Draagvlak creëren? Da’s helemaal niet moeilijk.

Maart 2023, Esther van der Storm

Je moet het alleen wel dóén. Voor veel opdrachtgevers is het een belangrijk topic: draagvlak creëren in een verandertraject. ‘We hebben in het verleden mensen niet goed meegenomen’, horen we vaak. Het lijkt haast wel iets magisch: zorgen dat mensen enthousiast zijn over een nieuwe koers, plannen of een idee. Dat er geen gedoe komt achteraf, of de implementatie helemaal stukloopt omdat mensen niet willen. Maar is draagvlak creëren wel zo moeilijk? Nee, vinden wij. Maar het gebeurt niet vanzelf. In deze blog delen we daarom onze ervaringen en tips om draagvlak te creëren.

Wat is draagvlak precies?

Laten we starten met dat we het woord ‘draagvlak’ nooit echt lekker vinden klinken. Er hangt toch een wat negatieve klank aan. Terwijl het in de basis gewoon is wat het is: acceptatie van een nieuw idee of een nieuwe aanpak. Maar draagvlak is méér. Je wil dat mensen achter de verandering staan én uit zichzelf willen meewerken om deze te realiseren. Want dan bereik je een stuk sneller resultaten!

In de innovatietrajecten die we vanuit STORMPUNT begeleiden is draagvlak dan ook altijd een thema. We werken áltijd in co-creatie en betrekken zo breed mogelijk mensen die te maken hebben met het onderwerp. Hoe we dat aanpakken en wat daarbij belangrijk is? We geven een overzicht.

Betrek iedereen vanaf de start

Draagvlak creëren start bij mensen betrekken. Zo vroeg mogelijk in een veranderproces. En daar gaat het vaak al ‘mis’. Een visie die in een klein comité wordt ontwikkeld en vervolgens alleen nog even getoetst wordt. Een idee dat pas in de realisatiefase wordt besproken met de mensen die het moeten uitvoeren. En wat zie je dan gebeuren? Mensen zijn niet 1-2-3 enthousiast. Voelen zich overvallen. En alhoewel die visie en het idee in essentie misschien heel erg goed zijn, is het niet hun visie en idee. Ze hebben er niet over kunnen meedenken en dat zit tóch in de weg. Door de belangrijkste betrokkenen vanaf de start te betrekken, ondervang je dat probleem.

Bekijk dus goed wie je belangrijkste stakeholders zijn en kies een passende manier om ze te betrekken. Wij doen dat bijvoorbeeld door grote World Cafés te organiseren over een visie of uitdaging, om bij de start zoveel mogelijk input en denkrichtingen op te halen. Hierdoor zorg je ervoor dat je zowel qua inhoud als woordkeuze aansluit bij wat mensen belangrijk vinden. Met herkenbaarheid tot gevolg. Et voilà! Een belangrijke basis om draagvlak te creëren is gelegd.

Kies vormen die bij je doelgroep passen

Niet in ieder proces zijn bijeenkomsten de beste manier om input op te halen. Zo waren we vanuit STORMPUNT betrokken bij de nieuwe toekomstvisie op publieke gezondheid voor GGD Hart voor Brabant en GGD West Brabant. Naast partners, medewerkers en de politiek, wilden we graag met inwoners in gesprek. Wat vinden zij belangrijk als het gaat om publieke gezondheid in de toekomst?

Deelnemen aan een 3-uur durende sessie, dat doe je toch wat minder snel als je niet al ‘iets hebt met het thema’. Om wél te horen wat er op straat leeft, gingen we daarom letterlijk de straat op. Met prikkelende stellingen startten we het gesprek. Meer dan 100 gesprekken voerden we in twee dagen, op verschillende locaties in de regio. Met nuttige en aanvullende inzichten voor de toekomstvisie. Zodat die óók aansluit bij wat inwoners belangrijk vinden!

Pas je proces aan

Een verandertraject is nooit in beton gegoten. De enige constante is dat het altijd anders loopt dan verwacht. Toch merken we dat dat in de praktijk ook wel lastig wordt gevonden. Je hebt immers al een proces uitgedacht met daarin stappen en verschillende acties. Dat aanpassen vergt ook een portie lef en veranderkracht. Terwijl dat wél doen veel effect kan hebben!

Een mooi voorbeeld is een verandertraject dat we begeleiden voor Rijkswaterstaat. Na een verkenningsfase was ons eerste idee om in een online Q&A sessie de resultaten te bespreken. Tijdens de verkenning kwamen we echter tot het inzicht dat een korte online sessie niet het beste paste. Er was behoefte om het gesprek te voeren én elkaar offline te ontmoeten. Zo gezegd, zo gedaan. Anderhalve week voor de bijeenkomst boekten we een locatie, breidden het facilitatorteam uit en maakten we een sessieplan voor een dagdeel. Dat werd enorm gewaardeerd én leverde heel veel nieuwe en nuttige inzichten op. Goed dat we afweken van ons plan dus. Zij blij, wij blij!

Geef voldoende keuzemogelijkheid

Als mensen zelf voor iets kunnen kiezen, vergroot je de intrinsieke motivatie. Wil je iets testen? Doe een enthousiaste oproep en laat mensen zich opgeven. En geef mensen ook tijdens bijeenkomsten zelf veel keuzevrijheid. Door bijvoorbeeld te kiezen over een thema waar ze graag over willen meepraten. En verwacht je veel weerstand op een onderwerp? Start je sessie dan met een klaag- en droommuur, waarop ze bij binnenkomst kunnen noteren wat ze dwars zit en wat ze graag zouden willen bereiken. Hierdoor kunnen mensen even hun ‘ei’ kwijt en dat lucht letterlijk op. Kunnen ze daarna meedenken op de inhoud!

Goede communicatie is key

Dit lijkt een inkopper – en is het misschien ook wel. Maar toch worden hier vaak kansen gemist. Want hoe vaak gebeurt het niet dat er na een goede startsessie mooie dingen worden ontwikkeld, maar er geen communicatie is over het vervolg? Vanuit STORMPUNT zien we communicatie als één van de succesfactoren voor een verandertaject. En dat pakken we graag ook creatief aan. Met een prikkelende naam voor het traject, een herkenbare vormgeving en leuke communicatievormen. Een uitnodiging of teaser per post voor een sessie, of een update in de vorm van een filmpje? Het doet écht een hoop en maakt mensen enthousiast om een bijdrage te (blijven) leveren.

Leg in een verandertraject vooral ook vast wat je doet. Welke stappen doorloop je in het proces? Wat zijn de belangrijkste inzichten? Waar ga je mee verder en waarmee niet? Voor het draagvlak helpt het enorm om de uitkomsten inzichtelijk te maken en te delen met betrokkenen. Ook met diegenen die alleen bij de start aanwezig waren. Ook voor hen is het juist fijn om in de tussentijd geïnformeerd te blijven. Zo zien ze dat er iets gebeurt met hun input en geef je hen de kans om tussendoor weer te reageren of aan te haken.

Accepteer dat niet iedereen erachter staat

Dit hele verhaal klinkt natuurlijk heel leuk. Maar in de praktijk zijn er ook altijd mensen die niet achter je verhaal of idee staan. Die sceptisch zijn of weerstand hebben. Ergens in het proces maak je met elkaar een keus om iets wel of niet te gaan doen – en is dat wat het is. De kunst is om te zorgen dat je de mensen die willen en enthousiast zijn verzameld en in de actiestand krijgt.

In 1962 beschreef Evert Rogers verschillende categorieën mensen die allemaal op een andere manier veranderingen accepteren. Van de innovators die elke verandering fantastisch vinden, tot de laggards die pas meegaan met een verandering als ze écht moeten. Focus je in een verandertraject vooral op de early adaptors en de early majority. Als je deze groep meehebt, heb je een goede basis om de verandering door te voeren.

Zorg voor mooi materiaal, waarmee mensen kunnen shinen

Tot slot: zorg uiteindelijk voor mooi materiaal, waarmee in de organisatie mensen kunnen shinen met het resultaat. Van een prachtig vormgegeven visiespel, tot een procesplaat die je steeds weer kunt gebruiken. Of ‘gewoon’ een handige set basissheets die iedereen in de organisatie kan gebruiken om het verhaal te vertellen. Maak het makkelijk om de visie, plannen of het idee te delen door iedereen die dat wil. Zo zorg je niet alleen voor draagvlak, maar maak je het voor mensen ook makkelijk om in actie te komen!

Een mooi voorbeeld hiervan is de gemeente Deurne, die we een tijd geleden hielpen met het ontwikkelen van hun organisatievisie. Het communicatiemateriaal dat we voor dit traject ontwikkelden wordt nu overal gebruikt. In Talent Cafés om nieuw personeel aan te trekken, maar ook de visieslide als start bij een presentatie bij een bezoek vanuit het ministerie. Mooi om de spin-off hiervan op onze timeline te zien – zo breng je een visie stap voor stap ook samen in de praktijk!