Sessie met een grote groep? Onze tips en tricks

Maart 2024, Esther van der Storm

Je kent het vast wel. Met een grote groep mensen kom je bij elkaar rondom een thema. De ene na de andere presentatie wisselen elkaar af…. echt veel interactie is er niet. Terwijl co-creatie en samen iets ontwikkelen wél het doel is. Kan dat ook met een grote groep? Jazeker! Vanuit STORMPUNT begeleiden we regelmatig sessies met een grote groep, waarin we thema’s verkennen, ideeën bedenken of een visie vormen voor de toekomst. We noemen dit vaak café sessies, omdat onze aanpak gebaseerd is op de World Café methodiek. Hoe we dat doen? Onze belangrijkste tips en tricks delen we met je in dit blog.

Wat is ‘een grote groep’?

Laten we eerst maar met de hamvraag beginnen: wanneer is een groep precies ‘groot’? Vanaf 25 tot 30 personen spreken wij van een sessie met een grote groep. Je kunt dan met twee facilitators niet meer lekker een groep begeleiden, daar is een andere aanpak voor nodig. Vaak krijgen wij de vraag of er ook een maximum aantal deelnemers is voor de groepen die we begeleiden. In principe niet, maar omdat wij in subgroepen werken die door facilitators worden begeleid zit er vaak een grens aan de hoeveelheid mensen met wie je een sessie kunt en wilt begeleiden. In de praktijk werken wij vaak met een maximum van zo’n 100 deelnemers, al maken we daar weleens een uitzondering op.

Het Café in

Een sessie met een grote groep noemen we vaak een café. Dat komt omdat onze aanpak gebaseerd is op de World Café methodiek. Het World Café is een beproefde methodiek om op een creatieve manier met een grote groep mensen thema’s te verkennen of ideeën te bedenken. Eén van de kenmerken van een World Café is dat de verschillende thema’s worden besproken in subgroepen, aan zogenaamde ‘cafétafeltjes’. In de praktijk variëren we lekker met de naamgeving van de sessies. Een Visie Café wanneer de sessie gericht is op het ontwikkelen van een visie, of een Value Café wanneer we focussen op kernwaarden van een organisatie. Toekomst Cafés, Vitaliteits Cafés of Participatie Cafés, je kunt het zo gek niet bedenken of we hebben ze gedaan. De luchtige sfeer en openheid die je associeert met een café komt in elke sessie terug!

Doel

In dit blog geven we geen standaard aanpak voor een sessie met een grote groep. Dat kan ook helemaal niet, omdat alles valt of staat met het doel van je bijeenkomst. Wat wil je bereiken en welke aanpak past daarbij? Wil je mensen vooral inspireren en informeren? Dan is een co-creatie sessie zoals we in dit blog beschrijven minder geschikt. Met een interactieve workshop kom je dan een stuk verder. Maar wil je samen iets ontwikkelen, verkennen of juist ideeën ontwikkelen? Voor zo’n co-creatie sessie is een interactieve Café-sessie dan weer erg geschikt.

Over de praktische zaken die komen kijken bij een café-sessie kunnen we een apart blog schrijven. Van zaalopstelling tot alle materialen, de informatie vooraf richting deelnemers met eventueel een prikkelende teaser: je kunt hier je sessie echt mee maken of breken. En denk ook vooral aan een ruimte die groot genoeg is, met voldoende ruimte voor losse tafels en om vrij te bewegen. Ook belangrijk is dat er veel licht en goede catering is. Dat helpt bij het creëren van een fijne sfeer.

Goed, genoeg over de zaken die er bij de voorbereiding komen kijken. Tijd om zo’n sessie in te duiken, want hoe pakken we dat nu aan? We delen onze zeven tips voor een sessie met een grote groep:

#1   Interactief vanaf de start

Eerst starten met een hele sloot presentaties? Niet doen. Daarmee zet je mensen in de luister-stand, terwijl je juist veel interactie wilt creëren. Na een kort welkom starten wij dan ook altijd met een korte kennismakingsoefening. Onze favoriet met grote groepen is onze kennismakingsbingo. Geef iedereen een – liefst op maat gemaakte – bingokaart en laat de deelnemers in korte gesprekjes elkaar vragen stellen. ‘Kun jij een radslag’, of ‘werk jij al langer dan vijf jaar in de organisatie?’ zijn typische vragen die wij op zo’n kaart zetten. En degene met een volle kaart wint een prijs. Het voordeel van zo’n werkvorm? Iedereen komt in beweging en je zorgt meteen voor een luchtige sfeer. Daarnaast gebruiken alle deelnemers hun stem. En dat gaan ze de rest van de sessie nog veel vaker doen.

#2   Opwarmen

In onze sessies gebruiken we creativiteit als hulpmiddel om te dromen over de toekomst, een vraagstuk te verkennen of juist ideeën te ontwikkelen. Daarvoor is het fijn als deelnemers even zijn ‘opgewarmd’. Zie het als een workout voor je brein, waarbij je – net als dat je gaat sporten – eerst zorgt voor een goede warming-up. Via diverse opwarmoefeningen laten wij deelnemers ervaren hoe je buiten bestaande kaders denkt, wat het effect van ideekillers is en hoe creatieve spelregels in het proces helpen om samen verder te komen. Zo leg je een goede basis voor de inhoud.

#3   Werken in subgroepen

In een Café-sessie werken we in kleine subgroepen van zes tot acht deelnemers samen. Dat doen we aan aparte tafels, waarin in kleine teams wordt gewerkt aan een bepaalde vraag. Hoe we dat inrichten verschilt per bijeenkomst en is afhankelijk van het doel dat we willen bereiken. Soms doorlopen de groepen allemaal hetzelfde programma, maar vaak werken we met verschillende thema’s. In rondes van 45 minuten kunnen deelnemers dan tijdens de sessie aan twee verschillende thema’s meewerken. Zo kiezen zij zelf voor onderwerpen waar ze graag hun energie en tijd in willen steken.

Belangrijk bij een Café-sessie vinden wij dat je het maximale uit de beschikbare tijd haalt. Daarom laten we zo’n proces altijd begeleiden door een facilitator uit onze Facilitator Pool. Die zorgt ervoor dat iedereen aan bod komt, bewaakt de tijd en checkt of alles goed wordt vastgelegd. Zodat alle inzichten niet vervliegen en je er later goed mee verder kunt!

#4   Voor elk thema een eigen werkvorm

Werken we met verschillende thema’s tijdens een Café-sessie? Dan kiezen wij voor elk onderwerp een passende werkvorm. Want niet elk thema kun je nu eenmaal op dezelfde manier uitdiepen. Voor het ene onderwerp werkt een ouderwetse post-it brainstorm het beste, waarbij we de deelnemers uitdagen om buiten kaders te denken met associatietechnieken zoals de superorganisatie. Een ander thema is meer visiegericht, waarvoor we PLAYMOBIL pro gebruiken. Of we werken de kansen en knelpunten rondom een thema uit in de vorm van een ‘droom en een draak’. Het zijn maar drie voorbeelden van een heel arsenaal van werkvormen dat je kunt toepassen in een subgroep. Hoe dan ook: zowel voor het resultaat als voor de deelnemers is het goed en leuk als je daar de afwisseling in zoekt.

#5   Interactieve terugkoppeling

Het werken in subgroepen maakt dat je altijd zaken mist. Wat is er aan andere tafels bedacht of uitgewerkt? Een sessie zonder terugkoppeling is wat ons betreft dan ook een no go, al is het maar omdat het deelnemers altijd een onaf gevoel geeft. Maar elk groepje een standaard presentatie laten maken is niet altijd de meest energieke manier. We variëren daarom vaak met een flitsronde, waarbij iedereen kan langslopen bij de andere groepen om te lezen wat zij hebben gedaan en daar aanvullingen op kunnen doen. Zo houd je de energie hoog.

#6   Denk vooraf na over het vervolg

Aan het einde van de sessie is het belangrijk om duidelijk aan te kunnen geven wat er met de resultaten wordt gedaan. Wanneer gaan de deelnemers er verder mee aan de slag, of krijgen zij een terugkoppeling? Zorg ervoor dat je dit vooraf goed hebt uitgedacht, zodat het niet een slap ‘we nemen het mee en je hoort nog wel een keer van ons’ verhaal wordt. En wil je de groep actief blijven betrekken? Dit is ook het moment om een oproep te doen, bijvoorbeeld voor een kleine groep die de resultaten verder gaat concretiseren.

#7   Sluit met energie af

En dan sluit je de sessie af. Heb je er tijd voor, dan is een afsluitende oefening een fijne om te doen. Laat iedereen noteren welk inzicht of idee zij zelf gaan toepassen in hun dagelijks werk en doe korte speeddate rondes waarin zij dit delen met anderen. Maak een grote groepsfoto waarin iedereen een pose aanneemt van hoe zij de sessie hebben ervaren. Of creëer een grote woordenwolk op de muur met feedback over de bijeenkomst. Wat je ook doet: sluit het lekker af. Zodat alle deelnemers met energie de zaal verlaten!