Case

Miro template database en training voor overheidsbrede onderzoekscommunity

De aanleiding

De overheidsbrede onderzoekscommunity voor informatie en dienstverlening stimuleert overheidsbrede kennisdeling en verbetert de samenwerking tussen overheden. Overheidsorganisaties hebben vaak dezelfde onderzoeksvragen en kunnen veel leren van onderzoek dat door andere overheden is verricht. In de community delen overheden inzichten uit onderzoek en over het toepassen van (innovatieve) onderzoeksmethoden met elkaar. Ook wordt er gemeenschappelijk gewerkt aan gedeelde onderzoeksvragen. Zo kan ook dubbel onderzoek worden voorkomen en komt er meer overheidsbreed perspectief in onderzoek.

Om die kennis te delen en tot inzichten te komen, organiseert de onderzoekscommunity geregeld online sessies. Maar hoe richt je die sessies goed in? Hoe kun je Miro hier op een passende manier bij inzetten? En hoe neem je deelnemers mee in online sessies, die variëren van zendend tot sterk interactief? Met deze vragen klopten ze bij ons aan.

Onze aanpak

De eerste stap? In kaart brengen welke type sessies er zijn en wat er nodig is om van die sessies een succes te maken. We onderscheidden vier verschillende types met elk een eigen doel en karakter en gingen aan de slag met het maken van draaiboeken: één voor elk type sessie én een flinke lading kennismakings- en wrap-up-oefeningen. Na het toetsen van de draaiboeken maakten we voor elke type sessie een Miro template.

Met duidelijke draaiboeken en mooie templates paraat gingen we door naar de vervolgstap: het trainen van beginnende en ervaren facilitators in het nog beter begeleiden van online sessies, op een manier waarbij je de aandacht vasthoudt en mensen enthousiasmeert. In twee dagdelen leerden we de facilitators alle ins & outs rondom online faciliteren, en gingen ze zelf aan de slag met bouwen én begeleiden van hun eigen mini sessie met behulp van de template database.

Resultaat

Het resultaat is een toolkit met per type sessie handige stap-voor-stap draaiboeken en Miro templates, met losse frames die naar wens te wisselen zijn en samen een eenduidig en overzichtelijk beeld van de sessie creëren. In herkenbare huisstijl en met een logische opbouw, waarmee je de aandacht van deelnemers beter vasthoudt. En een minstens zo belangrijk resultaat: facilitators die de kennis en ervaring in huis hebben om in online sessies al die mooie onderzoeken écht te laten landen, tot ver buiten de lijnen van de eigen organisatie.