Asynchroon werken: waarom alles tegelijk doen niet meer van deze tijd is

Maart 2021, Esther van der Storm

 

Sinds we volledig online werken, zijn dagen waarbij je van negen tot vijf in online meetings zit geen uitzondering. Niet zo gek: het afgelopen jaar zijn we druk bezig geweest om onze offline wereld om te zetten naar online. Maar is een letterlijke vertaling wel het beste? We zijn vanuit STORMPUNT volop gaan experimenteren met alle nieuwe kansen die het online werken biedt. We ontdekten manieren om zowel samen te werken in sessies en meetings, als tussendoor wanneer dat beter past. Kortom: asynchroon werken. Daar hebben we in de afgelopen periode veel ervaring mee opgedaan. In deze blog delen we onze tips. 

 

Verschil synchroon en asynchroon

Om het verschil uit te kunnen leggen, is het handig eerst te weten wat asynchroon werken eigenlijk is. Asynchroon werken komt neer op tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Daarbij kijk je kritisch naar hoe je jouw werk indeelt: niet standaard hele dagen in videocalls, maar bewuste keuzes maken over wat samen moet en wat apart kan. Als je asynchroon werkt werk je individueel op je eigen tempo, op een moment dat het jou goed uitkomt. Ben jij het creatiefst in de late avonduren? Dan schrijf je rond die tijd een artikel. Ben je juist een vroege vogel, werk dan lekker om zes uur ’s ochtends je mail weg. Waar je met synchroon werken tegelijkertijd aan hetzelfde werkt, laat je met asynchroon werken de 9-tot-5 mentaliteit varen.

 

Dat heeft ook gevolgen voor communicatie met collega’s. Als je bij elkaar zit, komt er op een vraag vrijwel direct een reactie terug. Dit herken je vast vanuit online meetings, maar ook bij e-mails is dit het geval. Zo bleek in 2015 dat de meeste e-mails binnen twee minuten beantwoord worden. Omdat bij asynchroon werken niet iedereen tegelijkertijd (aan hetzelfde) werkt, is het belangrijk om niet te verwachten dat je stante pede een reactie terugkrijgt. Door niet altijd ‘aan’ te staan krijg je bij asynchroon werken de ruimte om in een fijne werkflow te komen.

 

Hoe wij asynchroon werken inzetten in trajecten

Vanuit STORMPUNT begeleiden we veel langdurige innovatietrajecten. Daarbij gaan we met teams vaak meerdere maanden aan de slag. Om die trajecten zo effectief mogelijk te maken, zetten we vaak asynchroon werken in. En dat doen we sinds we een online whiteboard gebruiken steeds meer! Zo geven we opdrachten vooraf of tussendoor. Denk hierbij aan het maken van een moodboard, het ophalen van feedback of evaluatiepunten, of het uitwerken van ideeën. Ook gebruiken we de tijd tussen sessies in om mensen concepten of ideeën te laten beoordelen. Dat gaat beter met de frisse blik die je hebt als je er even afstand van hebt genomen.

 

Het nut van asynchroon werken beperkt zich trouwens niet tot enkel langdurige innovatietrajecten. Ook in trainingen of lessen zijn hiervoor veel kansen. Wij geven bijvoorbeeld steeds vaker uitleg van theorie vooraf. Dat doen we veelvuldig in ons Creative Facilitator Programma, waarin deelnemers zowel oefenen met creatieve werkvormen als met Miro functies tussen de trainingen door. Dat werkt heel goed, mits je ervoor zorgt dat de oefeningsinfo helder en altijd beschikbaar is. Wij maken daarom gebruik van Loom om filmpjes met instructies te maken, die deelnemers kunnen terugkijken wanneer ze aan de slag gaan.

 

Voorbeeld van asynchroon werken in Miro

 

Wanneer kies je voor wat?

Het is niet of-of, synchroon en asynchroon werken versterken elkaar. Maak dus altijd een bewuste keuze voor je aanpak. Kan het vooraf, of is het prettiger als mensen in hun eigen tempo iets doen? Dan is asynchroon werken top. Is er heel veel instructie nodig of gaat het om een oefening waarbij je direct wil kunnen doorvragen? Dan leent een synchrone sessie zich daar beter voor. Ook mensen in een creatieve flow krijgen gaat makkelijker met synchrone creatieve opwarmoefeningen, dan asynchroon in je eentje ‘opeens’ creatief gaan denken. Natuurlijk kun je ook voor een tussenweg kiezen, waarbij je vooraf of in kleine subgroepjes asynchroon werkt, en met de input daarvan verder gaat in een live sessie met de hele groep.

 

Voordelen van asynchroon werken

Door synchroon werken aan te vullen en soms zelfs te vervangen met asynchroon werken, kun je veel meer uit je sessies halen. Dit zijn wat ons betreft de voordelen:

 

  • Je kunt de voortgang goed monitoren op een Miro bord, want je ziet precies wat er al is gedaan. Nog te weinig actie? Stuur dan even een reminder naar de groep. Daarmee houd je mensen ook aangehaakt. En wat sowieso helpt, is dat mensen sneller tot actie overgaan als ze zien dat collega’s ook al bezig zijn geweest – goed voorbeeld doet goed volgen.

 

  • Individuele input ophalen kan op een algemeen bord, maar soms is het prettiger als mensen niet beïnvloed worden door wat hun mede-deelnemers al eerder hebben achtergelaten. Denk bijvoorbeeld aan het ophalen van verbeterpunten of feedback. Wij maken in dat geval voor alle deelnemers een apart Miro bord. Daar kan iedereen dan ongestoord werken aan de opdrachten. Door de input te copy-pasten op een centraal Miro bord kun je als facilitator makkelijk alles samenvoegen, en zo overzicht creëren.

 

  • De tijd die je in synchrone sessies tot je beschikking hebt, kun je veel efficiënter besteden. Het voorwerk is immers al asynchroon gedaan. Ook de reflectietijd is makkelijker in te bouwen.

 

  • Doordat je mensen laat werken op een moment naar eigen keuze, geef je ze de kans om eraan te werken op het moment dat ze op hun productiefst of creatiefst zijn. Dat levert vaak betere input en resultaten op.

 

 

“Maar doen mensen dit wel?”

We horen het vaker, de angst dat asynchroon werken synoniem zou staan voor ‘mensen doen niet wat ze zouden moeten doen’. Als je als facilitator of trainer gewend bent om alles synchroon te doen, is het misschien best spannend om de touwtjes uit handen te geven. Doen deelnemers de opdrachten dan wel? We snappen die vraag, en onze ervaring is: ja, dan doen ze zeker. Mits je duidelijk bent in je communicatie. Wees helder in wat de opdracht is en wanneer ze deze moeten afronden. En ook onmisbaar: de remindermail, één dag van tevoren.

 

Kortom, wij zijn fan

We blijven de mogelijkheden van asynchroon werken volop verkennen en uitdiepen. Daarbij zien we ook veel kansen in de combinatie van offline en online sessies in trajecten, waarbij je blijft samenwerken op hetzelfde Miro bord. Zeker als we in de toekomst weer bij elkaar kunnen komen! In synchrone, offline sessies projecteer je dan bijvoorbeeld het Miro bord op de muur of een groot scherm, en werk je daarop simultaan samen. Tussen sessies door werk je op datzelfde Miro bord, op momenten en locaties die jouw voorkeur hebben. Zo versterkt het één het ander en haal je het optimale uit al je sessies – online én offline.

 

Wil je ook leren hoe een creatieve sessie van A tot Z kunt faciliteren, waarbij je leert hoe je asynchroon werken kunt inzetten in je eigen sessies? Bekijk dan ons Creative Facilitator Programma, waarin je zelf leert om écht goede online sessies te begeleiden.