World Café: 15 tips om online te brainstormen met een (hele) grote groep

23 juni 2020, Esther van der Storm

 

Kun je online net zo effectief brainstormen als face-to-face? Is het überhaupt mogelijk om via videomeetings creatief samen te werken in grote groepen? Wij wilden het weten en testten het uit! In deze blog lees je wat er werkte en wat niet. We vatten ze samen in 15 brainstorm tips die van je online sessie met een grote groep zeker een succes maken.

 

Het World Café is een beproefde methodiek om op een creatieve manier met een grote groep mensen thema’s te verkennen of ideeën te bedenken. Eén van de kenmerken van een World Café is dat de verschillende thema’s worden besproken in subgroepen, aan zogenaamde ‘cafétafeltjes’. Vanuit STORMPUNT begeleiden we regelmatig dit soort sessies face-to-face. Iedere thematafel wordt begeleid door een facilitator, die het proces van ideegeneratie tot ideekeuze en uitwerking stap voor stap begeleid. Na onze succesvolle online brainstormtest half maart (zie ook blog 1 en blog 2), besloten we om in twee sessies te testen of de World Café-werkvorm ook online zou kunnen werken.

 

Over onze test aanpak

We deden onze tests op 9 en 16 juni 2020. Tijdens de test werkten we op beide dagen met groepen van ongeveer 40 deelnemers en acht facilitators. Voor de test maakten we gebruik van de brainstormtool Miro, in combinatie met Zoom. We kozen voor Miro, omdat we daar niet alleen veel ervaring mee hebben, maar ook omdat je met deze tool heel goed de cafétafeltjes kunt nabootsen. In combinatie met de breakout-rooms in Zoom creëerden we zo virtuele thematafels, waar de deelnemers post-its op kunnen plakken.

 

De test werd begeleid door Anne-Marie Backx, mijzelf en technische host Sjoerd. De virtuele thematafels werden begeleid door facilitators die eerder al onze training Effectief Online Brainstormen hadden gevolgd en ons daardoor goed konden helpen met deze nieuwe tests. Beide tests duurden twee uur, bestaande uit een (verkort) programma van het World Café. We haalden aan het einde feedback op over zowel het proces als de techniek.

 

 

Hoewel we positief verrast waren over hoe soepel beide tests verliepen, werd toch ook bevestigd dat het begeleiden van een online brainstorm met een grote groep wel even wat andere skills en voorbereiding vergt.

 

“Onze 15 belangrijkste online brainstorm tips en onze grootste leerpunten:

Tip 1: Voorbereiding, voorbereiding en nog meer voorbereiding

Een goede voorbereiding is echt key, omdat je tijdens een online sessie minder makkelijk kunt bijsturen dan tijdens een face-to-face World Café. In die voorbereiding ging veel meer tijd in zitten dan ik in eerste instantie verwachtte. Van de informatie vooraf naar je deelnemers, tot het sessieplan voor de facilitators en alle elementen op het Miro bord: ALLES dachten we vooraf tot in de puntjes uit. Veel van de tips die je hieronder leest, hebben dan ook met die voorbereiding te maken.

 

Tip 2: Maak een sessieplan van A tot Z

Nooit eerder maakten we eerder een sessieplan van acht (!) kantjes voor een twee uur durende workshop. Maar in een Online World Café zitten zoveel (technische) stappen, dat het essentieel is om alles goed op papier te zetten. Elke stap in het proces (zoals ‘iedereen op mute’ en ‘breakoutrooms sluiten’) werkten we uit, net als een uitgebreide uitleg van de stappen voor de facilitators. Voor onszelf én de facilitators was dit de leidraad om het proces aan de virtuele tafels te begeleiden. Zonder dit plan hadden we het online World Café nooit zo soepel in goede banen kunnen leiden.

 

Tip 3: Ken je tools van binnen en buiten

Even wat post-its ordenen, onderdelen op het bord vastzetten, formulieren copy-pasten, stickertjes op de voorgrond plaatsen… Tijdens de test hielpen Anne-Marie en ik als vliegende keep de facilitators bij het structureren van hun tafels. Na meer dan zestig sessies te hebben begeleid in Miro, kennen we de tool behoorlijk goed en doen we dat vliegensvlug. En dat bleek nodig ook. Zonder deze ervaring met een tool, zou ik nu niet snel de algemene begeleiding van zo’n grote groep op me nemen. Het vergt echt wel wat van je technische skills.

 

Tip 4: Denk goed na over het ontwerp van je bord

We waren er zelf best een tikkie trots op; ons Online World Café-bord in Miro. Het ontwerp maakten we samen met vaste STORMPUNT-vormgeefster Henriëtte van Asch van Smaak Ontwerpers. Je digitale bord is de ruimte waarin het allemaal gebeurt, dus je moet zorgen dat alles vooraf klaarstaat en je alle materialen bij de hand hebt. Ons bord had acht virtuele thematafels met een facilitator-toolkit, waarin alle tools tijdens de sessie klaarstonden voor de facilitators. Om de sessie goed op te kunnen bouwen hadden we een deel van de tools verborgen voor de deelnemers. Dat werkte heel goed. Benieuwd naar ons bord? Neem dan even contact op, dan sturen we de link toe zodat je onze opzet in Miro kunt bekijken.

Miro brainstorm bord voor grote groepen 

Tip 5: Test vooraf en evalueer achteraf

Vooraf testten we alle onderdelen zelf, met de groep facilitators die tijdens de sessie de virtuele thematafels begeleidde. Dat bleek ontzettend handig, want dan haal je de laatste kleine bugs uit je opzet. Maar… er waren tijdens de sessies toch ook nog wel wat verbeterpunten. Tijdens de eerste test bleken onze rond vormgegeven tafels toch niet zo handig. Een groot deel van de tafel viel namelijk van het scherm bij het inzoomen. Ook vonden deelnemers het onhandig om allemaal met dezelfde kleur stemstickers te werken; ze waren vaak kwijt waar ze al op hadden gestemd. In de tweede test waren de tafels daarom rechthoekig en had iedereen een eigen kleur stickers. Dat werkte veel beter.

 

Waar we ook te makkelijk over dachten was het pitch-gedeelte. Mijn inschatting was: ‘Even de ideeformulieren copy-pasten en dan de deelnemers via de voting tool de formulieren met het beste idee laten kiezen. Zo geregeld’. In werkelijkheid liep dat tijdens de eerste test faliekant mis. De deelnemers bleken op allerlei losse tekstvlakken te kunnen stemmen, waardoor totaal niet duidelijk werd welk idee de voorkeur kreeg. Tijdens de tweede test organiseerden we dit daarom veel strakker. Deelnemers konden alleen nog maar stemmen op één van de acht post-its met een idee erop, en tijdens de sessie konden we direct bekend maken welk idee als top-idee uit de bus kwam. Goed dus om dat getest te hebben.

 

Tip 6: Bereid je deelnemers voor

Deelnemen aan een brainstorm met een grote groep is ook voor je deelnemers anders dan deelnemen aan een online meeting. Onze ervaring is namelijk dat veel mensen het prettiger vinden om met twee schermen te werken, omdat ze zo op het ene scherm in Miro kunnen werken en op het ander scherm tegelijkertijd iedereen kunnen zien in Zoom. Dat vergt van je deelnemers wat voorbereiding. Wij stuurden iedereen een paar dagen voor de test een mail met daarin alle praktische informatie. En op de dag van de Online World Café-test nogmaals een mail, met een reminder en de link naar het Miro-bord.

 

Tip 7: Laat deelnemers vooraf oefenen met de tool

Wat je echt niet wilt in je Online World-Café is dat je 40 tot 50 mensen aan tafel hebt die niet weten hoe ze een digitale post-it moeten plakken. Of die continue je bord overhoop halen, omdat ze niet weten hoe de tool werkt. Wij hebben dat opgelost met onze Miro Warming Up. Daarmee maken deelnemers in een paar stappen alvast kennis met de tool. Ze leren te navigeren over het bord en hoe je een post-it plakt. En we bouwden een grote speelplek, waar iedereen de functies van Miro kan testen. In onze voorbereidende mails zat een link naar deze Miro Warming Up.

miro online brainstorm warming up board

 

We gebruiken de Warming Up al veel langer. Ook voor de workshops en trainingen die we met kleinere groepen doen sturen we mensen standaard de warming up toe. Het helpt echt als mensen vooraf al een keer in Miro hebben geoefend. Het merendeel kan – met een beetje hulp – tijdens de sessie dan prima in de tool werken. Wil je onze Miro Warming Up ook een keer proberen? Stuur ons dan een mailtje en we sturen je de link.

 

Tip 8: Regel iemand die de techniek regelt

Zonder technische host waren Anne-Marie en ik echt de sjaak geweest. Onze tech-man Sjoerd zorgde er op de achtergrond voor dat alles technisch soepel verliep. Hij regelde dat iedereen in de juiste breakout-room terecht kwam en hielp mensen op weg in onze EHBM (Eerste Hulp bij Miro) als het opstarten net even een tikkie meer tijd kostte. Sjoerd’s rol was echt essentieel, want Anne-Marie en ik hadden onze handen vol aan het begeleiden van de sessie, het structureren van het Miro-bord en het ondersteunen van de groep facilitators. Zorg er dus bij grote sessies voor dat je iemand hebt die zich helemaal focust op de technische kant.

 

Tip 9: Doe een digitale inloop, met subgroepjes

Als je op tijd wilt starten, en dat wil je, start dan 15 minuten eerder en laat mensen digitaal binnenlopen. Wat je dan natuurlijk niet wilt is dat iedereen in stilte gaat zitten wachten op de start. Daar is immers geen bal aan en bovendien is het nogal a-typisch gedrag. Want als je binnenkomt in een grote zaal, dan ga je toch ook niet met z’n allen voor je uit zitten staren? Nee! Dan vormen er subgroepjes en ga je met mensen in gesprek. En dat kan digitaal ook. We organiseerden dat door deelnemers in kleine clubjes toe te laten in Zoom. Na een welkom en check of alles technisch werkte stuurden we zo door naar een break-out room, waar ze in kleine clubjes alvast konden kennismaken en netwerken.

 

Tip 10: Zorg voor goede facilitators en bereid ze supergoed voor

Zonder facilitators geen succesvol Online World Café, want een groep deelnemers zonder enige begeleiding in een break-out room zetten, dat is vragen om problemen. Onze acht thematafels hadden dus ook een eigen facilitator. En die waren GOUD waard. Een goede facilitator aan je digitale tafel kan een sessie echt maken. Omdat we er rekening mee hielden dat we tijdens de sessies in de break-out rooms weinig tijd zouden hebben om inhoudelijk bij te springen, hebben we de aanpak met de facilitators vooraf super goed doorgesproken. Voorafgaand kregen ze het uitgebreide sessieplan én daarnaast organiseerden we een 1-uur durende workshop ter voorbereiding. Daarin hebben we alle stappen doorlopen en konden alle facilitators vragen stellen.

 

Tijdens de test zelf hielden we contact met de facilitators via WhatsApp. In Zoom kun je namelijk niet meer met elkaar communiceren zodra iedereen in een break-out room zit. Hoewel de toevoeging van WhatsApp goed werkte als hulplijn, is het wel weer een extra tool erbij die je in de gaten moet houden. En dat is wel even schakelen. Als facilitator heb je dus wel wat technische skills en ervaring nodig als je een groep begeleid in Zoom en Miro. Benieuwd naar onze facilitator tips? We schreven daar eerder een blog over.

 

Tip 11: Gebruik ‘rename’ om mensen een thematafel te laten kiezen

Wij wilden mensen zelf voor een thematafel laten kiezen en ze niet vooraf indelen. Eén van de dingen waar we echt ons hoofd over hebben gebroken, is hoe je 40 mensen digitaal laat kiezen aan welke thematafel ze willen meepraten. In een face-to-face sessie zeg je gewoon: ‘Kies een tafel waaraan je wilt meepraten en ga op een stoel zitten. Vol is vol!’ Maar online is dat andere koek. We hebben er uiteindelijk voor gekozen om de vier thema’s ieder een eigen kleur te geven. Deelnemers vroegen we vervolgens om in Zoom in hoofdletters de door hen gekozen kleur voor hun naam te zetten. Dit kan via de optie ‘rename’. Dan staat er bijvoorbeeld: ORANJE Esther. Onze technische host kon vervolgens de deelnemers verdelen over acht breakout-rooms, die weer correspondeerden met acht thematafels. Op een paar kleine hick-ups na verliep dit heel goed. Maar eerlijk is eerlijk, het heeft wel wat meer voeten in de aarde dan wanneer je gewoon in één grote zaal bij elkaar zit.

 

Tip 12: Bouw creatieve werkvormen in

Meer energie = meer ideeën. Oké, misschien is het niet zo simpel, maar met weinig energie in de groep hoef je in ieder geval niet te rekenen op veel resultaat. Bij STORMPUNT gebruiken we allerlei creatieve werkvormen om het energieniveau van deelnemers hoog te houden, dus ook in een World Café. Zo deden we een kennismakingsoefening met verschillende stellingen in een variant van petje-op-petje-af. We vroegen iedereen een post-it over zijn camera te plakken en die eraf te halen als het antwoord op de stelling ‘ja’ was. Met wat leuke vragen zoals ‘Wie stond er vanochtend voor 6 uur op?’ en ‘Wie heeft er zelf wel eens een online sessie begeleid’ krijg je – letterlijk! – een beeld van de overeenkomsten tussen mensen binnen je groep. Een fijne ice-breaker. Daarnaast voegden we wat andere creatieve oefeningen toe om mensen out-of-the-box ideeën te laten bedenken (zoals: hoe zou een bekende organisatie of beroemd persoon dit probleem oplossen?). Dat zorgt voor nieuwe dynamiek en energie in je sessie, ook online! Benieuwd naar de resultaten van onze 2-uur durende tests? Deze bundelden we in een overzicht met 16 creatieve ideeën.

 

Overzicht van Zoom scherm met deelnemers aan oefening

 

TIP 13: Neem de tijd

Twee uur was te kort om alle stappen in het Online World Café echt goed te kunnen doorlopen. Dat wisten we vooraf en dat kregen we ook terug als feedback na de test. Voor onze ‘echte’ World Cafés nemen we dan ook zeker langer de tijd. Onze ervaring is dat online sessies van drie of vier uur prima kunnen, zolang je maar voldoende variatie in werkvormen toepast. Kies er bijvoorbeeld ook voor om off- en online werkvormen te combineren en zorg dat je voldoende breaks inlast. Meer hierover lees je hier.

 

Tip 14: Organiseer een virtuele netwerkborrel

Na afloop van een face-to-face sessie blijven mensen vaak nog even hangen, om na te praten of om met elkaar te netwerken. Ook dat kan prima online en is echt ontzettend makkelijk te regelen. Na afloop van de eerste test maakten we iedereen co-host en maakten we break-out borrelkamers met grappige titels als ‘Ouderwets Ouwehoeren’ en ‘Creative Tinder: vind je creatieve match’. In Zoom konden de deelnemers zelf heen en weer hoppen tussen deze break-out rooms en zo dus meerdere mensen spreken. Tijdens onze tweede test had Zoom een tijdelijke storing en werkte dit even niet, dus losten we dat op door deelnemers via de main room te laten switchen. Dat zorgde bij ons als begeleiders even voor wat stress, maar het werkte uiteindelijk prima.

 

Esther voor het scherm tijdens brainstorm met grote groep

 

Tip 15: Accepteer dat het soms anders loopt dan verwacht

Deze tip klinkt als een open deur, maar is wel heel belangrijk. Het gaat namelijk altijd wel ergens ‘mis’. Je kracht zit ‘m in hoe je daarmee omgaat. Werkt het stemmen niet zoals je wilt? Geef dan naderhand in een email door wat de uitkomst was. Zelf vergat ik in de tweede test zomaar een oefening te doen. Geen van de deelnemers had het door. Natuurlijk vroegen alle facilitators me achteraf wel of er een reden was dat ik de geplande oefening had overgeslagen – nope, gewoon hartstikke vergeten! Zolang je zelf relaxt bent en niet in de stress schiet, kan de sessie gewoon zonder problemen doorgaan.

 

Conclusie

Onze conclusie: een World Café kan ook hartstikke goed online. En dat biedt prachtkansen voor de komende periode, waarin het organiseren van events met grote groepen op anderhalve meter nog niet zo makkelijk is. Denk ook eens aan alle mogelijkheden om deelnemers vanuit het hele land, of de hele wereld, mee te laten doen in een World Café! Het kan gewoon, als je alle bovenstaande 15 online brainstorm tips ter harte neemt. Wil je aan de slag gaan met een grote groep, op een interactieve manier, en zoek je daar hulp bij? We denken graag met je mee. Neem gerust contact met ons op!

 

 

 

Meer lezen?

 

Check dan onze eerdere blogs hieronder, waarin we onze ervaringen delen met het begeleiden van online creatieve workshops. En wil je leren hoe je dat doet, een online sessie begeleiden in Miro? Check dan onze online trainingen, waarin we je alle (facilitator)tips en tricks leren zodat je daarna zelf aan de slag kunt!

 

 

15 online brainstorm tips voor grote groepen

12 onmisbare tips voor een succesvolle online brainstorm

Online brainstormen: dit zijn de do's en don'ts

15 handige tips voor nieuwbakken online facilitators