Weg met saaie nota’s, zo kan het ook!

Januari 2023, Esther van der Storm

 

Werk jij nog in een omgeving waar ellenlange rapporten de norm zijn? Met nota’s die al snel in een digitale la belanden? Een eindeloze stroom aan Outlook-uitnodigingen voor bijeenkomsten? En voel je zelf ook wel dat dat écht anders kan, maar weet je niet goed hoe? In deze blog delen we ideeën en voorbeelden waarop je ook op een andere manier ideeën kunt presenteren. Zodat inhoud en vorm elkaar versterken én je de ander weet te prikkelen!

 

Communicatie is essentieel voor het een succes van een verandering. In de innovatietrajecten die wij begeleiden is communicatie dan ook áltijd een belangrijk thema. En vaak ondersteunen we opdrachtgevers hierbij. Want hoe afwisselend de trajecten ook zijn die we begeleiden, één ding hebben deze trajecten gemeen: we halen veel informatie, inzichten en ideeën op. En daar willen we vervolgens iets mee doen. Een keuze laten maken, een idee verder uitwerken, een concept testen of juist iets nieuws lanceren: we gaan ermee aan de slag. En om dat te laten slagen, heb je áltijd andere mensen nodig.

 

Het oog wil ook wat

Mensen worden blij van heldere informatie en mooie dingen. Een herkenbare stijl, mooie vormgeving, pakkende teksten. Als er aandacht aan iets is besteed, werkt dit sowieso goed! Daarom vinden we het belangrijk dat alles wat we opleveren, goed smoelt. Dat doen we in samenwerking met onze vaste vormgever, maar we ontwerpen ook veel zelf. Gewoon in grafisch-ontwerp-tool-voor-niet-grafisch-ontwerpers Canva. Tipje dus, om eens zelf mee te gaan stoeien!

 

Prikkelend en verrassend

Goed, dat het er leuk uit moet zien vinden we dus belangrijk. Maar dat neemt niet weg dat een aansprekende of verrassende vorm óók helpt. Want je kunt een nota schrijven over de toekomst van product X of aanpak Y, maar je kan dit ook in een andere vorm gieten. En daar geven we je graag wat inspiratie voor uit onze eigen STORMPUNT praktijk!

 

Krantenartikel van de toekomst

Veel van wat wij met STORMPUNT doen gaat over de toekomst. Er is een uitdaging of probleem en dat willen we veranderen. Een vorm waarin we ons advies vaak presenteren is als krantenartikel van de toekomst. Zo deden we dat onlangs voor een grote uitvoeringsorganisatie in Nederland, die nog weleens negatief in de media komt.

 

Daarop aanhakend maakten we voor het MT twee versies van een artikel in de ‘Telegroet’ in 2025. Een artikel waarin er niets met de adviezen en ideeën was gedaan, met de consequenties daarvan smeuïg uitgelicht. Oef, die hakte erin! Daarnaast maakten we een artikel waarin alle ideeën vanuit een tevreden klant werden toegelicht, met daarbij wat het opleverde. Resultaat? Een lovend MT en een GO op alle plannen. Top!

 

Rode draad in Miro

Iets totaal anders is het analyseren van veel inzichten en input. Ook dat komen we in onze innovatietrajecten veel tegen, wanneer we in World Café sessies met een grote groep mensen héél veel input ophalen. We eindigen zo’n sessie met (digitale) tafels die bomvol post-its liggen. Maar hoe presenteer je dit soort dingen op een leuke manier?

 

Daarvoor gebruiken wij vaak onze favoriete tool Miro: een digitaal whiteboard. We clusteren alle post-its met inzichten en maken een samenvatting van de belangrijkste inzichten. Zo is voor de ontvanger niet alleen te zien wat de highlights zijn, maar ook hoe we ertoe gekomen zijn. Gebruik het als basis voor een korte presentatie, waarna je met deelnemers een vervolgstap kunt zetten. Of maak een korte video in Loom, waarin je mensen kort meer vertelt over de inzichten. Dit format biedt daarvoor echt allerlei kansen.

 

 

 

Spelvorm

Heb je iets te presenteren? Dan kan dat met tekst, video of een mooi vormgeven presentatie. Maar een andere manier is door deze in een spelvorm te gieten. Zo ontwikkelden wij eerder voor de gemeente Diemen het Diemer DNA spel, om zo de kernwaarden bespreekbaar te maken. Voor de gemeente Deurne maakten we het KoersSpel voor hun nieuwe organisatievisie.

 

 

 

Voor Woonstad Rotterdam maakten we een online serious game waarin medewerkers in gesprek gingen over bewonersparticipatie, maar na tientallen spelrondes óók een online bezoekerscentrum waarin we de resultaten helemaal in stijl presenteerden. Door speelsheid te brengen in de manier van werken, zorg je ervoor dat mensen ook écht actief met de informatie aan de slag gaan. En dat het blijft hangen!

 

Papier hier!

Dan de laatste tip over je presentatievorm, die zo ouderwets is dat het weer vernieuwend is. Stuur mensen iets toe! We ontvangen allemaal steeds minder post en juist daardoor springt dat er meteen uit. Zeker als je zorgt dat iets mooi is vormgegeven, met een opvallende envelop.

 

In trajecten gebruiken we dit verrassingseffect dan ook regelmatig. Denk aan een kraskaart met voorbereidende informatie voor een bijeenkomst. Achter elk krasvakje vind je een prikkelende vraag of opdracht. Lekker om zo meteen in de stemming te komen! Van gepersonaliseerde Tony Chocolonely-repen tot routekaarten, het viel bij deelnemers aan onze sessies de in de bus. En daar krijgen we iedere keer weer leuke reacties op!

 

Niet zaligmakend

Is de vorm en ontwerp zaligmakend? Natuurlijk niet. En niet voor álles hoef je uit de band te springen. Maar nadenken over hoe je iets presenteert, daar is echt veel te winnen. Kijk bij wat past in je organisatie, wat je wil bereiken en hoeveel tijd je daarvoor over hebt. Al is het maar een leuk icoontje of een mooiere lay-out: dat doet al heel veel. Dus bekijk dat Canva eens, bel je favoriete grafisch ontwerper of vraag die handige collega je te helpen. En als dat niet genoeg is kun je ons altijd een berichtje sturen. We denken graag met je mee!