Keuzes maken met groepen: onze tips

Oktober 2024, Lisa Unlandt

Werk je samen in een proces, aan een toekomstvisie of een oplossing? Dan is het belangrijk dat die mensen er wat over te zeggen hebben. Dat ze hun eigen keuzes kunnen maken, zodat ze enthousiast raken om met ‘hun’ idee, visie of project mee te (blijven) doen. Maar hoe doe je dat nu goed met een groep? Waarmee moet je rekening houden en wat zijn fijne werkvormen om met een groep keuzes te maken? Dat lees je in deze blog.

Het belang van keuzes maken met groepen

First things first: waarom is het maken van keuzes met een groep zo belangrijk? Allereerst: omdat je zonder keuzes maken niet verder komt. Want als je alles doet, doe je eigenlijk niks. Om dat te voorkomen bouwen we in vrijwel alle sessies een keuzemoment in. Denk bijvoorbeeld aan het kiezen van de belangrijkste knelpunten, evaluatiepunten of welke elementen je wilt meenemen in de nieuwe visie of strategie van een organisatie. Of welke ideeën je wilt uitwerken in een vervolg. Als je nooit keuzes maakt, heeft je sessie of traject – heel cru gezegd – geen nut. Want heel veel ideeën bedenken is leuk, maar pas als je er handen en voeten aan kunt geven wordt het nuttig. Maarja, dan moet je wel eerst weten wélke ideeën, punten of elementen je uit gaat werken.

Een tweede – minstens zo belangrijk – argument voor het maken van keuzes met groepen, is dat je er draagvlak mee vergroot. Want als alleen jij of een select groepje collega’s voor iets is, dan komt je idee niet veel verder dan een digitale la. Zonde. Draagvlak kun je echter relatief simpel creëren, door je doelgroep van voor af aan te betrekken. Laat ze meebepalen waar het over moet gaan en invloed hebben op de keuzes die je (als projectgroep) maakt. Dan voelt een plan veel sneller als ‘iets van hen’. En je weet hoe het gaat: als iets van jou is, draag je er veel liever zorg voor.

Onze tips

Goed, genoeg redenen om keuzes te maken met een groep. Maar hoe zorg je nou dat iedereen aan bod komt en je tot een gedragen beslissing komt? Daar zijn wat handigheidjes voor. De belangrijkste zetten we voor je op een rij:

#1   Ga pas remmen als de ideeën boven tafel zijn

Voor alles is een tijd en plaats. Voor keuzes maken met groepen is de convergeerfase de juiste plek. Als je flink uitzoomt, dan zie je dat elk creatief proces bestaat uit een divergeerfase en een convergeerfase. Divergeren gaat om het genereren van zoveel mogelijk inzichten of ideeën. Convergeren gaat daarentegen om het beoordelen van die ideeën en het maken van keuzes. Als je het vergelijkt met autorijden, is divergeren het ‘gasgeven’ en convergeren het ‘remmen’. Beiden heel belangrijk, maar als je ’te vroeg remt’ of tegelijkertijd probeert te gassen en te remmen, dan kom je nergens. Zorg dus dat je pas keuzes gaat maken als alle ideeën boven tafel zijn.

#2   Kies op je gevoel

Vraag deelnemers te kiezen op hun gevoel. Je kunt ellenlang wikken en wegen, maar als je tot een idee wilt komen waar je energie van krijgt, dan is de snelste manier simpelweg opmerken waar je energie van krijgt. Vertrouw op je gevoel. Vaak weet je stiekem al van welke ideeën je ‘aan’ gaat en van welke niet. Sterker nog: dit is wetenschappelijk onderbouwd. In de jaren negentig deed de Portugese neurowetenschapper Antonio Damasio onderzoek naar beslissingen nemen. Hij – en later ook andere wetenschappers – ontdekte dat emoties cruciaal zijn. Als je iets leuk vindt, slaat je brein dit op in de categorie ‘goed’, minder leuke dingen krijgen het label ‘slecht’. De volgende keer dat je een beslissing neemt over vergelijkbare kwesties, denk je er niet zoveel meer over na. Je emoties werken dan als een shortcut om keuzes te maken.

#3   Eerst kiezen, dan roepen

Keuzes maken kun je op veel verschillende dingen doen. Een beproefde methode is het plakken van stemstickers op de post-its waarop de favoriete ideeën zich bevinden. Da’s een fijne en snelle manier om te zien welke ideeën favoriet zijn, want daar zitten simpelweg de meeste stickers op. Er is echter wel een grote ‘maar’ bij deze techniek: als één of meerdere deelnemers er als de kippen bij zijn met het plakken van hun stickers, dan beïnvloeden ze de langzamere kiezers enorm. Ongewild gaat de aandacht dan uit naar de post-its waar al stickers op zitten en als kiezer is het dan vrij lastig om niet mee te gaan in de ‘group think’.

Gelukkig kun je dit makkelijk ondervangen. Nummer daarvoor alle post-its en geef deelnemers de opdracht om de nummers van hun favoriete ideeën te noteren. Zodra iedereen die genoteerd heeft wissel je als deelnemer de nummers uit met je buurmens, en plakken jullie voor elkaar de stickers op de post-its. Pas daarna voer je er met elkaar het gesprek over – zo beïnvloed je elkaar niet.

#4    Waar doen we het voor?

Vaak hebben deelnemers in sessies niet meer helemaal scherp ‘waar ze het ook alweer voor doen’. Het doel of de Hoe Kunnen We-vraag zijn ze tijdelijk even uit het oog verloren. Herhaal daarom de vraag of het doel van de sessie voordat je de groep laat kiezen. Daardoor zit de vraag weer goed in hun achterhoofd om een beslissing te kunnen nemen. Zo kiezen ze niet alleen voor de meest energiegevende, maar ook de best passende ideeën, inzichten of knelpunten.

#5   Kader de kaders

Soms zijn er kaders waarmee je rekening moet houden. Denk aan een beperkt budget, of een (hele) korte termijn waarop iets moet worden gerealiseerd. Zo’n kader kun je in de Hoe Kunnen We-vraag verwerken (“Hoe kunnen we zorgen dat we binnen 6 maanden geen afval meer hebben op kantoor?”), zodat je een lekker prikkelend en ambitieus streven hebt. Heb je dat niet gedaan en wil je een keuze gaan maken uit een al bestaande bups ideeën? Zorg er dan voor dat je de kaders voorafgaand aan het kiesmoment (weer) bespreekt met de groep. Bijvoorbeeld door ze duidelijk op een flip-over te schrijven of ze te verwerken in een powerpoint en deze door te spreken. Check of de kaders helder zijn en geef ruimte aan vragen als die er zijn. Daarna is de groep klaar om te kiezen.

#6   Niet te veel, niet te weinig

Als je kiest aan de hand van stemstickers, hoeveel geef je er dan aan je deelnemers? Daar is een handige formule voor, namelijk: het totaal aantal ideeën gedeeld door het totaal aantal deelnemers. Kies je ideeën vanuit verschillende categorieën, dan deel je de uitkomst van de bovenstaande formule nog eens een keer door het aantal categorieën.  Dat is het aantal stemstickers dat je dan per categorie kunt besteden. Dat ziet er dus als volgt uit:

Aantal ideeën : aantal deelnemers : aantal categorieën = aantal stemstickers per categorie per deelnemer

Kom je op minder dan 3 stemmen uit per categorie? Dan geef je alsnog 3 stemstickers – anders valt er wel heel weinig te kiezen. Met deze formule geef je niet te veel (waardoor bijna álle ideeën een sticker krijgen) en niet te weinig (waardoor er geen meerderheid voor ideeën komt) stemstickers. Precies goed dus!

#7    Wat heb je nodig?

Tuurlijk: idealiter is het fijn als de hele groep het eens is met de gemaakte keuzes. Maar soms leidt dat tot flinke discussies en is het niet haalbaar; zoveel mensen, zoveel wensen. Daarom kun je in sessies ook gaan voor de stem van de meerderheid. Aan deelnemers die niet voor dat punt of idee hebben gekozen vraag je of ze er bezwaar tegen hebben om mee te gaan met de rest. Zo nee, dan kun je door. En is het antwoord ‘ja’? Dan ga je daarover het gesprek aan met de groep. Aanvullend kun je dan vragen ‘wat heb je nodig om mee te gaan met de beslissing van de rest?’. Vaak is er maar een kleine aanpassing of een voorwaarde in de uitvoering voor nodig – waar de groep die al voor een idee koos vaak helemaal oké mee is.

#8    Zorg voor passende werkvormen

Lukraak keuzes maken? Dat is geen strak plan. Beter werkt het om gebruik te maken van werkvormen die je als facilitator een handje helpen. En daar zijn er behoorlijk veel van! We noemden al stemmen met stemstickers, maar je kunt ook de COCD-box inzetten. Daarmee cluster je makkelijk realiseerbare ideeën, maar ook supertoffe ideeën die nog niet 1-2-3 haalbaar zijn en ideeën waar zowel energiegevend als realiseerbaar zijn. Of kies de 20-20 methode (waarbij je ideeën tegen elkaar afzet), de impact matrix (waarbij snel inzichtelijk is welke knelpunten urgent zijn én waar de groep invloed op heeft) of stemmen met je voeten (voor vaart en focus). In onze tool Werkvormen met Impact vind je meer dan 85 verschillende werkvormen met handige how-to’s, waaronder veel kies-werkvormen.

Hatsa! Met deze 8 tips laat je de ‘kiespijn’ achterwege en ben je helemaal klaar om keuzes te maken met groepen. We wensen je er veel plezier mee, op naar mooie concrete resultaten!