Weg met de saaie vergaderopstelling!

Augustus 2021, Esther van der Storm

 

Steeds vaker gaan we weer op locatie aan de slag met trainingen en sessies. Zowel in hybride optelling als ‘gewoon ouderwets’ met een groep. Maar van de standaard vergaderopstelling die je vaak terugziet op locaties worden we niet gelukkig. Met deelnemers netjes zittend aan een u-vormige tafel is het minder lekker brainstormen. Dat kan dus beter! Hoe je de ruimte voor je creatieve sessie dan wél goed inricht? Dat lees je in deze blog.

 

Het effect van de locatie

Een sfeervolle locatie doet meteen veel goeds voor je creatieve sessie. Voldoende licht en ruimte, creatieve materialen en lekkere koffie: het zorgt bij deelnemers meteen voor een prettiger humeur. Het liefst begeleiden we creatieve sessies op een voor deelnemers externe locatie, bijvoorbeeld op onze eigen StormCentrale in Utrecht. Het voordeel is dat deelnemers zo letterlijk ‘uit hun patronen’ stappen, doordat ze niet op hun reguliere kantoor aan de slag gaan. Daarnaast voorkom je dat deelnemers er tussendoor toch even tussenuit piepen, of tussentijds achter hun computer kruipen.

 

Dat gezegd hebbende is het niet altijd mogelijk om op een externe locatie de sessie te organiseren, bijvoorbeeld vanwege budget. Vaak genoeg gaan we met groepen aan de slag op hun eigen kantoor. De ruimtes en standaard vergaderopstelling nodigen lang niet altijd uit tot creativiteit. Maar in de loop der jaren hebben we flink wat trucs gevonden om een saaie zaal om te toveren tot een prettige ruimte. Een paar leuke posters met inspirerende quotes doen al veel goed!

 

De basis op orde

Bij iedere locatie waar we aan de slag gaan checken we vooraf welke voorzieningen er aanwezig zijn (scherm, internet, flipover, etc.), hoe groot de ruimte is, of er regels zijn waar je je aan moet houden en welke mogelijkheden er zijn rondom catering. Ook vragen we de locatie/organisatie om ons foto’s te sturen zodat we een idee krijgen van de ruimte. Met name de grootte van de ruimte is iets waar veel mensen zich in vergissen. Voor een brainstormsessie wil je zowel in een halve kring, als in subgroepen aan de slag kunnen gaan. Daarvoor heb je meer ruimte nodig dan in een vergaderopstelling. En met afstandsregels is een grote zaal al helemaal een must.

 

En dan… kom je na de check op de dag van de sessie aan op locatie. Laat het verbouwfeest beginnen!

 

#1       Wees op tijd

Vrijwel altijd moeten we de zaal flink ombouwen voor een sessie, dus zorg ervoor dat je op tijd bent. Wij zijn standaard een uur voor de start van de sessie aanwezig. Dat geeft je de ruimte om alle tafels aan de kant te zetten (doeg vergaderopstelling!) en te zorgen dat alles ook technisch werkt. Daarnaast kun je even landen in de ruimte, ook dat vinden we fijn. Zo ben je rustig en relaxed wanneer de deelnemers binnendruppelen.

 

#2       Stoelen in een halve kring

We noemden het al eerder, we zetten zelf graag stoelen in een halve maan-opstelling. Zonder tafels ervoor. De reden is dat tafels letterlijk zorgen voor afstand. Daardoor is het lastiger en minder natuurlijk om veel in beweging te komen en je kunt als facilitator minder vrij rondlopen. En werk je in je (hybride) sessie toch met laptops of tablets? Zet voor die onderdelen dan even de tafels terug, of gebruik laptoptafels. Dat werkt in onze ervaring erg fijn!

 

Nog een simpele tip is om te zorgen dat je het aantal stoelen aanpast naar het aantal deelnemers. Kan er lastminute toch iemand niet komen? Zet die stoel dan weg. Een lege stoel geeft continu het gevoel dat er nog iemand komt en dat de groep nog niet compleet is. Ook de positie van de kring ten opzichte van de ingang is belangrijk om rekening mee te houden. Veel mensen vinden het niet prettig om met hun rug naar de ingang te zitten. Is het dus mogelijk daar rekening mee te houden, doe dat dan vooral!

 

#3       Check de techniek

Steeds vaker is de techniek bij zalen soepel geregeld – en onze Appeltjes dragen daar met hun plug & play ook zeker aan bij. Maar regelmatig werkt het supersonische scherm niet direct optimaal. Ook dan ben je blij als je op tijd bent, zodat er iemand van de technische dienst kan helpen. Wij spelen altijd muziek af tijdens sessies en gebruiken soms filmpjes om ons verhaal te ondersteunen. Hiervoor hebben we altijd een draagbaar boxje bij ons, zodat we voor de audio niet afhankelijk zijn van wat er in de zaal aanwezig is. En gebruik je een digitaal whiteboard zoals Miro in je sessie? Dan is het erg fijn om als het mogelijk is een touchscreen scherm te regelen!

  

#4       Leg alles alvast klaar

In ons sessieplan maken we een overzicht van alle stappen in een sessie en welke materialen we op elk moment gebruiken. Post-its, kaartensets, posters en stemstickers: alles nemen we zelf mee. We zijn zelf groot fan van de Neuland materialenkoffers, waarin je in aparte compartimenten alles kunt verdelen. Niet goedkoop, maar echt een must voor trainers en facilitators wat ons betreft! De materialen die we gebruiken leggen we alvast klaar. Zo hoef je er tijdens de sessie zelf niet naar te zoeken en kun je je richten op het begeleiden van de groep.

 

workshop koffer Neuland 

#5       Lekkere koffie en iets te eten

De inwendige mens wil ook wat… en het is handig om daar zelf voor te zorgen. De catering is niet altijd even goed en als deelnemers hangry zijn heb je daar in je sessie behoorlijk veel last van! Wij nemen dan ook flink wat gezonde snacks mee naar een sessie. Denk aan tomaatjes, fruit en nootjes, maar ook energierepen en als afwisseling een grote doos Tony’s Chocolonely. Verder is het fijn als koffie, thee en water in de zaal aanwezig zijn. Zo kunnen deelnemers niet alleen tijdens breaks, maar continu wat te drinken pakken.

  

#6       Gebruik muziek

In offline als online sessies gebruiken we muziek als sfeermaker. Dat doen we zowel bij binnenkomst, maar ook tijdens pauzes of wanneer er in stilte wordt gewerkt. Zorg ervoor dat je playlists voorhanden hebt met zowel uptempo als relaxte muziek, zodat je hiermee kunt afwisselen. Of vraag deelnemers naar hun favoriete muziek, zodat je een unieke playlist voor de groep kunt maken! Tip is om altijd wat muziek gedownload te hebben voor het geval er geen internetconnectie beschikbaar is. Dan kun je daar altijd op terugvallen.

 

#7       Klok in het zicht

Tijd is als facilitator erg belangrijk. Het is belangrijk om goed zicht te hebben op de tijd, zodat je weet wanneer je moet versnellen of er juist meer ruimte is voor een extra werkvorm. Maar voor deelnemers is het juist fijn als jij niet continu op je horloge kijkt. Daarmee wek je de indruk dat de tijd beperkt is, of de groep zich moet haasten. Een simpele tip is om een klokje mee te nemen (bijvoorbeeld op je tablet) die je neerzet op een voor jou zichtbare plek in de ruimte. We hebben ook al regelmatig de klok van de locatie zelf op een andere plek neergezet. Achter de groep – zodat jij er als facilitator makkelijk naar kunt kijken, zonder dat het de groep direct opvalt!

  

#8       Fleur de boel een beetje op

Is de zaal waarin je terecht komt echt saaier dan saai? Fleur de boel dan een beetje op. Dat doe je door post-its neer te leggen met kleurrijke stiften. Wij hangen vaak een aantal van onze Quote Posters op, naast de Ideekiller Poster. Ook dat doet meteen wat voor de sfeer! Of kijk of je een paar kleurrijke stoelen kunt lenen uit een andere ruimte, zodat je afwisseling creëert in de opstelling. Soms zijn het relatief kleine dingen, die heel veel impact hebben op de ruimte!  

In onze eigen StormCentrale hebben we alle tips (en meer!) natuurlijk toegepast. Geen saaie vergaderopstelling bij ons dus! Een keertje langskomen voor een kop koffie mag altijd! En wil je leren hoe je zelf creatieve sessies begeleidt, zowel online als offline? Doe dan mee met ons Creative Facilitator Programma waarin we je leren hoe je dat doet!