Gemeente Heerhugowaard gaat samenwonen met Langedijk

 

Aanleiding

Het is voorjaar 2019, wanneer we worden gebeld door de gemeente Heerhugowaard en Langedijk. Vanaf 1 september gaan ze ‘samenwonen’ in één gebouw, als voorloper van de aankomende fusie tussen beide gemeentes. Maar hoe dat die eerste periode zal gaan, met al die mensen in een iets-te-krap gebouw… daar is nog veel onduidelijkheid over. Alle reden dus om snel van start te gaan met een innovatieproject, waarin de wensen en frustraties van de medewerkers van beide gemeentes worden gehoord. En er is haast bij, want de verhuiswagens staan al bijna op de stoep!

 

Aanpak

Voordat we direct in de oplossingen schoten om die eerste dag na de verhuizing zo soepel mogelijk te laten verlopen, verkenden we eerst de grootste kansen en knelpunten van de nieuwe ‘samenwoonsituatie’. We organiseerden een bijeenkomst voor ruim 50 deelnemers uit beide gemeenten, om met hen op een luchtige en creatieve manier het gesprek aan te gaan. We stelden vragen als: waar kijk je naar uit? Waar maak je je zorgen om? Wat moet er echt geregeld zijn? En waar wil jij graag een bijdrage aan leveren?

 

De uitkomst van deze sessie waren drie belangrijke thema’s, waarvan de gehele groep vond: “Ja, daar moeten we echt mee aan de slag, voordat we in september gaan samenwonen!” Dat deden we vervolgens met actieteams, ook weer bestaande uit medewerkers. Met deze teams bedachten we ideeën, die we na korte actiesprints ook daadwerkelijk gingen uitvoeren. Van de uitwerking van een campagne tot het regelen van een baristaplek… de teams zochten het uit en regelden het direct. We eindigden met een scherp voorstel richting het MT rondom ieder thema.

 

Resultaat

Op 2 september 2019 was het groot feest: de eerste ‘samenwoondag’ was een feit! De eerste periode erna verliep erg soepel in Heerhugowaard. Veel van de ideeën en elementen die de actieteams hebben bedacht, zijn ook daadwerkelijk uitgevoerd. Kortom: een nieuwe start die door de medewerkers zelf is vormgegeven. Niets waardevollers dan dat!

“Met STORMPUNT hebben we een heel mooi proces gevoerd rondom het samenwonen van twee ambtelijke organisaties. Esther heeft met haar creatieve ideeën en leuke werkmethoden echt iets waardevols toegevoegd aan onze organisatie. Het heeft een resultatendocument opgeleverd waar we nu nog veel plezier aan hebben.” – Anouchka de Haan, Strategisch adviseur communicatie

Ook begeleiding nodig bij een verandertraject?