‘Dat is ingewikkeld.’ ‘Nee, het is complex!’

Waarom het verschil belangrijk is voor succesvolle innovatie

2019, Esther van der Storm

 

Stel, volgende week vinden er twee belangrijke bijeenkomsten plaats op je werk. Je agenda zit vol en je ontvangt voor beide bijeenkomsten een uitnodiging. De ene uitnodiging is een standaard Outlook-vergaderverzoek – onderwerp, datum, locatie en tijdstip. De andere is een papieren uitnodiging: de boodschap zit in een mooie envelop en de persoon die de bijeenkomst organiseert, komt de uitnodiging persoonlijk aan je overhandigen. Naar welke bijeenkomst ga jij?

 

Precies, waarschijnlijk naar de tweede. Dat komt doordat de manier waarop je die uitnodiging ontvangt totaal anders is dan je gewend bent. Daardoor is de kans groter dat je ook anders reageert dan je normaal gesproken doet: door er wél tijd voor vrij te maken in je agenda, in plaats van het voorbij te laten gaan.

 

Verandering van spijs…

Bovenstaand voorbeeld komt uit mijn eigen dagelijkse praktijk. Voor een verandertraject dat ik begeleid wilde ik pas geleden een startbijeenkomst organiseren waarvoor ik op korte termijn 25 medewerkers wilde uitnodigen. Kijkende naar de organisatiepatronen, wist ik dat uitnodigingen altijd via Outlook worden verstuurd en dat de opkomst laag kan zijn. Daarom besloot ik aan het patroon te sleutelen. Bij het overhandigen van de papieren uitnodigingen voelde het bijna alsof ik mensen uitnodigde voor een feestje! Dat dit ook door de genodigden zo werd ervaren bleek aan de opkomst: ruim 20 collega’s waren er die sessie bij. Het doorbreken van het standaardpatroon bleek dus al te zorgen voor een beter resultaat.

 

Context

Bijna alle organisaties hebben patronen ontwikkeld die al jaren op dezelfde manier werken. Daar zijn we met z’n allen zo aan gewend geraakt, dat we bij iedere nieuwe situatie uitgaan van onze oude gewoontes en vergeten te kijken waar die specifieke situatie eigenlijk om vraagt. We verliezen de context uit het oog. Een mooie tool om duidelijk te maken welke verschillen er bestaan in de context waarbinnen je opereert, is het Cynefin Framework. (Als je net als ik denkt: hoe spreek je dat in vredesnaam uit? bij deze: ke-nev-in. Kun je morgen weer de blits mee maken bij het koffieapparaat ;-)). Een paar maanden geleden maakte ik in een training van Bring on the Zoo (BOTZ) met trainer Chris Corrigan, kennis met dit model.

 

Volgens dit model zijn er vijf verschillende methodes te definiëren waarop organisaties hun problemen aanpakken:

1.    OBVIOUS: Je bril is vies, je zoekt een doekje of een kraan en maakt je bril schoon. Opgelost! Bij deze methode zijn oorzaak en gevolg in een simpele context voor iedereen duidelijk en voorspelbaar. Best practices werken hier goed, want het gaat om simpele problemen.

2.    COMPLICATED: Midden op de snelweg valt je auto ineens stil. Je hebt zelf geen verstand van auto’s, maar je kunt de Wegenwacht bellen om het probleem voor je op te lossen. Na onderzoek kan deze expert aantonen wat de oorzaak van de autopech is geweest. Deze context is iets ingewikkelder en er is een oorzaak-gevolgrelatie. Analyseren is hier een must, want het vergt flink wat werk om te achterhalen wat het probleem is. In dit veld hebben experts een cruciale rol; zij kunnen bepalen wat de beste oplossing is in een bepaalde situatie.

3.    COMPLEX: Hierin past het voorbeeld met de papieren uitnodiging. Je probeert iets uit, je ziet wat het resultaat ervan is en je reageert vervolgens. In een complexe context kan pas achteraf een verklaring worden gegeven voor oorzaak en gevolg. Daarom heeft een uitgebreide analyse vooraf weinig zin; experimenteren en testen is hier key.

4.    CHAOTIC: Denk eens aan een aanslag of een natuurramp. In die situaties is actie nodig om de situatie onder controle te krijgen. Chaos wordt immers gekenmerkt door crisis. In crisissituaties is er pas achteraf ruimte voor evaluatie en reflectie.

5.    DISORDERED: Deze laatste context is de meest onduidelijke. Het beste wat je dan kunt doen is de situatie opbreken en kijken welke onderdelen binnen één van de vier andere categorieën passen.

 

Welke methode hanteert jouw organisatie? Laat me raden: de tweede. Medewerkers analyseren zich suf, ontwikkelen een projectaanpak van A tot Z, praten er maandenlang over, implementeren het op een vastgestelde datum en dan… blijkt het tóch niet helemaal te werken. Hoe kan dat nou?

 

Dat komt doordat de context van de organisatie niet ingewikkeld (complicated) is, maar juist complex. De organisatie acteert in een systeem waarvan het gedrag zich niet vooraf laat voorspellen. De aanpak van uitgebreid oplossingen formuleren, die werkt dus niet. Daarom is het binnen deze context het beste om te experimenteren en te testen.

 

Hoe? Ik geef je een paar tips:

 

1.   Breng alle patronen in kaart

In een organisatie, of rondom een vraagstuk, bestaan allerlei patronen die er gewoon zijn. Die kunnen je helpen, maar ze kunnen ook in de weg zitten. Ga eens zitten en maak een lijst met patronen die je ziet of kent. Dat kun je natuurlijk ook in een groepje doen. Wees zo uitgebreid mogelijk en vergeet ook jouw eigen patronen niet.

 

2.   Maak fouten

Stel jezelf de vraag: welke patronen zijn te tweaken? Wat kun je veranderen en uitproberen? Bedenk een aantal mogelijke aanpakken en test deze uit. Werkt het? Dan ga je het vaker doen. Werkt het niet? Dan stop je ermee en probeer je iets anders. Houd het praktisch, zodat je snel kunt zien wat het effect is. Wees niet bang om te falen! Juist door fouten te maken leer je wat (niet) werkt. Deel aan je collega’s mee dat je aan het experimenteren bent, dan is fouten maken opeens veel meer geoorloofd.

 

3.   Kies een passende methode

Als je weet aan welke patronen je gaat sleutelen, kun je ook bepalen welke methodiek daar het beste bij past. Is dat Creative Problem Solving, of Scrum? Of misschien Design Thinking of LEGO SERIOUS PLAY? Of past Deep Democracy of Theory U beter? De keuze is reuze en pas als je weet wat je wilt uitproberen is het mogelijk er een methodiek aan te koppelen.

Experimenteren, testen en weer doorgaan is dé aanpak om snel tot succesvolle veranderingen te komen. Loop je ook wel eens vast binnen je organisatie? En heb je het gevoel dat je niet met de juiste dingen bezig bent? Vanuit STORMPUNT begeleiden we innovatietrajecten en geven trainingen over hoe je het anders kunt doen. Benieuwd? Neem contact met ons op voor een kop koffie!