Een gedragen visie en strategie: zo doe je dat!

Mei 2025, Lisa Unlandt

“We willen niet op de zolderkamer met het MT een strategie gaan schrijven, maar een visie of strategie ontwikkelen die echt wordt gedragen door medewerkers. Hoe doen we dat?”. Met een interactief traject waarin je medewerkers, stakeholders, klanten, gebruikers en anderen betrekt! Onze do’s en don’ts daarvoor delen we met je in deze blog.

Trendbreuk

Vaak gaat het zo: het MT schrijft een visie, de stip op de horizon, en bedenkt wat de medewerkers moeten gaan doen om de organisatie ook in de toekomst draaiende te houden: de strategie. De medewerkers die dat moeten gaan doen? Die hebben niet echt inspraak. Ze horen wel wat ze in de uitvoering moeten doen, maar zijn niet echt (of eigenlijk: echt niet) betrokken.

Gelukkig draait dit de laatste jaren bij. Steeds vaker willen organisaties de inzichten van hun medewerkers (en, nog spannender, andere stakeholders of zelfs klanten) meenemen in hun visie, strategie of jaarplan. Zodat je een gedragen visie en strategie krijgt en mensen zich niet alleen betrokken voelen, maar ook eigenaar. De grote vraag blijft: hoe doe je dat eigenlijk, mensen meenemen? Waar moet je op letten en hoe zorg je dat je met respect voor ieders mening tot een mooi eindproduct komt?

In deze blog delen we hoe we dit in grote lijnen bij STORMPUNT aanpakken. We delen welke onderdelen meestal terugkomen in een visie- of strategietraject, waarmee we je aanraden om rekening te houden en wat een nieuwe strategie betekent voor de communicatie. Uiteraard is dit véél te veel om ‘eventjes in een blog te proppen’, maar hopelijk geeft het je een eerste beeld. Heb je hier vragen over, neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag!

Opzet strategietraject

Grofweg kun je een visie- of strategietraject opdelen in zes fases:

• Fase 1: Uitgangspunten boven tafel
  In deze eerste fase halen we op wat er al aan uitgangspunten ligt. Zijn er meerjarenstrategieën waarmee we rekening moeten houden? Bepaalde punten die essentieel zijn voor stakeholders? Wat zijn no-go’s of wat staat al vast? Bestaande thema’s waarbinnen de visie of strategie moet vallen? Met andere woorden, de inhoudelijke uitgangspunten voor het traject.

• Fase 2: Ophalen van input
  Wanneer bekend is wat de kaders zijn, halen we input op voor de visie, strategie. Dit doen we vaak in meerdere world cafés met een diverse groep mensen of in een ééndaagse Hackathon: medewerkers uit alle lagen uit de organisatie, stakeholders, afgevaardigden uit gremia als OR of Raad van Toezicht

• Fase 3: Schrijven rode draad
  Met alle input op zak – en dat zijn doorgaans honderden papieren post-its – gaan we aan de slag met het digitaliseren, analyseren en verwerken tot een rode draad.

• Fase 4: Checken rode draad
  Tijd om de rode draad te checken! Dat doen we vaak in meerdere stappen: eerst checken we de rode draad met het MT. We vragen hen te checken of ze zich kunnen vinden in wat er staat. Daarbij is er geen ruimte om nieuwe dingen aan te dragen – anders krijg je alsnog zo’n ‘zolderkamer-strategie’ – maar wel om te tweaken. En altijd organiseren we een check-sessie op open inschrijving voor iedereen die input heeft geleverd. De feedback die daaruit voortkomt verwerken we en tadaaa! De belangrijkste bouwsteen – de rode draad – is gelegd voor het schrijven van het visiedocument of strategiedocument.

• Fase 5: Schrijven van de visie of het strategiedocument
  In de vijfde fase schrijf je het visie- of strategiedocument. Het kan natuurlijk ook een (koers)notitie of het beleidsdocument zijn. Hoe je het ook wil noemen: hét document met de rode draad als basis.

• Fase 6: Maak een populaire versie
  Dikke aanrader: maak ook een populaire versie van het document. Dat zit zo: vaak is zo’n notitie een document dat aan de richtlijnen van de organisatie moet voldoen. Om te voorkomen dat het document in de (digitale) la belandt, maak je óók een mooi opgemaakte versie die je vervolgens deelt met de brede groep die je betrokken hebt – want die wil je natuurlijk een terugkoppeling geven. Ter inspiratie: eerder maakten we voor GGD Hart voor Brabant en GGD West-Brabant bijvoorbeeld de basis voor deze versie om te delen met een breed publiek.

Deze fases komen ook terug in trajecten die we eerder hebben begeleid, zoals een nieuw jaarplan voor De Wever en de visie op landbouw voor de provincie Flevoland. Ga je er zelf mee aan de slag, dan is het handig om een aantal do’s en don’ts in je achterhoofd te houden. Komen ze!

#1 Geen lineair proces

Zo klinkt het best simpel hè? De praktijk is – je raadt het al – weerbarstiger. Want een visie of strategie opstellen is geen kwestie van ‘ABC leidt tot D’. Integendeel. De organisatie stopt niet met ontwikkelen als de strategie klaar is, omdat alles binnen een organisatie met elkaar verweven is. Van de ‘richting’ (missie, visie, strategie) tot de ‘inrichting’ (mensen, inrichting/structuur, resultaten, middelen, cultuur en ketens).

Daarom zoeken we vaak de ‘middenstip’ op, om vanuit Creative Problem Solving-gedachtegoed de situatie te overzien en verder te gaan waar dat het hardst nodig is. Kortom: geen lineair proces, wél een proces waarbij we scherp blijven kijken wat er nodig is. Vinden we zelf waardevoller dan een afvinklijstje.

#2 Wees voorbereid op verrassende uitkomsten

Meermaals gebeurd: organisaties die aankloppen om ‘gezamenlijk een visie of een strategie vorm te geven’ maar stiekem al een heel idee hebben voor de uitkomst. Waardoor ze het traject eigenlijk zien als het toetsen van het beeld dat ze al hebben bedacht. En daardoor – oeps – niet open staan voor andere uitkomsten… We snappen het: ’t is comfortabeler om alle touwtjes in handen te houden, maar besef dat er dan geen sprake is van het gezamenlijk ontwikkelen van de strategie. En draagvlak dus heel, héél ver te zoeken is. Niet ideaal, en daarom is het devies: bereid je voor op verrassende uitkomsten.

#3 Oost-west, strategie best

Over die verrassende uitkomsten gesproken: het gebeurt, maar niet per definitie. Het (her)ijken van een visie of strategie hoeft niet altijd tot iets compleets anders te leiden. Dus als je vorige visie of strategie ‘noord-oost’ is, en je zelf zit te denken aan ‘zuid-west’, maar uit de rode draad blijkt dat het ‘zuid-oost’ wordt, dan is dat wat het is. Het gaat om goed ophalen wat er speelt en waar behoefte aan is om je organisatie toekomstbestendig te maken. Dat weegt zwaarder dan de wens om het roer eens compleet om te gooien.

#4 Nodig een breed scala aan mensen uit

Open deur, maar waar: als je breed input wilt ophalen, moet je zorgen voor een breed publiek. Nodig dus niet alleen de usual suspects uit, maar allerlei typen medewerkers. Van de koffiedame tot de projectleider en van de stagiair tot de adviseur: ieders input is waardevol. En beperk je zeker niet tot alleen medewerkers, maar nodig ook stakeholders uit. Mensen van buitenaf die op een manier verbonden aan je organisatie zijn zien dingen die jij niet ziet. En dat is alleen maar handig, met het oog op de toekomst!

Werk je bij een organisatie die zich inzet voor maatschappelijke vraagstukken? Overweeg dan ook om jouw klanten, jouw gebruikers, of burgers of inwoners uit te nodigen. Kind reminder: dat zijn de mensen waar je het voor doet. En dus is hun input belangrijk.

#5 Anders denken, anders doen

Of je nieuwe visie of strategie uiteindelijk drie graden naar links gaat of een 180 graden zwieper maakt: het is vernieuwing, en vernieuwing gaat makkelijker als je ervoor openstaat. Daarom zetten we bij de start van een langer traject altijd een creatieve oefening of breincollege in. Zo spreken mensen vanaf het begin dezelfde taal en delen ze dezelfde patroondoorbrekende oefeningen en ervaringen waar ze later op terug kunnen pakken. Ze warmen hierdoor op voor verandering, waardoor het soepeler gaat om met een open blik input te geven over de toekomst van je organisatie.

#6 Sluit aan met je communicatie

Visie of strategiedocument klaar? Dat is het tijd om ‘m de wereld in te slingeren! Daarbij is het belangrijk om goed te kijken naar je doelgroep en te zorgen dat de taal en vorm past bij de lijn van de organisatie. Moet de nieuwe visie of strategie bijvoorbeeld naar een minister, dan verwerk je de rode draad in een beleidsstuk. Hang je de strategie steevast op aan een strategiekaart? Wijk hier dan niet van af. Maar anderzijds: kies ook voor anders-dan-anders vormen om je strategie breed te delen. Een prikkelende vorm maakt het kennen en doorleven van de strategie een stuk aantrekkelijker voor medewerkers en andere stakeholders.

#7 Laat de visie of strategie landen

Supergoed als je écht samen de strategie of visie hebt ontwikkeld, maar dan ben je er nog niet. Want hoe laat deze goed landen binnen de organisatie? Of bijvoorbeeld bij nieuwe medewerkers? Wij ontwikkelen hier graag spellen voor, waarbij je al spelende een hoop leert over de strategie en hoe je hieraan invulling kunt geven in je eigen werk. Zo ontwikkelden we eerder al visiespellen voor onder meer GGD Hart voor Brabant en GGD West-Brabant, gemeente Deurne en gemeente Diemen, die inmiddels helemaal zijn ingeburgerd in de onboarding. Ook een visiespel maken? In deze blog delen we onze belangrijkste tips en tricks.

Zo, een hoop do’s en don’ts. We hopen dat ze je helpen om tot een visie of strategie te komen waar tot vér buiten de zolderkamer draagvlak voor is én die niet in een la van een (digitale) archiefkast belandt. Op naar de toekomst!