case

Hybride en interactieve jaarplandag voor zorgorganisatie Reinaerde

DE UITDAGING

Het vaststellen van de koers voor volgend jaar ging bij Reinaerde altijd fysiek, tijdens de jaarplandag. Dit jaar kon dat niet meer op locatie met een groep van 70 man. “Dat was wel even slikken”, vertelt Janny Pebesma, Strategisch HRD adviseur bij de zorgorganisatie. “Wat op dat moment wel kon was een voornamelijk online jaarplandag. De ervaring met zo’n groot digitaal evenement was er nog niet, dus dat vonden we best spannend. Maar de wil was er wel: meer online samenwerken is sowieso in opkomst, dus mooi als we met dit evenement kunnen laten zien wat er allemaal wél online mogelijk is”. Met de uitdaging om een dag te organiseren die iedereen in beweging zet, klopte Janny aan bij STORMPUNT.

 

WAAROM STORMPUNT

Reinaerde zocht een partij die niet alleen kon helpen bij het online opzetten en faciliteren van de jaarplandag, maar óók kon laten inzien dat online samenwerken leuk en inspirerend kan zijn. “Daarbij had ik best hoge verwachtingen”, vertelt Janny. “Ik wilde graag dat het een afwisselend programma zou worden, vol creativiteit en vooral niet een soort standaard online vergadering. Ik wilde dat mensen actief mee kunnen doen, en dat je aan het eind van de dag niet het gevoel hebt dat je de hele dag naar een beeldscherm hebt zitten turen. Die verwachtingen zijn helemaal waargemaakt door STORMPUNT. En gelukkig ben ik niet de enige die dat vindt: uit de evaluatie bleek dat de groep de aandacht er goed bij kon houden, en de manier van samenwerken en gebruikte werkvormen hielpen om tot een beter resultaat te komen”.

 

ONZE AANPAK

In overleg met Reinaerde is gekozen voor een hybride aanpak. Van de 70 deelnemers deed ongeveer de helft mee in kleine groepjes op fysieke locaties, de andere helft online. Tijdens de dag gebruikten we een videobeltool voor de communicatie en online whiteboard Miro voor de creatieve en interactieve opdrachten. De werkvormen die in Miro mogelijk waren, werden leidend voor de live variant. De dag werd plenair gestart, om vervolgens in verschillende groepen los van elkaar te werken. Daarna kwam alles online weer samen. Zo konden we een geslaagde dag gezamenlijk afsluiten. Janny: “Wat ook mooi was om te zien dat het verschil tussen de online en offline groepen minimaal was. Online samenwerken heeft echt niet ondergedaan voor offline aan de slag, integendeel!”.

 

 

 

BEREIKT RESULTAAT

Met de gekozen aanpak kon Reinaerde een duidelijke koers formuleren voor 2021. Aan het eind van de dag was inzichtelijk hoe Reinaerde er nu voor staat, welke kwaliteiten nodig zijn om de doelen te bereiken en wie daarbij betrokken moet worden.

 

Maar er hing meer van deze dag af. Niet alleen een geslaagde jaarplandag, maar ook de wens om enthousiasme te kweken in de organisatie voor online sessies waarin creatief gedacht en gedaan kan worden. “Dat is namelijk wat we nodig hebben om verder te komen”, vertelt Janny. “En dat is zeker gelukt! Door de begeleiding van STORMPUNT hebben we ook echt vertrouwen gekregen in online samenwerken. Het enthousiasme dat we op de dag zelf kregen hebben we niet meer losgelaten: We zijn nu wegwijs met Miro en zetten de creatieve werkvormen ook na de jaarplandag veel in bij ons dagelijkse werk”.

 

Mooie bijvangst van deze dag is dat collega’s nu ook bekwaam zijn in het faciliteren van sessies. Vanwege de groepsgrootte waren er namelijk meerdere facilitators nodig. Janny: “Die rol is vervuld door collega’s van Reinaerde. Ze kregen van tevoren een STORMPUNT training. Daardoor hebben we als organisatie extra veel uit de dag kunnen halen”.

Heb jij ook een uitdagend vraagstuk, waar een creatieve aanpak voor nodig is?