12 onmisbare tips voor een succesvolle online brainstorm

30 april 2020, Esther van der Storm

 

Halverwege maart kondigt Rutte aan dat er geen bijeenkomsten met meer dan 100 mensen toegestaan zijn. Ik zie de STORMPUNT-agenda leeglopen waar ik bij sta en besluit op zoek te gaan naar alternatieven. Binnen een week testen mijn collega’s en ik de tools Mural en Miro en organiseren een aantal online brainstorms. Onze ervaringen en tips deel ik in eerdere blogs, te vinden via onze blogpagina

 

Inmiddels zijn we zes weken – en in ons geval meer dan 30 online sessies en trainingen – verder. Tijd voor een update! In deze blog 12 nieuwe tips om te zorgen dat jouw online creatieve sessie een daverend succes wordt.

 

Miro

Voor onze online sessies gebruiken wij de creative workspace Miro. (De redenen om te kiezen voor Miro boven Mural lees je in dit blog) Miro is een groot online whiteboard, waarop je met teams makkelijk kunt samenwerken. Van ideeën bedenken, concepten uitwerken tot digitale sprints: de mogelijkheden zijn eindeloos. Maar juist omdat je met zo’n tool heel veel kanten op kunt, is het belangrijk om een paar dingen in acht te nemen. Dit zijn onze ultieme tips voor een succesvolle online brainstorm:

 

1.    Laat mensen vooraf oefenen met de tool

Deze tip staat met stip op nummer 1. Vanaf het moment dat we deelnemers vooraf lieten oefenen, verliepen de sessies en trainingen een stuk soepeler. Wij ontwikkelden een speciaal warming up-bord, waarin mensen stap voor stap kennis kunnen maken met de belangrijkste Miro-functies. Het merendeel van de deelnemers kan daarna prima een digitale post-it plakken. Sterker nog, ik heb flink wat zelfbenoemde digibeten in mijn sessies gehad, en iedereen kon tot nu toe goed meekomen.

Benieuwd hoe zo’n warming up-bord eruit ziet en wil je er zelf even mee spelen? Stuur ons een bericht, dan krijg je de link naar onze warming up!

 

2.    Houd het simpel

Tools als Miro hebben 101 functies. Dat is heel leuk voor facilitators, maar nogal overweldigend voor deelnemers. Houd het dus simpel – ook voor jezelf is dit in het begin erg fijn. Ik werk in Miro ook samen met een projectteam. We gebruiken de tool daar al sinds de start van de crisis en daar zie je dat we steeds meer functies toepassen. Zo zie je ook bij deelnemers een snel stijgende leercurve ontstaan.

 

3.    Wissel offline en online werkvormen met elkaar af

Na weken volop experimenteren met online werkvormen, ga ik nu steeds meer offline werkvormen toepassen in een online sessie. Dat kan gewoon. Die afwisseling zorgt voor meer energie, want van alleen maar naar een scherm staren wordt iedereen toch sneller een tikje gaar. Een voorbeeld van een offline werkvorm die ook online prima werkt is: vraag deelnemers om een bakje LEGO te verzamelen en laat iedereen iets bouwen. Deel het bouwwerk voor de camera, of laat de deelnemers er een foto van maken en in Miro zetten. Ook even iets tekenen, of een antwoord op een post-it schrijven en die in de camera aan de rest laten zien is een fijne variant op het alleen maar digitaal bezig zijn. Afwisseling werkt nu eenmaal altijd goed.

LEGO online

 

4.    Zorg voor een logische opbouw

Ik zie de meest prachtig opgebouwde Miro-omgevingen voorbij komen op mijn timeline. Schitterende lay-outs, maar qua opbouw vaak totaal niet logisch voor deelnemers. Na flink wat experimenteren merkte ik dat een chronologische opbouw – van links naar rechts, en genummerd – het beste werkt in een sessie. Mensen kunnen dan goed navigeren op het bord en als facilitator maak je het jezelf ook makkelijker, omdat je dingen kunt zeggen als: “We gaan nu naar stap 3.”

 

5.    Maak een ‘geheime hoek’ met werkvormen

Eén van de dingen waar ik erg aan moest wennen is dat je hele sessie-opbouw direct zichtbaar is voor deelnemers als je online werkt. In face-to-face sessies kun je veel flexibeler zijn en spontaan een stap uit het proces weglaten of juist een werkvorm toevoegen als de situatie daarom vraag. Maar… ook daar heb ik in online sessies een oplossing voor gevonden. Tegenwoordig bouw ik een sessie in Miro zo op, dat alleen de stappen die ik zéker ga gebruiken in de opzet staan. Alle andere werkvormen zet ik in een ver uithoekje op het Miro-bord, weggestopt voor de deelnemers. Tot nu toe heeft nog geen enkele deelnemer mijn ‘secret corner’ ontdekt…. Is er tijdens een sessie ruimte voor een nieuwe of aangepaste werkvorm, dan trek ik die gewoon ‘uit de hoek’ en voeg ‘m ter plekke toe. Succes én verrassing gegarandeerd (huh, waar haal je die vandaan!), en het geeft jou als facilitator extra flexibiliteit.

Miro

 

6.    Gebruik pauzes om je bord te ordenen

“Wanneer ga jij eigenlijk naar de wc?” vroeg een deelnemer aan een online training laatst aan me. Niet tijdens een break in ieder geval! Dan ben ik als facilitator meestal druk met het ordenen van het Miro-bord, of het klaarzetten van de volgende instructies. Wat dat betreft is het net als een face-to-face sessie: in je pauzes ben je aan het opruimen en voorbereiden. Heb je even wat meer tijd nodig? Las dan gerust een extra pauze in. Eens per uur moeten mensen sowieso even achter het scherm weg, maar een extra beweegmoment tussendoor is altijd goed.

 

7.    Laat mensen even digitaal aanrommelen

Echt veel technische hick-ups heb ik nog niet gehad, maar ik moest er behoorlijk aan wennen dat je niet altijd ieders volledige aandacht hebt. Soms hapert iemands internetverbinding of is een deelnemer tóch nog even aan het uitvogelen hoe je die post-it een leuk roze kleurtje geeft. Hoort er allemaal bij! Ik merk dat het beter werkt om mensen soms maar even te laten rommelen. Part of the online deal. De belangrijkste instructies kun je later altijd even herhalen.

 

8.    Zet microfoons lekker open

Die mute-knop is echt een uitkomst soms, maar ik gebruik hem liever niet. Ik vind het maar een ongezellige boel als iedereen altijd op stil staat. Bovendien zorgt het voor een extra drempel als iemand iets wil zeggen; dan moet hij namelijk eerst bewust een handeling verrichten en zichzelf un-muten. Dit gaat ten koste van de spontaniteit, want even een instemmend “hm”, wat gegrinnik of een opmerking tussendoor is er dan niet meer bij. Lekker de microfoons open zetten dus. Dat zorgt voor veel meer energie in de groep. Wel handig om af te spreken dat mensen zelf op mute gaan als er veel achtergrondlawaai bij ze is.

 

9.    Maak connectie, praat in de camera

Dit zie ik nog te vaak gebeuren: mensen die niet goed in de camera praten. Ik werk zelf met twee schermen, en ik let erop dat ik mensen bewust aankijk als ik iets uitleg of vertel. Test eens wat voor jou het beste werkt: speaker modus, tegen jezelf praten, of juist tegen het rondje van de camera. Je kunt ook een stickertje bij je camera plakken met een dikke pijl en de tekst KIJK HIERHEEN (tip van Mireille Beumer). Wat het ook is, zorg ervoor dat je goed in de camera kijkt. Je maakt dan verbinding met de deelnemers en dat is online echt heel belangrijk.

 

10. Werk met kleinere groepen (of met subgroepen in breakout-rooms)

Waar ik in face-to-face-sessies een groep van twaalf personen normaal vind, geef ik online de voorkeur aan kleinere groepen. Acht personen vind ik persoonlijk een lekker aantal. Genoeg verschillende perspectieven, maar ook voldoende ruimte om iedereen aan bod te laten komen. Met meer mensen wordt de interactie meteen minder. Behalve wanneer je veel in breakout-rooms werkt.

 

11. Gebruik muziek in je sessies

Tijdens face-to-face-sessies gebruik ik altijd muziek. Vooral om het einde van een pauze te markeren: gaat de muziek uit, dan gaan we weer verder met het programma. Dat kan ook prima online! Erg fijn is dat deelnemers meteen horen dat het tijd is om weer achter hun computer te kruipen. Bovendien zorgt muziek gewoon voor een fijne setting. In Zoom kun je makkelijk je geluid delen. Een handige functie, want dan heb je niet dat er een blikkerige versie van je muziek bij de deelnemers uit hun speakers komt.

muziek sonos

 

12. Vertrouw op je skills

Tot slot: vertrouw erop dat je online prima een groep kunt begeleiden, als je dat offline ook al deed. Je bent niet ineens al je vaardigheden kwijt. Ja, het is even anders en wennen, maar je zult zien dat als je een paar sessies hebt begeleid, het steeds soepeler gaat. Vlieguren maken dus! Bereid je goed voor, zorg dat je al je spullen klaar hebt staan en ga aan de slag. Het is écht tof wat je online met een groep kunt bereiken!

 

Wil je leren hoe je zelf creatieve sessies kunt begeleiden met behulp van Miro? Check dan onze online trainingen, waarin we je alle (facilitator)tips en tricks leren om zelf online creatieve sessie te organiseren.