Online brainstormen: dit zijn de do’s en don’ts

19 maart 2020, Esther van der Storm

 

“Mooie creatieve werkvormen, grappig dat dat ook online kan.”

“Goede uitleg is essentieel, want dit is voor iedereen nieuw.”

“Digitaal brainstormen kost echt meer energie.”

“Even wennen aan de techniek, maar na een tijdje ging het prima.”

“Mijn brein ging echt AAN!”

 

Zomaar een greep uit de reacties van deelnemers aan onze online brainstormtest. De eerste week van de ‘intelligente lockdown’ organiseerden we met STORMPUNT twee brainstormsessies online. En hoewel ik geen online expert ben, begeleid ik wél al bijna tien jaar innovatietrajecten. Daarin help ik teams om problemen te ontrafelen, vernieuwende ideeën te bedenken en die ideeën vervolgens te realiseren. De vraag die momenteel bij iedereen speelt is: is het ook mogelijk om dit (deels) online te doen? Ik besloot dit te testen met een klassieke brainstormsessie. Maar dan online.

 

Onze aanpak

Voor de test maakten we gebruik van de brainstormtool Miro, in combinatie met Zoom. Waarom we voor Miro kozen, lees je in dit blog. Voor beide tests werkten we met groepen van 7-10 personen. De eerste test werd door mij alleen begeleid, de tweede test deden collega Maartje Le Goff en ik samen. De tests duurden twee uur, bestaande uit een korte brainstorm van ruim anderhalf uur, gevolgd door feedback op de tool en het proces. Aangezien online faciliteren wel even wennen is in vergelijking met het face-to-face begeleiden van groepen, schreven we een apart blog met tips speciaal voor facilitators. 

 

En wil je na het lezen van deze blog nóg meer tips? Eind april publiceerden we een vervolg, na tientallen online sessies en trainingen te hebben begeleid. Deze vind je hier. In juni experimenteerden we met het begeleiden van online sessies met grote groepen. Onze blog over een Online World Café met meer dan 100 deelnemers lees je hier

 

Sceptisch

In eerste instantie was ik behoorlijk sceptisch over virtual facilitating. Het leek me technisch ingewikkeld en ik kon me niet voorstellen dat je online dezelfde interactiviteit bereikt als tijdens live sessies. Maar dat viel ontzettend mee! Ik ben dan ook enorm verrast over de resultaten van beide sessies. De energie was hoog en de deelnemers verlieten enthousiast de digitale zaal. Zoals één van de deelnemers na afloop zei: “Mijn handen jeuken echt om dat idee uit te gaan voeren!” En dat na slechts anderhalf uur.

 

Best practices 

Van de 101 dingen waar we tijdens de tests tegenaan liepen, of de oplossingen die we zelf gedurende de sessies bedachten, deel ik hieronder de tien belangrijkste tips:

 

1:  Oefen goed met je brainstormtool

Welke tools je ook kiest, ga er eerst een paar uur mee spelen om te ervaren wat je er allemaal mee kunt. Zoek rustig uit welke functionaliteiten er zijn en welke knopjes je daarvoor gebruikt. Zelf lees ik nooit een gebruiksaanwijzing en ga ik gewoon op ontdekkingstocht, maar als jij het fijn vindt om je in te lezen, zijn er online voldoende tutorials en handleidingen te vinden. Een tool met meerdere collega’s testen werkt ook goed: zo liet Maartje mij de ‘bulk’-functie in Miro zien. Hierin kun je ideeën intypen, die na de ‘enter’ op magische wijze op een digitale flip-over verschijnen. Die functie had ik zelf gemist. Verder komt het neer op zoveel mogelijk online sessiemeters maken. Hoe vaker je het doet, hoe sneller je het onder de knie hebt.

 

2:  Maak een sessieplan

Voor live sessies maken we standaard een sessieplan. Daarin beschrijven we alle stappen, werkvormen en materialen. Doe dit ook voor een online sessie. Evelien Fick – die al veel ervaring heeft met online brainstormen – vertelde me dat een sessieplan voor een online sessie echt essentieel is. Soms nemen dingen online nét even iets langer in beslag, waardoor je goed moet nadenken over de beschikbare tijd per stap. Vergeet ook geen tijd in te bouwen voor de uitleg van de tool en een korte tutorial; laat je deelnemers eerst de belangrijkste functies zien voordat je van start gaat.

 

3:  Richt het in, dat brainstormbord

Een tool als Miro is als het ware een groot whiteboard, waar je allerlei kleine ‘posters’ op kunt maken. Hoe je dat inricht is volledig aan jou. Voor een strak geleide brainstorm werkt Miro alleen als je de tool vooraf al goed hebt ingericht. Hieronder een impressie van het bord wat we gebruikten, net voor de start van de tweede testsessie. Ook belangrijk: zorg ervoor dat je alle onderdelen goed ‘lockt’, zodat ze niet door deelnemers verplaatst kunnen worden. Tijdens het testen van Miro had ik dat niet overal netjes gedaan, waardoor de posters nog wel eens per ongeluk een eindje verderop kwamen te hangen :).

 

 

 

4: Oefen het faciliteren

Een goede manier om je online tool te testen, is door dit eerst samen met collega’s te doen. Je haalt er dan meteen ongelofelijk veel bugs en irritante dingen uit. Ook merk je direct welke functies je nog niet goed genoeg onder de knie hebt, zodat je weet dat je daar nog even mee moet oefenen. Binnen het STORMPUNT-team moesten we tijdens de tests vooral wennen aan het schakelen tussen Zoom en Miro. Goed om dat vooraf even rustig uit te zoeken. Op die manier test je dan ook meteen of je webcam en microfoon goed werken.

 

5: Prep je deelnemers

Stuur je deelnemers, ook bij een online brainstormsessie, vooraf informatie toe. Leg bijvoorbeeld uit welke tools je gaat gebruiken. Vraag deelnemers om op tijd in te loggen en hun webcam en microfoon vooraf even te testen. Check ook of het nodig is om een account te hebben om alle tools te kunnen gebruiken. Bij Zoom is dat bijvoorbeeld niet nodig, bij Miro wel. Op deze manier voorkom je dat het veel tijd kost voordat iedereen is ingelogd. Deelnemers eerder laten inloggen zou ik persoonlijk afraden. Zo voorkom je dat ze in hun enthousiasme alvast allerlei dingen gaan uitproberen in jouw zorgvuldig ingerichte bord.

 

6: Doe het samen

Met al die extra techniek die nodig is om online te kunnen werken, is het echt vele malen relaxter om met twee facilitators een sessie te begeleiden. Zo regelde Maartje alles in Zoom, hield ze de chat in de gaten en zorgde ervoor dat mensen op ‘mute’ werden gezet als er veel achtergrondlawaai was. Ik begeleidde de brainstorm, legde de functionaliteiten in Miro uit, lichtte de werkvormen toe en greep in als ik op Miro zag dat deelnemers moeite hadden met een instructie. Zeker bij het switchen tussen twee tools is een extra facilitator handig. Spreek wel goed af wie wat doet, dat scheelt veel overleg wanneer je bezig bent.

 

6: Zorg dat je op tijd bent

Net als bij een live sessie, is het belangrijk dat je ook online als eerste aanwezig bent. Log uiterlijk een kwartier voor de start in bij Zoom om deelnemers die vroeger zijn op te vangen. Zelf had ik in dat eerste kwartiertje overigens enorm gezellige gesprekken, want ook online is er alle ruimte voor smalltalk.

 

7: Houd je werkvormen intact 

Eén van mijn grootste aannames was dat mijn standaard werkvormen online vast niet meer zouden werken. Dat viel echter enorm mee. Oké, voor een snelle oefening van een paar minuten in duo’s vond ik het niet nodig om allerlei breakout rooms op te zetten. Maar vrijwel alle andere werkvormen die ik gebruik in een face-to-face-sessie, waren bijna één-op-één over te zetten naar een online variant. Je hoeft dus niet bang te zijn dat je bij het omzetten van je live training of workshop naar een online variant helemaal from scratch moet beginnen.

 

8: Zorg voor afwisseling

Eén van de vragen die ik kreeg was hoe je ervoor kunt zorgen dat mensen aangehaakt blijven. Een goede vraag, want ook tijdens onze test-sessies merkten we dat mensen sneller afgeleid zijn. Zorg daarom voor veel afwisseling in je werkvormen. Zo blijven mensen geprikkeld om mee te doen. En zorg af en toe voor een break (zet ook lekker een muziekje aan!), zodat mensen even wat te drinken kunnen pakken en kunnen bewegen. Ook afwisseling in de groepssamenstelling werkt prettig. Een tool als Zoom biedt de mogelijkheid om in subgroepen een oefening uit te werken in aparte breakout rooms. Tot slot is het ook altijd slim om specifiek aan je deelnemers te vragen om hun telefoons weg te leggen, en meldingen van nieuwe e-mails tijdens de sessie uit te zetten.

 

9: Vraag direct feedback

Altijd leerzaam: vraag ‘tips en tops’ van je deelnemers. Dat levert altijd goede inzichten op. Zelf doen wij dit met smiley-posters, die we al klaar hangen in Miro. Op digitale post-its kunnen mensen dan delen wat ze goed vonden aan de sessie, en wat er beter kon. We bespraken deze feedback direct na de sessie en dat leverde ons enorm veel nuttige verbeterpunten op!

 

10: Deel de resultaten

Een fijne bijkomstigheid van online brainstormen is dat je de resultaten direct digitaal hebt. Je downloadt alles heel makkelijk. Geen foto’s meer maken van slecht beschreven posters dus, iets waar ik als facilitator best zonder kan ;). Ik maakte het bord nog wel even ‘mooi’ na de sessie, dat kostte me een paar minuten werk. Na een uur hadden alle deelnemers de resultaten in hun mailbox. Dat is me in al die jaren live faciliteren nog nooit gelukt!

 

 

Benieuwd naar meer tips? Lees dan ook onze vervolg-blog, met 12 nieuwe tips om van je online sessie een succes te maken. En wil je leren hoe je zelf effectief online kunt brainstormen? Check dan onze training Effectief Online Brainstormen of neem contact met ons op.