ongevraagd of gevraagd binnenvallen kan wel. Een chatbericht sturen met instructies ook. Overigens vinden deelnemers dit heel leuk en prettig om te doen; even wat rustiger in tweetallen ergens aan werken.
13. Zorg ook voor een goede afsluiter. Naast een goede startoefening – zoals de kennismaker – is het belangrijk om ook te zorgen voor een leuke afsluiter van je sessie. Laat mensen bijvoorbeeld één woord opschrijven, wat voor hen symbool staat voor de bijeenkomst. Ook vind ik het fijn om de sessie stipt op tijd af te ronden, maar wel nog even in Zoom te blijven ‘hangen’. Net als in een normale sessie vinden mensen het soms fijn om nog even te kunnen napraten.
14. Durf fouten te maken. Er gaat in zo’n sessie altijd wel even wat verkeerd, of je kunt een knopje niet vinden. Dat is echt geen probleem, en deelnemers snappen dat helemaal. Blijf dus ook weer niet té lang testen en uitproberen, want op een gegeven moment moet je gewoon aan de online bak. Gewoon doen dus!
15. Maak het gezellig. Zorg voor een kop thee, misschien een muziekje op de achtergrond en maak het gezellig met de groep. Als er veel gelachen wordt, dan weet je dat het met de energie wel goed zit!
Het kan wél
Online werken met groepen levert net zoveel energie op, als face-to-face aan de slag gaan! Ook ervaren hoe dat werkt, online sessies begeleiden? We organiseren verschillende trainingen, waarin je alle facilitator tips en trics leert om ook online op een creatieve manier met een groep aan de slag te gaan.