Een wervelend World Café: onze tips, tricks en werkvormen

Maart 2025, Lisa Unlandt

Een nieuwe visie, koers of strategie: die start altijd met het ophalen van input. En steeds vaker willen organisaties daar ook zoveel mogelijk mensen bij betrekken. Daarom stellen we geregeld voor om met een opdrachtgever het café in te duiken. Figuurlijk dan: een zogeheten ‘World Café’ is een hele fijne manier om in korte tijd héél veel nuttige input op te halen. In deze blog lees je wat het is, delen we handige tips en tricks én onze favoriete World Café-werkvormen met je.

World Cafés

Even terug naar het begin. World Cafés. Wat zijn dat? Het World Café werd in 1995 uitgevonden door Juanita Brown en David Isaacs in Californië. Het komt neer op een grote groep die wordt opgesplitst in kleinere subgroepen, die elk over een ander deelonderwerp in gesprek gaan. Elke subgroep doet dat aan een aparte thematafel – net als in een café dus. Alle deelonderwerpen samen vormen het hoofdonderwerp. Door met zo’n grote groep aan de slag te gaan maak je optimaal gebruik van de wijsheid van de groep. En door in subgroepen te werken maak je het toegankelijk en laagdrempelig voor deelnemers om input te delen. Win-win!

World Cafés bij STORMPUNT

Wij organiseren geregeld World Cafés voor grote groepen, waarbij we met zo’n 6 tot 8 deelnemers per tafel in gesprek gaan en met verschillende werkvormen zoveel mogelijk input ophalen. Waar het kan gaan we ook aan de slag met het maken van keuzes of het aangeven van prioriteit. De werkvormen stemmen we af op het doel of de vraag van de opdrachtgever bij een deelonderwerp. Daarbij gaan we vaak uit van twee ‘gewone rondes’ van 45 à 50 minuten en één ‘flitsronde’: elke deelnemer kan dus over twee subonderwerpen meepraten en krijgt in de flitsronde de gelegenheid om langs alle tafels te lopen, te kijken wat er al ligt en aan te vullen. Bij elke tafel zit een facilitator die een werkvorm begeleidt. En elke tafel heeft een andere werkvorm, zodat het voor deelnemers lekker afwisselend blijft. We noemen het trouwens zelden een World Café, maar passen de naam aan naar het onderwerp van de sessie. Zo faciliteren we Toekomst Cafés, Visie Cafés, Landbouw Cafés… noem maar op!

Eerder deelden we al 7 tips voor sessies met grote groepen, waarin we ingaan op de opbouw van zo’n sessie. In deze blog gaan we dieper in op onze favoriete werkvormen en delen we aanvullende handige tips & tricks voor World Cafés.

#1 Start met een dump

Na een korte voorstelronde en de introductie van het onderwerp raden we je sterk aan om altijd ruimte te maken voor een dump. Dat is de input die naar voren komt wanneer de facilitator van de tafel het onderwerp heeft geïntroduceerd. De eerste knelpunten, inzichten en ideeën. Houd je daar geen tijd voor vrij, dan snij je jezelf enorm in de vingers. Want die input, die hebben mensen al gelijk. En als je die niet ophaalt, in een sessie waarbij het nota bene draait om input ophalen, dan geeft dat onrust. Dus hup, start met die dump. En een tip: benoem het richting de deelnemers niet als ‘dump’, want ‘dumpen’ klinkt toch wat ongezellig.

#2 Afwisselende werkvormen

Deelnemers maken tijd voor jouw World Café en leveren waardevolle input, dus laten we het voor hen zo leuk mogelijk maken! Wij doen dat door afwisselende werkvormen te gebruiken. Elk onderwerp, en dus elke tafel, heeft z’n eigen werkvorm. Die werkvorm is afgestemd op wat de opdrachtgever beoogd op te halen per deelonderwerp. Ook een voordeel: zo doen deelnemers nooit twee keer hetzelfde. Inmiddels hebben we een flinke berg aan toffe werkvormen, maar ter inspiratie zijn dit enkele van onze favorieten.

PLAYMOBIL

Om visueel te maken hoe onderwerp X er over 10 jaar uitziet, gebruiken we graag PLAYMOBIL pro. We vragen deelnemers dan om in korte tijd hun toekomstbeeld te bouwen. Dat hoeft niet super letterlijk, juist conceptueel werkt hierbij goed. Maak daarna een rondje waarin iedereen kort zijn of haar toekomstbeeld toelicht aan elkaar en laat een van de andere deelnemers op een post-it in kernwoorden meeschrijven wat ze bedoelen met hun beeld. Daarna mogen ze stemmen op de concepten die naar voren komen, bijvoorbeeld bij welke concepten de organisatie wel of niet een rol heeft te vervullen.

Stellingen

In hoeverre ben je het eens met stelling X? Om daar inzicht in te krijgen werken we vaak met stellingen. Zo plakken we met tape vaak een streep in het midden en laten we deelnemers stemmen door aan de voor hen passende kant van de streep te gaan staan. Of we gebruiken een spelbord. Op dat spelbord staat een schijf met daarop ‘mee eens’, ‘neutraal’, ‘oneens’ (en soms ook: ‘ik heb een alternatief!’). Iedere deelnemer kiest een attribuut en bij elke stelling geven deelnemers input door hun attribuut op de voor hen passende plek op het spelbord te plaatsen. Extra leuk is het om deze werkvorm te tweaken naar het onderwerp. Bij de Landbouw Cafés voor de Provincie Flevoland regelden we als attribuut bijvoorbeeld mini tractors in verschillende kleuren.

Speel met associatietechnieken

Wat zou Italië doen om het probleem op te lossen? En wat zou Madonna doen? Of HEMA? Door vanuit een ander perspectief te kijken naar het vraagstuk kom je op hele andere ideeën. Haal daarbij eerst op waar je de ‘inspiratiebron’ van kent (bij Italië bijvoorbeeld: pasta en pizza, zonnig weer, samen eten met grote families) en associeer vervolgens door op hoe Italië en de aspecten die daarbij horen het vraagstuk zouden oplossen. Ook hier geldt: extra leuk om bij het thema van je World Café aan te sluiten. Kruip bijvoorbeeld in de huid van een winterpeen als je gaat verkennen wat je nodig hebt voor meer biodiversiteit.

Werk beeldend

Al pratende kan je heel veel input ophalen, maar voor de afwisseling werken we ook graag met beeldende werkvormen. Maak bijvoorbeeld een moodboard dat jouw visie op het onderwerp visualiseert, aan de hand van een berg oude tijdschriften. Of vraag deelnemers om te tekenen wat ze belangrijk vinden. Net als bij PLAYMOBIL is het fijn om in steekwoorden op post-its te noteren waar elk getekend of geplakt onderdeel voor staat. Dat maakt het bij het uitwerken van de resultaten een stuk makkelijker!

Money money money

Hoe zou jij het budget dat er is voor een project verdelen? Laat deelnemers eens stemmen met geld! Want iedereen snapt: je kunt elke euro maar één keer uitgeven. Een tijdje terug gebruikten we deze stemmethodiek tijdens een sessie voor een woningcorporatie Woongroen. Met speciaal ontwikkelde bankbiljetten mochten ze hun geld uitgeven (en daarmee stemmen) op verschillende thema’s. Wij zorgden voor een stembus per thema en gaven alle deelnemers een stapeltje van 10 biljetten van 10 nep-euro’s. Ze mochten zelf weten of ze al hun geld op één onderwerp inzetten of het breder verdeelden.

#3 Expert aan tafel

Werk je aan een complex onderwerp? Dan is stap 1: maak het behapbaar. Maar ook als het behapbaarder is, zijn sommige onderwerpen nog steeds best ingewikkeld. Daarom schakelen we soms experts in, die we het onderwerp laten inleiden. Iemand die er veel vanaf weet en als vraagbaak kan dienen. En let op: dit is dus iemand anders dan de facilitator. Daarna ga je door met een ideedump en creatieve werkvorm, maar blijft de expert zitten om te functioneren als vraagbaak. Zo kun jij als facilitator echt op de procesbegeleiding richten, en is de expert er voor de inhoud.

#4 Zorg voor een goede terugkoppeling

Hoe interessant ook: als deelnemer kun je nooit over álle onderwerpen uitgebreid meepraten. Daarom vinden we het des te belangrijker om een goede terugkoppeling te geven. Dat doen we vaak door na de twee rondes alle facilitators in ongeveer één minuut plenair een terugkoppeling te laten geven en een uitnodiging waar deelnemers in de flitsronde nog over kunnen meedenken. Of laat groepjes langs de thematafels gaan, waar de facilitators het steeds in klein comité terugkoppelen.

#5 Doe een flitsronde

Daarna is er tijd voor de flitsronde die we hierboven al even kort beschreven. Door eerst terug te koppelen, is het veel makkelijker om in zo’n snelle flitsronde (vaak 15 minuten) input achter te laten; je hebt al een beeld van wat er opgehaald is – en wat er dus nog mist. Tijdens de flitsronde heb je als deelnemer de gelegenheid om alle thematafels rond te gaan en input achter te laten. Zo kun je, ondanks beperkte tijd, tóch overal je ideeën of inzichten delen.

Tot slot

Input opgehaald? Vertel deelnemers dan wanneer ze een vervolg kunnen verwachten. Wij digitaliseren de post-its altijd na afloop, clusteren ze en analyseren ze om er een rode draad uit te halen. Dit is trouwens geen ‘klusje voor tussendoor’, maar wel heel erg de moeite waard want het levert altijd heldere inzichten op. Na het distilleren van de rode draad organiseren we vaak een checksessie voor een aantal deelnemers. Daarin checken we – zoals de naam al doet vermoeden – of ze de input uit de cafés voldoende terugzien. Die rode draad vormt vervolgens de basis voor bijvoorbeeld een visie of strategie. Zo’n World Café is dus echt pas het begin, maar… een goed begin, is het halve werk!