Case

Teamvisie en concrete doorvertaling naar toekomstige rollen en taken

Bij Taakveld GEO van gemeente Hilversum

De aanleiding

“Per 1 januari 2026 wordt het taakveld GEO van de gemeente Hilversum onderdeel van een nieuw te vormen team. Een mooi moment om de stip op de horizon met elkaar te bepalen én het taakveld GEO stevig op de kaart zetten.” Met deze wens kwam de Gemeente Hilversum bij ons terecht. In een kort traject hielpen we hen in 2025 te bepalen waar het taakveld zich in de toekomst op gaat richten. We zetten de bijhorende teamvisie op papier én maakten een concrete doorvertaling naar de toekomstige rollen en taken die daarvoor nodig zijn. En om ze verder op weg te helpen, maakten we inzichtelijk welke stappen er nodig zijn om de visie ook echt in de praktijk te brengen. Een leuke klus om samen mee aan de slag te gaan!

Onze aanpak

We startten met een korte projectteam kick-off om doelstellingen scherp te krijgen, de focus van de sessies te bepalen en samenwerkingsafspraken te maken. Tussen de verschillende sessies door hadden we contact om te checken of we op koers lagen, of dat er toch wat aanpassingen in het programma gedaan moesten worden.

De periode erna gebruikten we om goed te begrijpen hoe het team werkt, welke uitdagingen en kansen er zijn én om de teamleden te leren kennen zodat we tijdens de sessies vlot aan de slag konden. Dit deden we in 1-op-1 onlinegesprekken met alle teamleden. Hun waardevolle input namen we mee in de voorbereiding van de sessies.

In vier sessies gingen we aan de slag met de visie voor het taakveld. We bouwden de toekomst met behulp van LEGO en destilleerden daaruit de belangrijkste elementen voor de toekomst. Vervolgens haalden we twee experts-op-de-inhoud binnen die hun kennis deelden over relevante thema’s. De inzichten uit de eerste twee sessies vormden de basis voor de eerste visieteksten en voor een lijst van onderwerpen waarmee we nog aan de slag wilden gaan.

De derde sessie gingen we – letterlijk – puzzelen met de rollen en taken van het taakveld. Eerst brachten we de huidige taken van de teamleden in beeld. Vervolgens legden we de puzzel met de toekomst in gedachte: welke rollen zouden we in de toekomst allemaal nodig kunnen hebben? Welke rollen missen we nu? Hoe zijn in de toekomst de taken over de rollen verdeeld?  En welke taken moeten we afstoten of juist toevoegen omdat we een andere rol krijgen als team? Zo legden we de puzzel van de toekomst: een beeld voor over 5 jaar. In de laatste sessie gingen we aan de slag met drie vragen: hoe brengen we dit beeld in de praktijk? Hoe kunnen we het breder in de organisatie delen? En wat heeft iedereen nodig om aangehaakt te blijven? Dat alles kwam uiteindelijk samen in het visiedocument voor het taakveld, een infographic én een concept road map.

Resultaat

Met een mooi en helder visiedocument met als slogan “Taakveld GEO, op ons kun je bouwen!”, een pakkende infographic én een rugtas vol ideeën en acties om de visie tot leven te brengen en te laten landen lieten we het team weer los. Door dit traject hebben ze nu alle tools in huis om goed door te pakken. Succes Taakveld GEO!