Zo neem je het perspectief van stakeholders mee in alle fases van je project

Maart 2026, Lisa Unlandt

Een verandering of innovatie landt veel beter als je er draagvlak voor hebt. Dat krijg je onder andere door je project af te stemmen op de belangen van je stakeholders: mensen of organisaties die invloed hebben op je project of waarop jouw project invloed heeft. Maar hoe doe je dat nou goed? Met welke stakeholders heb je rekening te houden? En hoe neem je hun perspectieven goed mee in alle fases van je project, zodat je de kans op draagvlak vergoot? Dat lees je in deze blog!

De fases van een project

Elk project of traject kent verschillende fases. In alles wat wij doen, gebruiken we de fases van Creative Problem Solving. Deze methodiek onderscheidt vier verschillende fases: verkennen, ideeën vormen, ontwikkelen en realiseren. Omdat de praktijk nagenoeg nooit zo lineair verloopt als de theorie, heb je ook nog een ‘vijfde fase’ van waaruit je de situatie kunt overzien. Deze ‘middenstip’ loopt over alles fases heen en helpt je om uit te zoomen.

Dat zit zo: soms ga je brainstormen (ideeën vormen) op een vraagstuk, maar kom je er tijdens het brainstormen achter dat je het eigenlijke probleem niet superscherp hebt. De ideeën die je bedenkt zijn leuk, maar lossen ze nou ook echt échte probleem op? Door vanuit de fase ‘ideeën vormen’ even uit te zoomen (oftewel: de middenstip opzoeken) kun je zien wat er speelt, wat nodig is en daardoor een nieuwe afslag nemen. In dit geval: terug naar de fase ‘verkennen’, zodat je de echte vraag achter de vraag achterhaalt.

Dat gezegd hebbende: in deze blog houden we voor het gemak wél de lineaire volgorde aan, zodat het overzichtelijk blijft.

“Maar er is meer!”

Hieronder maken we steeds de koppeling tussen een favoriete werkvorm om het perspectief van stakeholders mee te nemen en de fase van Creative Problem Solving waarin deze werkvorm goed tot z’n recht komt. Dat geef je hopelijk veel inzichten in hoe je het zelf ook kunt inzetten. Tegelijkertijd is het goed om te weten dat er ‘in het echt’ veel meer nadenkwerk zit in hoe en wanneer we stakeholders betrekken. Dat voert te ver voor deze blog, maar om je alvast een tipje van de sluier te geven: in trajecten denken we altijd op voorhand goed na over wie we wanneer willen betrekken en wat iemands rol wordt binnen de scope van een traject. Is het handig om stakeholder A bij een fysieke verkenningssessie te hebben? Of komt deze stakeholder pas in beeld bij een checksessie waarbij er al een concept ligt om op te schieten? En hoe nodigen we welke stakeholder uit? Zorgen we vanuit STORMPUNT voor een wervelende uitnodigingstekst, of vraagt een manager deze persoon? Meer inspiratie voor pakkende communicatie lees je in deze blog.

Goed, op naar onze favoriete werkvormen om het perspectief van verschillende stakeholders mee te nemen.

Fase 1: Verkennen

In de verkenningsfase ga je op ontdekkingstocht naar de eigenlijke vraag. Die is 9 van de 10 keer namelijk anders dan de vraag die je voorafgaand in je hoofd hebt. In deze fase blijft het niet alleen bij het verkennen van het vraagstuk zelf. Je brengt in deze fase namelijk óók in kaart welke stakeholders er zijn en welke mate van belangrijkheid die hebben.

Het perspectief van stakeholders meenemen in de verkenningsfase

Bij een vraagstuk zijn er altijd verschillende stakeholders, die vaak ook nog eens verschillende belangen hebben. Of het nou gaat om grootste uitdagingen of individuele problemen waar je ideeën voor wilt bedenken: het heeft effect op zowel de directe als de indirecte omgeving. Maar niet elke stakeholder is even belangrijk. Het perspectief van mensen (of bedrijven, stichtingen, etc.) op wie het probleem dat je gaat oplossen een grote invloed heeft, is belangrijker om mee te nemen dan van mensen die wat meer ‘langs de zijlijn’ staan. Een voorbeeld: wanneer het gaat om een nieuwe visie op dienstverlening voor huurders van een woningbouwcorporatie, dan is het (perspectief van het) MT belangrijker om te vroeg betrekken dan leveranciers van die woningbouwcorporatie. Een handige vuistregel hierbij is: hoe belangrijker een stakeholder is, des te eerder in het proces je ‘m wilt betrekken. En dan gaat het niet alleen om de timing, denk ook na over hóé je die stakeholder wilt betrekken.

Inzicht krijgen in wiens perspectieven het belangrijkst zijn? Daar zetten we graag de stakeholdersmap voor in. Die werkvorm doe je door eerst een flinke stapel post-its vol te schrijven met stakeholders. Wie heeft er op een manier iets te zeggen over (de oplossing van) het probleem? Schrijf elke stakeholder op een aparte post-it. Iedereen klaar? Check dan of er dubbelingen zijn en haal die uit de selectie. Teken vervolgens op een aparte flip-over drie ringen om elkaar heen, zoals een schietschijf. Daarna verdeel je alle post-its over die drie ringen: de primaire, belangrijkste stakeholders in het midden, de secundaire, minder invloedrijke in de ring erbuiten en de tertiaire stakeholders die er het minste over te zeggen hebben in de buitenste ring of erbuiten. Zo heb je goed verkend welke stakeholders er zijn en in hoeverre je ze wilt meenemen in het proces.

Eventueel kun je hierbij nog allerlei aantekeningen maken, bijvoorbeeld over hun rol in het proces of hun rol in de besluitvorming. Of zet er smileys bij om hun houding ten opzichte van het vraagstuk aan te geven. En wil je aan de slag met knelpunten rondom het vraagstuk? Dan kun je daar goed stakeholderkaarten voor gebruiken. Daarmee kijk je vanuit het perspectief van verschillende stakeholders naar de knelpunten, wat weer flink veel nieuwe inzichten geeft.

Fase #2: ideeën vormen

In de tweede fase ga je volop bezig met het bedenken van ideeën voor je vraagstuk. Brainstormen maar! Dit is de fase waarin elk idee goed is, kwantiteit boven kwaliteit. En om tot die berg aan ideeën te komen, zetten we graag associatietechnieken in.

Het perspectief van stakeholders meenemen in de ideevormingsfase

Eén van onze favoriete associatietechnieken is ‘in de schoenen van’. Daarbij kruip je figuurlijk in de huid van een stakeholder. Daar kun je dus goed de belangrijke stakeholders uit de stakeholdersmap voor gebruiken! Je doet deze werkvorm door een post-it-met-stakeholder te pakken, te verkennen wat die stakeholder kenmerkt en daarna vanuit dat perspectief ideeën te bedenken. Stel dat je vraagstuk is ‘Hoe kunnen we zorgen dat het openbaar vervoer de meest aantrekkelijke vorm van reizen wordt?’, dan bedenk je bijvoorbeeld ideeën vanuit het perspectief van een forens.

Ook kiezen met welke ideeën je verdergaat hoort in deze fase. Ook daar kun je stakeholders goed bij benutten, door in kaart te brengen welke criteria zij belangrijk vinden bij de oplossing. Zo kun je de ideeën ‘scoren’ op de randvoorwaarden die de stakeholders met de meeste invloed het belangrijkst vinden.

Fase #3: ontwikkelen

Heb je een gekozen idee? Dan is het tijd om dit idee handen en voeten te geven. Dat doe je in de ontwikkelfase. Bedenk wat de positieve punten zijn, waar er verbeterpunten liggen en hoe je die zou kunnen oplossen. In deze fase maak je scherper wat je met een idee bedoelt.

Het perspectief van stakeholders meenemen in de ontwikkelfase

Om het idee aan te scherpen en te concretiseren, raden we je aan om stakeholders hier heel direct bij te betrekken. Houd het uitgewerkte idee eens tegen hen aan, wat vinden zij ervan? Wat spreekt al aan? En waar schort het nog? Deze check kun je vaker doen en op verschillende manieren – maar net wat bij je proces past. Ga bijvoorbeeld de straat op als je stakeholders zich daar bevinden, of plan interviews. Het belangrijkste is dat je niet zelf ‘vanuit de stakeholders’ denkt, maar echt aan stakeholders vraagt hoe ze tegenover je idee staan. Daar kun je bijvoorbeeld ook prikkelende ‘stellingborden’ bij gebruiken, om het gesprek te kickstarten. Zo gingen we voor de visie op publieke gezondheid van GGD Hart voor Brabant en GGD West-Brabant de straat op met stellingborden als ‘Winkelmandjes bemoeien zich met jouw keuzes’ en ‘volgende aflevering van je serie kijken? Alleen als je elke dag voldoende beweegt’.

Fase #4: realiseren

In de realisatiefase is het eindelijk zover: je gaat je idee in de praktijk brengen! Je smeedt een plan om de uitvoering realiteit te laten worden, bekijkt of het haalbaar is (of hoe je het haalbaar kunt maken) en gaat aan de slag. Wie zijn er nodig om deze oplossing tot een succes te maken, en hoe zorg je dat je hen aan je kant krijgt? Juist ja, daar zijn ze weer: je belangrijkste stakeholders.

Het perspectief van stakeholders meenemen in de realisatiefase

Zijn je belangrijkste stakeholders ervoor of ertegen? En wat is de gewenste situatie? Die tweede vraag prikkelt je om na te denken over wat je zou willen bereiken, en hoe je daar komt. Om die inzichten in kaart te brengen, gebruiken we graag de stakeholdersnalyse-werkvorm. Deze fijne werkvorm lichten we aan je toe met een voorbeeld.

Stel je voor dat één van je belangrijke stakeholders ‘ouderen zonder auto’ is. En dat zij per definitie niet positief tegenover je idee staan om in elke trein en bus een aantal werkplekken in te richten, omdat ze al met pensioen zijn en ze liever meer beenruimte zouden willen hebben. Je schat dan in dat een neutrale houding tegenover jouw idee het maximaal haalbare is.

Als je voor alle belangrijke stakeholders in kaart brengt wat hun huidige houding is en het ‘hoogst haalbare’, kun je daarna goed analyseren wat er belangrijk voor deze stakeholders is en welke acties je kunt bedenken om hun support te krijgen. In een tabel ziet dat er zo uit. Meerdere stakeholders? Dan vul je ook meerdere rijen in. Zo krijg je een goed beeld van wat je te doen staat.

En zo doe je dat, het perspectief van stakeholders meenemen in alle fases van de project of traject! Hoewel elke manier anders is, blijft de strekking hetzelfde: zo lang je écht rekening houdt met hun belangen, staan zij meer open voor jouw ideeën. Win-win!