Hybride werken? Zo zorg je voor een kickstart!

Juni 2021, Esther van der Storm

 

Hybride werken wordt het ‘nieuwe normaal’. Maar wat is hybride werken nu eigenlijk? En wat betekent het voor sessies, workshops en vergaderingen als de helft van de deelnemers fysiek en de andere helft online meedoet? In onze blogs delen we ervaringen en tips over hybride samenwerken met je. In deze blog beginnen we bij de basis. Wat is hybride werken en wat betekent dat voor je sessie of vergadering?

 

Ben je specifiek op zoek naar tips voor facilitators? Daar schreven we een aparte blog over. En ben je benieuwd naar technische tools die het makkelijker maken een hybride sessie te faciliteren? We testten alvast twee 360 graden camera’s voor je: de Meeting Owl Pro en Kandao Meeting Pro. Onze review lees je hier.

 

Wat is hybride?

We starten bij het begin, want wat is hybride werken eigenlijk? Toen wij het gingen navragen op Linkedin bleek dat er meerdere beelden bestaan bij de term hybride. Is het nu hoe en waar je samenwerkt? Of ook op welk moment?

 

Bij STORMPUNT verstaan we onder hybride werken dat je keuzes maakt waar en wanneer je werkt. Dat kan op kantoor of op een andere locatie (zoals thuis) zijn, en gelijktijdig met collega’s of juist op afzonderlijke momenten. Je voelt ‘m al aankomen: dit levert een overzichtelijke matrix op. Met twee assen – die van tijd en locatie – leidt dat tot vier verschillende categorieën. Hybride sessies zitten in dit model op de bovenste as: we werken op een andere locatie, al dan niet gelijktijdig of juist asynchroon samen.

 

 

  • Je werkt op dezelfde tijd, maar op een andere locatie. Voor veel mensen is gedurende de lockdowns dit hun manier van werken geweest: tijdens kantooruren, maar thuis. Een andere locatie kan natuurlijk ook een ander kantoor zijn of een koffietentje waar iemand een dagje werkt.
  • Je werkt op dezelfde tijd en op dezelfde locatie. Dit is het ‘klassieke’ werken: op kantoor met collega’s op vaste tijdstippen.
  • Je werkt op een andere tijd, op een andere locatie. Dit is de misschien wel de meest uitdagende vorm van hybride werken. Je vindt dit in internationale organisaties, maar straks bijvoorbeeld ook wanneer collega’s parttime én op andere locaties samenwerken.
  • Je werkt op een andere tijd, op dezelfde locatie. Wel naar kantoor, maar niet op hetzelfde moment. Voorbeelden zijn parttimers of wanneer er in ploegendiensten wordt gewerkt.

 

Uiteraard betekent hybride werken niet dat je altijd met elkaar vanaf verschillende locaties hoeft te werken. Wij zien zelf namelijk heel veel voordelen in trajecten waarbij we met teams soms face-to-face (zelfde locatie) en dan weer online (verschillende locaties) samenwerken. Zo kun je steeds kiezen wat het beste past. Een kick-off van het traject doen wij bijvoorbeeld liever face-to-face, terwijl de wekelijkse sprint-sessies of teamoverleggen veel effectiever zijn als deze online plaatsvinden.

 

Hybride werken is niet nieuw

In internationale teams wordt al jarenlang hybride samengewerkt. Zo werkte onze collega Sjoerd geruime tijd samen met internationale softwareteams, die niets anders doen dan op een hybride manier samenwerken. De lessen die eerder in internationale teams zijn opgedaan kunnen we goed gebruiken in deze periode waarin er opeens massaal hybride wordt gewerkt. Waar je bijvoorbeeld goed over moet nadenken zijn de digitale tools waarmee je werkt, de manier waarop je onderling samenwerkt en de wijze waarop je sessies en vergaderingen ontwerpt en begeleidt.

 

Oké. Maar hoe doe je dat dan, zo’n hybride sessie?

De tijd dat we vanzelfsprekend met elkaar in een ruimte zaten is verleden tijd. Begrijp ons niet verkeerd – het zal zéker weer gebeuren. Maar niet iedereen kan en zal straks dezelfde dagen op kantoor werken. Als facilitator is het dus zaak om voorbereid te zijn op alle opties, inclusief een hybride variant waarbij een deel van de deelnemers vanuit huis of een andere locatie deelneemt. En besluit je vooraf dat hybride geen optie is, maar een sessie ofwel face-to-face of volledig online moet worden georganiseerd? Wees daar dan vooraf ook helder over.

 

Dat gezegd hebbende, denken wij dat er hybride véél meer mogelijk is dan de meeste mensen nu denken. Denk je maar eens in hoe beperkt het online werken eerst leek. Wat een schat aan mogelijkheden hebben we de afgelopen periode ontdekt! Uit onze hybride test-sessies die we de afgelopen periode organiseerden haalden we vijf belangrijke tips die essentieel zijn voor je hybride sessie.

 

 

1. Twee groepen deelnemers

Een open deur, maar we trappen hem toch in: het is echt essentieel om te beseffen dat er twee groepen deelnemers zijn. De offline deelnemers die fysiek aanwezig zijn in de ruimte en de online deelnemers die vanaf een andere locatie meedoen. De energie, de informatie die ze meekrijgen, maar ook het tempo van beide groepen kan verschillen. Het is in álles wat je doet dan ook belangrijk om vanuit beide perspectieven je sessie te ontwerpen. Van de communicatie en instructies vooraf, tot de sessie-opzet, denk dit door vanuit beide perspectieven. De uitnodiging voor de deelnemers die fysiek meedoen (‘neem je laptop en oortjes mee!’) is bijvoorbeeld anders dan die voor de online groep.

 

2. Maak een stap-voor-stap sessieplan

Wij bereiden onze sessies altijd voor met een sessieplan, waarin alle stappen in de sessie uitgebreid staan beschreven. Voor hybride sessies is onze aanpak nóg uitgebreider, want eigenlijk begeleid je twee type groepen in één sessie. We beschrijven voor iedere groep – offline en online – de instructies die we meegeven, maar ook wat er technisch en op de locatie geregeld moet worden. Een tip daarbij is om dit sessieplan vanuit beide groepen deelnemers goed te checken. Klopt alles voor de online groep en voor de offline groep? Zijn er geen stappen vergeten?

 

3. Zorg voor goed beeld en geluid

Een veelgehoorde zorg is dat online deelnemers niet goed meekrijgen wat er in de fysieke ruimte gebeurt. En eerlijk? Een slechte camera waardoor je als online deelnemer op een vaag beeld mensen rond een tafel ziet zitten, werkt gewoonweg niet. Een 360 graden camera zoals de Meeting Owl of Kandao Meeting Pro (lees ook onze review) of Polycom camera met automatische zoom functie werken daarvoor veel beter. Deze apparaten zijn echter flink aan de prijs. De kans is dus groot dat er in de ruimte van jouw sessie niet zo’n camera te vinden is.

 

Een oplossing is dan om alle deelnemers in te laten loggen op de videocall en zo te zorgen dat iedereen in beeld is. Dat kan door iedereen een eigen videoscherm te laten gebruiken, of eentje voor meerdere deelnemers (max 2). Eén persoon in de ruimte verbindt met de centrale audio en microfoon, die het liefst in het midden van de ruimte wordt geplaatst. Daarvoor gebruik je idealiter een aparte microfoon of een conferentietelefoon. Alle anderen staan op mute, anders gaat het geluid rondzingen. Zorg er wel voor dat de afstanden onderling niet te groot zijn, anders moeten de mensen die verder weg zitten te hard praten om goed verstaanbaar te zijn.

 

4. Werk digitaal samen op een online whiteboard

Even snel iets op een flipover uittekenen of rondom een flap met papieren post-its staan? Dat werkt alleen voor de mensen die fysiek in een ruimte zitten. Voor deelnemers die online deelnemen is wat er op een flipover staat vaak onleesbaar. Daardoor kunnen ze niet goed meedoen met de discussie en haken ze af. De oplossing is het gebruik van een digitaal whiteboard zoals Miro of Mural waarop alle deelnemers kunnen samenwerken. Iedereen ziet precies in real time wat er wordt toegevoegd. Ideaal! Hieronder zie je een deel van de tops die deelnemers aan de hybride brainstormsessie achterlieten. De post-its komen zowel van offline als online deelnemers.

 

 

In de fysieke ruimte is het fijn om te werken met een groot touchscreen, zodat offline deelnemers niet altijd achter hun computerscherm hoeven mee te werken. Je verschuift dan makkelijk post-its op het bord. Via een eigen device zoals een laptop of tablet kunnen zij ook toevoegingen doen op het Miro bord. De online deelnemers doen dat uiteraard via hun computer. Je werkt zo écht samen, onafhankelijk van je locatie. En de resultaten van je sessie zijn ook nog eens direct digitaal, zodat je als team er na afloop ook weer mee verder kunt!

 

5. Gelijkwaardig of apart: maak keuzes in je werkvormen

Een belangrijke basis voor ons als facilitators is dat alle deelnemers in een sessie gelijkwaardig zijn aan elkaar. In een hybride sessie kunnen we daar kort en krachtig over zijn: dat is gewoonweg niet het geval door de verschillen in afstand. Maar je kunt er wél dicht bij in de buurt komen! In je sessie-opzet heb je twee keuzes: je probeert zoveel mogelijk gelijkwaardigheid te creëren of je kiest ervoor om (op verschillende momenten) de offline en online deelnemers aparte opdrachten te geven.

 

Laat bijvoorbeeld offline en online deelnemers dezelfde opdracht doen, maar dan in twee subgroepen apart van elkaar. Of mix juist de off- en online deelnemers in de subgroepen. Een andere optie is om beide groepen juist totaal andere opdrachten te geven, zodat het werk van de offline en online deelnemers elkaar aanvult. Het is belangrijk om vooraf goed na te denken over welke aanpak in welke situatie het beste past. De keuzes die je maakt hebben namelijk invloed op de opzet en het resultaat van je sessie, de begeleiding door de facilitator(s) en de digitale tools die je ervoor nodig hebt.

 

Experimenteer!

Hybride werken gaat over samenwerken vanaf verschillende locaties, gelijktijdig of juist asynchroon. En nú is de tijd om daarmee te testen! Ga er de komende tijd samen met je collega’s mee aan de slag. Bouw je een beetje creatief om en test vooral wat voor jullie wél en niet goed werkt.

 

Onze ervaring is dat je hybride sessies ook zeker goed en succesvol kunt organiseren, als je maar zorgt dat je je sessie inricht op het feit dat mensen niet allemaal bij elkaar in dezelfde ruimte zitten. We hopen dat de basistips in deze blog je hierbij een goed startpunt geven. En wil je meer tips om als facilitator een hybride sessie te begeleiden? Check dan onze blog met 17 facilitator tips waarin we nog veel meer de diepte ingaan.

Wil je leren hoe je als hybride facilitator een sessie of meeting begeleidt? Doe dan mee met onze training Hybride Faciliteren waarin je zelf ervaart en oefent met het begeleiden van een hybride sessie.