De vraag achter de vraag: zo doe je een probleemverkenning

Februari 2024, Lisa Unlandt

Einstein zei het al prachtig: “als ik een uur zou hebben om een probleem op te lossen, zou ik 55 minuten besteden aan nadenken over het probleem en 5 minuten aan de oplossing”. Wijze woorden, want zonder een goede probleemverkenning kun je nooit ideeën bedenken die het probleem daadwerkelijk oplossen. Daarom delen we in deze blog hoe je een goede probleemverkenning doet, zodat je de vraag achter de vraag ontdekt en tot ideeën komt die je probleem écht oplossen.

‘Mijn kinderen ruimen niet op’ is een bekend probleem, waar onder andere ene Esther last van heeft. “Waarom?” vroegen we haar. “Dan is het onrustig in huis”. “En waarom is dat een probleem?” “Omdat ik dan onrust ervaar in mezelf”.

Stel, je zou Esther willen helpen met dit probleem. Dan had je haar na de eerste zin wellicht een nieuwe kast aangeraden, terwijl je na het doorvragen misschien een mindfulnesscursus of een reis door India aanraadt. Ons punt is: wil je ergens een oplossing voor bedenken, start dan met een probleemverkenning. Want ideeën bedenken is leuk, maar heeft pas zin als je scherp hebt wat het eigenlijke probleem is. In 9 van de 10 keer is het eigenlijke probleem niet hetzelfde probleem als je eerst dacht. Achterhaal dus eerst de vraag achter de vraag!

Probleemverkenning in Creative Problem Solving

Een probleemverkenning doe je in de eerste fase van Creative Problem Solving, ‘verkennen’. Dit model gaat uit van divergeren (kwantiteit, gas geven) en convergeren (kwaliteit, remmen).  Het divergeren van deze fase zit hem in zaken als dromen over de toekomst, redenen bedenken waarom het een probleem is en onderzoeken welke informatie er nog ontbreekt. Hierbij is het dus belangrijk om door te vragen – net zoals wij bij Esther deden. Bij het convergeren stel je jezelf (of Esther) de vraag: waar doet het de meeste pijn? Oftewel: welk element uit de verkenning nemen we mee naar een volgende fase, omdat dit het probleem of de wens het beste samenvat?

Goed – nu je weet wanneer je een probleemverkenning doet, is het tijd om te leren hóe je ‘m doet. Actie in de taxi!

De intake

Een goede probleemverkenning start met een prikkel. Een aanleiding. In ons geval is dat een mailtje of belletje met de vraag ‘ik heb een probleem, wil je ons helpen dit op te lossen?’. Faciliteer je binnen je eigen organisatie, dan is zo’n prikkel meer dan eens een vraag die je wordt gesteld bij de koffieautomaat. In beide gevallen geldt: plan altijd een intake. Dat is de eerste en misschien zelfs wel belangrijkste stap in het verkennen. Onze nummer #1-tip op het gebied van intakes: houd je bewust van de domme. Door te doen alsof alles nieuw voor je is verval je niet in aannames, maar leer je écht goed luisteren en doorvragen. Ben je bang dat het overkomt alsof je er geen verstand van hebt? Niet nodig: kondig simpelweg aan het begin van de intake aan dat je bewust even doet alsof je er niks van weet en licht toe waarom.

Verschillende typen vragen

Afhankelijk van het vraagstuk en wat er al over bekend is, stel je ander type vragen. Is het probleem wat complexer dan kinderen die niet opruimen en is er nog weinig over het vraagstuk bekend? Dan start je met Waarom, Wat, Wie, Waar, Wanneer en Hoe-vragen. Zit je met een vraagstuk dat toekomst-gerelateerd is? Dan zijn tijdreis-vragen geschikter: welke consequenties heeft dit probleem in de toekomst? Wat gebeurt er als we het probleem niet oplossen? En op wie heeft dan invloed?

Om het je gemakkelijker te maken de juiste vragen te stellen ontwikkelden we de VraagVerkenner. Een handige tool waarmee je jouw vraagstuk of probleem tot op de bodem uitpluist. Kies een kaart, stel de vraag en achterhaal zo de échte vraag achter de vraag. Met meer dan 40 vragen in zes verschillende categorieën zit er voor elk vraagstuk wel een passende vraag voor je tussen!

Heb je flink wat input opgehaald en liggen alle problemen en uitdagingen die de opdrachtgever ziet op tafel? Dan is het tijd voor een goede probleemverkenning. We delen graag een geschikte werkvorm met je.

Werkvorm tip: problem mapping

We wisselen behoorlijk wat af in de werkvormen die we voor de probleemverkenning gebruiken, maar onze all time favourite is toch wel problem mapping. Met problem mapping krijg je in korte tijd (20 minuten) helder welke knelpunten er allemaal een actieve rol spelen rondom een vraagstuk. De werkvorm is geschikt voor (sub)groepen tot 8 personen. Wanneer je de knelpunten boven water hebt, verdiep je het probleem tijdens problem mapping.

• Stap 1: Bedenk vooraf wie de belangrijkste stakeholders zijn en vraag aan jezelf – of, als je het in groepsverband doet, aan je deelnemers – welke knelpunten vanuit hun perspectief naar voren komen.
• Stap 2: Laat ze dit eerst voor zichzelf bedenken en daarna hardop. Zorg dat alle knelpunten op post-its worden geschreven. Je kunt ook doorvragen op een knelpunt dat al is genoemd. Gebruik hiervoor de 5 why’s-techniek: 5 keer achter elkaar de ‘waarom’ vragen. Zo krijg je helder wat de vraag achter de vraag is.
• Stap 3: Je kunt met problem mapping ook goed gebruik maken van associatietechnieken. Denk aan het gebruik van bekenden personen of opvallende organisaties. Wat zou de directie van Google zien als het grootste probleem? En wat zou Harry Potter zien als knelpunt?

Nog veel meer werkvormen voor de verkenningsfase vind je in onze Werkvormen met Impact, daarin leggen we je ze stap voor stap uit.

Kiezen maar!

Komen er meerdere knelpunten of vraagstukken boven tafel, en twijfel je welke je eerst moet aanpakken? Dan helpt het om te checken of ze aan bepaalde criteria voldoen. Zo gebruiken wij in sessies graag de invloedmatrix. Daarbij beoordeel je vraagstukken op twee criteria: hoeveel invloed je erop hebt en hoe urgent het aanpakken van het vraagstuk is. De problemen die binnen je cirkel van invloed liggen en ook nog eens urgent zijn, hebben dan prioriteit.

Een andere manier om te kiezen is op basis van energie. Dan kies je voor het probleem dat de meeste energie zou geven als het is opgelost. Een vraagstuk waarvan je staat te popelen om het uit de weg te ruimen. Een vraagstuk dat al maanden in je achterhoofd zeurt en stiekem best veel energie kost om onopgelost te blijven heeft veel prio. Terwijl een vraagstuk dat heel leuk is om op te lossen, maar eigenlijk geen gedoe geeft als je er niks mee doet heel laag scoort op dit criterium. Wees dus kritisch en eat that frog.

Tot slot

Esther hebben we naar India gestuurd, laten we hopen dat ze daarna alle rommel weer aankan. En jij weet nu wanneer je een probleemverkenning doet, wat belangrijk is bij de intake, hoe je problem mapping toepast en hoe je kunt kiezen tussen verschillende vraagstukken. Hoog tijd om zelf in actie te komen. Dus stel die vragen! We hopen dat deze blog, onze blog over intakes en onze VraagVerkenner je daarbij helpen. En heb je het vraagstuk helemaal helder? Dan tippen we je deze blog over de vervolgstap: het formuleren van een pakkende Hoe Kunnen We-vraag.