Case

Een toolkit online en hybride ontmoeten voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid

De AANLEIDING

Opeens moesten alle JenV’ers thuiswerken en werd online ontmoeten essentieel. De informatie om dat goed te kunnen doen bestond voor een groot deel nog niet, wat er al wel bestond was lang niet allemaal up-to-date. Eén digitale plek waar alles samenkomt, zodat online ontmoeten voor iedereen leuk en toegankelijk wordt, leek het Ministerie van Justitie en Veiligheid daarom een goed plan. En dus klopte ze aan bij STORMPUNT.

Wij konden JenV namelijk op twee manieren helpen. Zo begeleidden we niet alleen het proces, maar konden we ook inhoudelijk een grote bijdrage leveren. Door zelf veel online te werken en 400+ online sessies te faciliteren, hebben we veel online werken-expertise opgedaan. We weten dus hoe je iets leuk maakt, wat er wel en niet werkt. Die opgedane kennis konden we goed inzetten voor deze mooie opdracht.

Onze AANPAK

We kwamen wekelijks in korte sprintsessies bij elkaar om te zorgen dat de prioriteiten scherp bleven, de taken werden opgedeeld in kleine, effectieve stapjes en we dus elke week concreet vooruitgingen. Centraal stond de behoeften van de eindgebruiker, vandaar dat we startten met een brede brainstormsessie om die behoeften in kaart te brengen. Daarna scheidden we de musthaves en de nice-to-haves van elkaar, om vervolgens de focus aan te brengen. Zo konden we gericht inhoud verzamelen en ontwikkelen. Uiteindelijk hebben we de digitale toolkit gevuld en zo ontworpen, dat de informatie goed zichtbaar en vindbaar is.

Een uitdaging in het proces was dat het thuiswerkadvies eerder afliep dan verwacht. De deadline voor de toevoeging van ‘hydbride werken’ werd bijna een maand naar voren geschoven. Het waren een paar avonden lang doorwerken, maar de deadline is gehaald en het resultaat mag er wezen!

Bereikt RESULTAAT

Inmiddels staat er een mooie online toolkit die nog steeds in ontwikkeling is, aangevuld wordt naar behoefte en uiteindelijk een zelfvoorzienend platform wordt. In de toolkit komt alles over online ontmoeten samen. Van de basis (denk aan praktische, overzichtelijke handleidingen over technische zaken) tot tools om verjaardagen op een toffe manier online te vieren met templates, achtergronden en uitnodigingen die je kunt gebruiken. En natuurlijk de hybride quickguide, die overigens ook interesse heeft gewekt bij andere ministeries. Alle informatie ziet er uitnodigend uit – het oog wil ook wat – en misschien nog wel belangrijker: alles is overzichtelijk ingedeeld en goed vindbaar, waardoor alle JenV’ers nu online én hybride een stuk makkelijker de verbinding kunnen opzoeken.