7 tips voor een goede intake: zo leg je de basis voor succesvolle sessies

December 2024, Lisa Unlandt

Een goede intake? Da’s het halve werk. Het verschil tussen een sessie die precies aansluit bij de wensen van je opdrachtgever (en ze misschien zelfs overtreft) versus eentje die in meer of mindere mate de plank misslaat, zit vaak al in dat eerste gesprek. Maar hoe haal je nou het meeste uit zo’n intakegesprek? In deze blog delen we 7 tips voor een goede intake.

# 1 Doe je huiswerk

Een intake begint al vóór het eerste gesprek. Vaak zijn de vragen die bij ons de mailbox binnenkomen nogal summier omschreven. Daarom bellen we altijd even met een potentiële opdrachtgever, om te checken of we elkaar goed begrijpen. Als we dan denken dat er een (mogelijke) match is, plannen we de intake. En voorafgaand aan die intake lezen we ons in. Zo checken we standaard de website van de organisatie en verdiepen we ons alvast in het onderwerp van de sessie. Een snelle zoektocht naar relevante terminologie en actuele ontwikkelingen zorgt ervoor dat je tijdens het gesprek makkelijker door kunt vragen.

# 2 Connection before content

Direct de inhoud in? Liever niet. Want als je gaat samenwerken, werkt het veel prettiger als je elkaar al een beetje kent. We zoeken dus eerst de connectie met elkaar op en starten steevast met een korte kennismaker. Bijvoorbeeld: “wat was je eerste bijbaan en wat gebruik je daaruit nog steeds in je werk?”, of een van de andere ruim 200 kennismakingsvragen uit onze StormWaaier. Door een leuke vraag te gebruiken, geef je het gesprek een andere dynamiek dan met een standaard “vertel eens wat over jezelf”.

# 3 Leg uit wat je doet

Ook al lijkt het een enorme open deur: maak in de intake altijd duidelijk wat jouw rol als facilitator inhoudt. Want dat is voor jou misschien wel vanzelfsprekend, maar dat maakt niet dat iemand anders daar hetzelfde beeld bij heeft. Doe dat niet alleen als je aansluit als externe facilitator, maar juist ook wanneer je binnen je eigen organisatie aan de slag gaat. Leg uit wat de opdrachtgever van jou kan verwachten. Denk hierbij aan het begeleiden van het proces, het waken voor de tijd en zorgen dat de doelen worden gehaald. Maak ook duidelijk wat jij van de opdrachtgever verwacht. Zo voorkom je later misverstanden.

# 4 Blijf neutraal

We know: soms is het héél verleidelijk om tijdens de intake al te gaan adviseren over oplossingsrichtingen. Maar echt: niet doen! Jouw taak is om het vraagstuk helder te krijgen, niet om het op te lossen. Houd je rol neutraal en focus je op het stellen van de juiste vragen. Die adviesrol mag je links laten liggen: tijdens de intake én tijdens de sessie zelf. Dat betekent ook dat je niet direct antwoord hoeft te geven op hoe de sessie eruit komt te zien: zorg dat je eerst alle input op tafel krijgt, pas daarna ga je aan de slag met een voorstel.

# 5 Maak direct goede aantekeningen

Maak aantekeningen tijdens je intake. Vertrouw niet op je geheugen, want voor je het weet ben je belangrijke details vergeten. Bij een online intake maken wij graag gebruik van digitaal whiteboard  Miro, maar aantekeningen maken kan ook in Word of een andere tool. Doe je de intake samen met een collega? Verdeel dan de taken: één persoon leidt het gesprek, de ander maakt notities. En licht je opdrachtgever vooraf even in. Dan snapt ‘ie dat je soms wegkijkt om aantekeningen te maken, en niet om je mail te checken.

# 6 Doe alsof je niets weet

Ook al ken je het onderwerp of de organisatie al, bijvoorbeeld omdat je er zelf werkt; benader het gesprek alsnog alsof je van niks weet. En vertel in het begin van het gesprek tegen je opdrachtgever dat je je bewust even voordoet als een leek, zodat je een zo volledig mogelijk beeld krijgt van het probleem. Dit geeft je de vrijheid om alle vragen te stellen die nodig zijn, ook de ‘voor de hand liggende’ of de vragen waarvan je vindt dat je het eigenlijk al moet weten. Zo voorkom je een hele hoop aannames, waardoor je later een veel passender voorstel kunt maken.

# 7 Neem de tijd die nodig is

Een goede intake raffel je niet af. Ga door met vragen stellen totdat je echt alles helder hebt. En kom je er in één gesprek niet uit? Plan dan gewoon een tweede. Je kunt veel beter iets meer tijd nemen voor de intake dan een sessie ontwerpen die het eigenlijke probleem niet oplost. Want dat is natuurlijk het doel: dat je de vraag achter de vraag scherp krijgt. En dat kan wezenlijk verschillen van de vraag die ooit in de mailbox binnenkwam. Vergeet ook niet om de praktische zaken door te nemen: groepsgrootte, datum, locatie en andere relevante kaders. Daarbij kun je overigens wél adviseren en indicaties geven. Bijvoorbeeld over een goede groepsgrootte, hoelang de sessie of het traject moet duren en wat je nodig hebt qua locatie.

Tot slot

Een goede intake vraagt om voorbereiding, de juiste mindset en een gestructureerde aanpak. Met deze tips voor een goede intake heb je de basis te pakken om van je volgende intakegesprek een succes te maken. Want onthoud: hoe beter je intake, hoe groter de kans dat je sessie precies aansluit bij wat je opdrachtgever nodig heeft. En ook of jij de juiste partij bent voor dit vraagstuk.

Heb je de intake helder en willen jij en de opdrachtgever met elkaar verder? Dan is het tijd voor actie in de taxi. In deze blog lees je tips voor het opbouwen van een goede sessie. En blijkt uit de intake dat een brainstorm nodig is? Dan lees je hier hoe je een pakkende Hoe Kunnen We-vraag bedenkt.