Van e-mailstress naar een oase van rust – in slechts drie mappen

2019, Esther van der Storm

Ongelezen mails: 4617. Met grote ogen kijk ik van het iPadscherm naar mijn moeder en weer terug. Overal op haar scherm staan rode bolletjes. Meldingen all over the place. “Hoe kan je leven met de wetenschap dat je zó veel e-mails niet hebt gelezen?!” vraag ik haar. Ze haalt haar schouders op. Herken jij jezelf hierin? Stop dan maar met lezen, want dan is dit blog niets voor jou. Voor de rest van de mensheid die houdt van een opgeruimde inbox, maar daar wel minder tijd aan kwijt wil zijn: lees verder. 

Zelf behoor ik tot de laatste categorie. Voor mij zijn die meldingen een enorme trigger: die bolletjes moeten weg. Die mails moeten worden gelezen, beantwoord, weggegooid of gearchiveerd. Vroeger was dat een compleet actiepunt op mijn to-do list. Mijn mailbox ontplofte meerdere keren per week en het kostte me ontzettend veel tijd om hierin het overzicht te bewaren. Mails waarop ik nog moest reageren, mails waarvan ik de opvolging in de gaten moest houden en mails die moesten worden gearchiveerd: alles stond kriskras door elkaar.

Geen lol aan te beleven

Mijn archief bestond uit een zeer uitgebreide mappenstructuur. Dus voordat ik klik-klik-klik-klik-klik het juiste mapje had uitgevouwen en een mail kon opbergen, was ik per bericht zo een paar minuten verder. Dit proces lukte me alleen met een kop lekkere koffie (of liever: een goed glas wijn), want archiveren… daar is gewoon echt helemaal geen lol aan te beleven. 

Ik besloot: dat moet anders. In een blog op Frankwatching las ik hoe je op een supersimpele manier je inbox kunt beheren met slechts drie mappen (vier als je je inbox meetelt). Ik testte het uit en was zo enthousiast dat meerdere vrienden en mede-ondernemers hun e-mail inmiddels ook op deze manier beheren.

Slechts 3 mappen?!

Ja, echt. Dit is hoe het werkt:

• Je maakt drie mappen aan in je mailaccount. De map ACTIE, de map WACHTEN OP en de map ARCHIEF. Alle mailtjes die binnenkomen verdwijnen in één van deze drie mappen.
• In de map ACTIE zet je zaken waar je nu actief iets mee moet doen. In de map WACHTEN OP komen mails die je moet monitoren voor opvolging. En de map ARCHIEF… die spreekt voor zich.

Mappenstructuur: zonde van je tijd

Klinkt het je te eenvoudig, die drie mappen? Begrijpelijk. Ook ik dacht het nodig te hebben om allerlei submappen te maken voor opdrachten, leads, financiën, communicatie… Tot ik besefte dat ik de meeste e-mails sowieso terugzoek via de zoekfunctie in mijn mail. Die mappenstructuur gebruik ik zelden. Oerzonde van mijn tijd dus om die mappen te gaan zitten bijhouden. Als je zoekfunctie goed werkt, kun je dus alle archiefmails op één grote hoop gooien. In de vier maanden dat ik nu met slechts drie mappen werk, heb ik geen enkel moment de behoefte gevoeld om de uitgebreide mappenstructuur weer in het leven te roepen.

Eindig je dag met een lege inbox 

Gevolg: ik eindig iedere dag met een lege inbox. Ik sleep de mails naar hun mapjes en mijn inbox is een grote, lege oase van rust. Heerlijk! Als ik tijd heb pak ik de ACTIE-box erbij (dat doe ik meestal twee keer per dag) en de WACHTEN OP-box bekijk ik zo’n twee keer per week. En dat geeft een rust joh! Ik raad iedereen deze werkwijze aan, want:

• Het dwingt je ertoe om een bewuste beslissing te nemen over mails die opgevolgd moeten worden, in plaats van dat je ze al scrollend steeds weer tegenkomt. Dat zorgt ervoor dat je productiever werkt, omdat je niet steeds ‘even snel’ iets oppakt.
• Je bent minder afgeleid door alles wat nog in je inbox zit en waarbij je steeds moet nadenken wat je er ook alweer mee moest. Daardoor kom je eindelijk toe aan datgene wat je vandaag wilde gaan doen.
• Je hebt letterlijk en figuurlijk meer ruimte om je mailbox te beheren: in je inbox én in je hoofd. Alles staat in de juiste map en als je die mappen twee keer per week doorneemt, kan 80 procent zo naar het archief. Veel efficiënter!

Gun jij jezelf ook een lege mailbox? Test deze methode dan minimaal een week, liefst twee. Blijkt het voor jou toch niet te werken, dan kun je die uitgebreide mappenstructuur altijd nog aanmaken.

Ik ben in ieder geval enthousiast. De tijd die ik mezelf deze week heb bespaard ga ik gebruiken voor iets heel belangrijks: mijn moeder overtuigen. Want meer dan vierduizend ongelezen e-mails, dat kan natuurlijk écht niet.